档案室库房制度

档案室库房制度一、总则1.目的为加强本公司档案室库房管理，确保档案的安全与完整，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有档案室库房的管理工作，包括各类纸质档案、电子档案等的存储与保管。3.基本原则档案室库房管理应遵循安全、保密、有序、高效的原则，严格按照相关法律法规和行业标准执行。二、库房管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案室库房管理制度，并组织实施。对档案的收集、整理、归档、保管等工作进行指导和监督。定期对库房档案进行清查、盘点，确保档案的准确与完整。负责库房设施设备的日常维护和管理，保障库房环境符合要求。2.库房管理人员职责严格遵守档案室库房管理制度，负责库房的日常管理工作。做好档案的出入库登记、整理上架、保管维护等工作，确保档案存放有序、查找方便。定期检查库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，发现问题及时报告并处理。对进入库房的人员进行登记和监督，严禁无关人员进入库房。3.其他部门职责各部门应负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的质量和完整性。在档案形成过程中，应按照档案管理要求进行规范操作，便于档案的后续管理。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、库房环境要求1.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%。应配备温湿度监测设备，定期进行监测记录，当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。2.清洁卫生库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等。严禁在库房内吸烟、饮食、堆放无关物品。3.安全防护库房应安装防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施设备，如消防器材、监控设备、防虫药品、防潮材料、防鼠器具等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。库房门窗应坚固完好，具备良好的密封性，窗户应安装防护网。库房应设置明显的安全警示标志，并配备必要的应急救援设备，如灭火器、应急照明等。4.通风换气库房应具备良好的通风换气条件，保证空气流通，防止有害气体积聚。通风设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。四、档案入库管理1.档案整理各部门在档案移交前，应按照档案分类标准对档案进行整理，确保档案资料齐全、完整，编号清晰、准确。2.档案审核档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的整理质量、内容完整性、准确性等，对不符合要求的档案，应退回原部门进行整改。3.档案编号审核通过的档案应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。编号方式应在公司内部统一规定，并在档案管理系统中进行记录。4.档案上架按照档案编号顺序，将档案上架存放，同一类别的档案应集中存放于同一排或同一区域，并在档案架上标明档案类别、编号范围等信息，便于快速查找。五、档案保管要求1.纸质档案保管纸质档案应采用标准档案盒或文件夹进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。档案盒或文件夹应标明档案类别、编号、年度、保管期限等信息。定期对纸质档案进行检查，发现有破损、褪色、霉变等情况时，应及时采取修复或复制等措施进行处理。2.电子档案保管电子档案应按照规定的格式和存储方式进行存储，存储介质应定期进行备份，备份应异地存放，确保数据的安全性。建立电子档案目录数据库，对电子档案的文件名、存储位置、保管期限等信息进行详细记录，便于查询和管理。定期对电子档案进行检查，确保电子档案的可读性和完整性，对出现问题的电子档案应及时进行修复或转换。3.特殊载体档案保管对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照相应的保管要求进行整理和存储。照片应冲印或扫描成电子文件后进行分类归档，录音、录像资料应转录成电子文件并标注相关信息。特殊载体档案应存放在专门的存储设备或环境中，避免受到损坏或丢失。同时，应定期对其进行检查和维护，确保其质量和可读性。六、档案查阅利用管理1.查阅申请因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.查阅审批档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的密级和保管期限等情况，确定是否批准查阅。对于涉及机密、绝密等重要档案的查阅，应报公司主管领导审批。3.查阅登记经批准查阅档案的人员，应在库房管理人员的陪同下进行查阅，并在《档案查阅登记簿》上进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅档案名称及数量等信息。4.查阅限制查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行操作。5.归还档案查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还库房管理人员，库房管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在《档案查阅登记簿》上注明归还时间。七、档案借阅管理1.借阅申请因工作需要借阅档案时间较长或带出库房的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的类别、编号范围、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.借阅审批对于涉及重要档案的借阅，应报公司主管领导审批。审批通过后，档案管理部门应向借阅人员发放《档案借阅证》，并明确借阅期限和相关要求。3.借阅登记借阅人员应凭《档案借阅证》到库房办理档案借阅手续，库房管理人员应按照申请表内容进行登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅档案名称及数量、借阅期限等信息，并将档案交借阅人员签收。4.借阅要求借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。在借阅期限内，借阅人员应按时归还档案，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员归还档案时，库房管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。5.特殊情况处理如借阅人员在借阅期限内发生工作调动、离职等情况，应及时将所借阅的档案归还库房，并办理相关交接手续。如档案丢失或损坏，应按照相关规定进行赔偿。八、档案销毁管理1.销毁鉴定档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估，确定是否需要销毁。鉴定小组应由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。2.销毁审批经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的类别、编号范围、数量、销毁原因等信息，并经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司主管领导签字批准。3.销毁实施销毁档案应在指定地点进行，由档案管理部门和保密部门共同监督实施。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、销毁档案名称及数量、监销人员等信息。4.销毁记录销毁工作完成后，应将《档案销毁申请表》、销毁记录等相关资料整理归档，永久保存，以备查考。九、档案统计与移交1.档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，填写《档案统计报表》，为公司档案管理决策提供依据。2.档案移交公司内部机构调整、人员调动等情况下，涉及档案移交的，应按照规定办理档案移交手续。移交部门应编制《档案移交清单》，详细列出移交档案的类别、编号、数量等信息，并与接收部门进行核对签字确认。档案管理部门应做好档案移交的监督和指导工作。十、库房设施设备管理1.设施设备配备库房应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度监测设备、消防器材、监控设备、防虫药品、防潮材料、防鼠器具、通风设备、照明设备等，并根据实际需要进行合理配置。2.设施设备维护建立设施设备维护管理制度，定期对库房设施设备进行检查、维护和保养，确保其正常运行。设施设备出现故障时，应及时维修或更换，维修和更换记录应详细保存。3.设施设备更新随着档案管理工作的发展和库房条件的变化，应适时对库房设施设备进行更新和升级，提高档案管理的现代化水平和安全性。设施设备更新应按照公司相关规定进行审批和采购。十一、人员培训与考核1.培训计划档案管理部门应制定年度人员培训计划，定期组织库房管理人员、档案整理人员等参加档案管理业务培训，包括档案法律法规、行业标准、库房管理制度、档案整理与保管技能等方面的培训，提高人员的业务水平和综合素质。2.培训实施培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，确保培训效果。培训结束后，应组织培训考核，考核成绩应作为员工绩效评估和岗位晋升的参考依据。3.考核制度建立档案管理人员考核制度，定期对库房管