档案归档制度版面

档案归档制度版面一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。归档的档案必须是公司/组织在各项工作活动中形成的原始材料，如实反映工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。归档的档案应齐全完整，包括文件、资料、图表、数据等各种形式的材料，确保能够全面反映公司/组织的工作历程和业务活动。4.准确性原则。档案内容应准确无误，文字表述清晰，数据准确可靠，符合实际情况。5.系统性原则。按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系，便于管理和利用。6.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司/组织档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理规章制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案进行科学分类、编号、排列，编制档案检索工具，建立档案目录数据库，方便档案的查阅和利用。4.按照规定的期限，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。8.积极提供档案利用服务，为公司/组织的各项工作提供支持和保障，同时做好档案利用登记和反馈工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确、系统。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.宣传档案工作的重要性，提高本部门员工的档案意识，督促本部门员工及时将工作中形成的文件材料整理归档。三、档案归档范围及分类（一）归档范围1.行政管理类档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等；人事任免、考核、奖惩、培训等文件；行政管理工作中形成的各类公文、函件、通知、简报等。2.业务管理类档案：包括市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、人力资源管理、物资采购管理、技术研发管理等各项业务工作中形成的文件、合同、协议、报表、记录等。3.项目管理类档案：包括公司/组织承担的各类项目的立项、可行性研究报告、设计方案、招投标文件、项目合同、项目进度报告、项目验收报告等。4.财务审计类档案：包括会计凭证、账簿报表、财务审计报告、税务申报资料等。5.声像电子类档案：包括公司/组织活动的照片、录像、录音、光盘、磁盘等电子文件。6.实物类档案：包括公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）档案分类1.按照档案的形成来源，分为公司/组织本级档案和下属部门档案。2.按照档案的内容性质，分为行政管理类、业务管理类、项目管理类、财务审计类、声像电子类、实物类等六大类。3.在每大类下，根据档案的具体内容和特点，进一步细分小类，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、行政管理等小类；业务管理类可按照不同业务领域进行细分。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集起来。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种形式，确保档案信息的全面性。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的文件材料，应指定专人进行跟踪收集，确保文件材料的准确性和完整性。（二）文件材料的整理1.收集到的文件材料应按照档案分类方案进行分类整理，确保同一类别的文件材料集中在一起。2.对纸质文件材料进行整理时，应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，按照文件的形成时间顺序进行排列，在右上角加盖页码章，并编写页码。3.对电子文件材料进行整理时，应按照文件的类别、名称、日期等进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并对文件进行命名，确保文件名能够反映文件的主要内容和形成时间。4.对声像资料进行整理时，应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类存储。（三）文件材料的装订1.纸质文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于幅面过大的文件，应进行折叠，使其幅面大小与A4纸一致，并在装订边留出适当的空白。3.对于文件页数较多的，可采用三孔一线或胶装等方式进行装订。（四）文件材料的编目1.编目应按照档案管理的要求，准确、完整地填写档案的题名、责任者、日期、文号、页数、保管期限等项目。2.档案题名应简洁明了，能够准确反映文件的主要内容；责任者应填写文件的形成部门或个人；日期应填写文件的形成时间；文号应填写文件的发文字号；页数应填写文件的实际页数；保管期限应按照档案保管期限表的规定进行确定。3.编目完成后，应编制档案目录，档案目录应包括序号、档号、题名、责任者、日期、文号、页数、保管期限等项目，并按照档案分类顺序进行排列。（五）档案的移交1.各部门兼职档案员应定期将整理好的档案移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，清单应包括档案的名称、数量、起止日期、保管期限等项目，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的数量、质量等符合要求。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。3.档案移交清单一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存，作为档案移交的凭证。五、档案保管期限及鉴定销毁（一）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织设立、变更、注销等重要文件；公司章程、规章制度、会议纪要等具有长远查考利用价值的文件；涉及公司/组织重大权益、重大历史事件等的文件。3.长期保管的档案主要包括公司/组织各部门的工作计划、总结报告、业务合同、项目文件等在一定时期内具有查考利用价值的文件，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括一般性的文件材料，如日常工作中的通知、简报、报表等，保管期限一般为1年至10年。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，对档案进行全面审查和分析。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，综合考虑档案的保管期限和利用需求，确定档案的存毁。（三）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案的名称、数量、起止日期、保管期限等项目，并由鉴定小组负责人签字确认。2.档案销毁清单一式两份，一份由档案管理部门留存，一份作为档案销毁的依据。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。4.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期，并由监销人签字确认。六、档案查阅利用（一）查阅利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅利用本公司/组织的档案。2.外单位因工作需要查阅利用本公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）查阅利用手续1.公司/组织内部员工查阅利用档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅利用档案，应提前向本公司/组织提出书面申请，说明查阅利用档案的目的、范围、内容等信息，并提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料。经本公司/组织主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门应对查阅利用申请进行审核，符合要求的，予以办理查阅手续，并提供必要的档案查阅场所和设备。（三）查阅利用要求1.查阅利用档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，在指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印、拍照、摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印、拍照、摘录的档案内容应与原件一致，不得断章取义。3.查阅利用档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要档案，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（四）查阅利用登记1.档案管理部门应建立档案查阅利用登记制度，对每一次查阅利用档案的情况进行详细登记。登记内容应包括查阅利用日期、查阅利用人姓名、所在部门、查阅利用档案的名称、内容、用途、查阅利用期限等信息。2.查阅利用登记应及时、准确、完整，查阅利用结束后，查阅利用人应在档案查阅利用登记表上签字确认。3.档案管理部门应定期对档案查阅利用登记情况进行统计分析，掌握档案的利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.推进档案信息资源共享，实现公司/组织内部各部门之间档案信息的互联互通，为公司/组织的各项工作提供有力支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储、利用等过程中的安全可靠，防止档案信息泄露。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工：对公司/组织现有的纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，建立档案数字化数据库。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、鉴定销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现公司/组织内部各部门之间档案信息的在线查询、借阅申请、审批等功能，促进档案信息资源的共享利用。4.档案信息安全保障体系建设：建立健全档案信息安全保障体系，包括网络安全防护、数据备份与恢复、用户认证与授权、安全审计等措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。定期对系统进行升级、优化，及时处理系统故障和问题。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系