综合档案各种制度

综合档案各种制度一、总则（一）目的为加强公司综合档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司综合档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立综合档案室，负责公司综合档案的管理工作。综合档案室隶属于[公司具体管理部门]。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司各项工作提供档案资料支持和服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门及相关单位的档案业务联系与交流。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议记录、工作计划与总结、重要文件的收发与处理等。2.人事管理类档案：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、工资福利、社会保险、劳动合同、离职等相关文件。3.财务管理类档案：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务经营类档案：市场调研、市场营销、客户信息、合同协议、项目策划与实施、招投标文件等。5.技术研发类档案：科研项目立项、研究报告、技术方案、实验数据、专利申请与成果等。6.基本建设类档案：工程项目立项、规划设计、施工图纸、工程合同、竣工验收等相关文件。7.设备仪器类档案：设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护、维修、报废等相关文件。8.声像电子类档案：照片、录音、录像、光盘、磁盘等存储的与公司相关的资料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，并定期移交至综合档案室。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案的原始性和真实性。对于重要文件和资料，应实行双套制备份，一份纸质档案，一份电子档案。3.收集的档案应保持文件材料的完整性，不得随意拆卷、抽取或损坏文件。对于破损、褪色的文件应进行修复或复制。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准应统一、规范，便于检索和管理。（四）档案整理方法1.行政管理类档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.人事管理类档案：按照员工类别年度保管期限进行分类整理。3.财务管理类档案：按照会计年度保管期限类别进行分类整理。4.业务经营类档案：按照项目类别年度保管期限进行分类整理。5.技术研发类档案：按照科研项目类别年度保管期限进行分类整理。6.基本建设类档案：按照工程项目类别年度保管期限进行分类整理。7.设备仪器类档案：按照设备仪器类别年度保管期限进行分类整理。8.声像电子类档案：按照载体形式年度内容主题进行分类整理。（五）档案编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号由全宗号、年度号、类别号、保管期限号、件号或卷号等组成。3.全宗号：公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗。4.年度号：采用公元纪年，如“20XX”。5.类别号：根据档案分类标准，用大写字母或数字表示不同的档案类别。6.保管期限号：用“永久”“长期”“短期”等表示档案的保管期限。7.件号或卷号：按照档案排列顺序依次编号。（六）档案编目1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.档案目录应准确反映档案的内容和特征，包括题名、责任者、日期、文号、页数等信息。3.档案目录应一式两份，一份纸质目录装订成册，一份电子目录存储在计算机系统中，便于查询和使用。四、档案的保管与保护（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，如消防器材、除湿机、防虫药品、防盗门窗、遮光窗帘、空气过滤器等。3.库房内应设置档案架、档案柜等存储设备，档案架、档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于管理和查找。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量与档案目录一致。（三）档案保护措施1.防火：档案库房应配备符合国家标准的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。2.防潮：库房应安装除湿设备，控制库房湿度在规定范围内。对于受潮的档案，应及时进行干燥处理，防止霉变。3.防虫：定期在库房内投放防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止档案被虫蛀。对已被虫蛀的档案，应采取相应的修复措施。4.防盗：库房应安装防盗门窗和监控设备，确保档案的安全。加强库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房。5.防光：库房窗户应安装遮光窗帘，避免阳光直射档案。对易褪色的档案，应采取避光保存措施。6.防尘：库房应保持清洁，定期进行清扫，防止灰尘对档案的污染。（四）档案数字化管理1.建立档案数字化管理系统，对公司重要档案进行数字化扫描和存储。2.数字化档案应按照电子档案管理要求进行整理和存储，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.制定电子档案的备份策略，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被篡改、删除或泄露。五、档案的利用与借阅（一）档案利用原则1.服务公司各项工作原则：档案利用工作应紧密围绕公司的中心工作，为公司的决策、管理、业务开展等提供有力的档案支持。2.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，保护公司机密信息，防止档案信息泄露。（二）档案利用方式1.查阅：公司员工因工作需要可到综合档案室查阅档案。查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：对于确需借出档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定借阅天数]，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并在复印件上加盖“档案复制专用章”。（三）档案利用审批程序1.查阅档案：由利用者填写《档案查阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，即可到综合档案室查阅。2.借阅档案：利用者填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据档案的密级、保管期限等情况进行审批，批准后方可办理借阅手续。3.复制档案：利用者填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并在复印件上加盖“档案复制专用章”。（四）档案利用登记与归还制度1.档案利用过程中，应建立详细的登记制度。档案管理人员应对查阅、借阅、复制档案的情况进行登记，包括利用者姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称、数量、归还时间等信息。2.借阅档案的人员应按时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。档案管理人员应认真核对归还档案的数量和质量，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确保档案的时效性和有效性。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值、保管期限等，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：档案鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门负责人和专业人员参加，进行集体鉴定。（二）档案鉴定标准1.保管期限：根据档案的重要程度、形成规律和特点，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年）。2.价值鉴定：从档案的内容、历史、现实等方面综合评估档案的价值，对于失去保存价值的档案应予以销毁。（三）档案鉴定组织与程序1.档案管理部门成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案专业人员组成。2.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案的内容、价值和保管期限。3.鉴定小组根据鉴定标准，提出档案的存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。4.《档案鉴定意见书》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（四）档案销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销