档案室几项制度

档案室几项制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案室对公司/组织各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织各项活动的实际情况，严禁虚假信息进入档案。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案查阅和利用效率，满足公司/组织各项工作对档案的需求。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计本公司/组织各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立科学合理的档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。6.开展档案利用服务工作，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，并做好利用登记。7.加强与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的联系，及时了解档案工作的新要求和动态，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案材料的真实、完整、准确。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交档案室归档。3.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助档案室做好档案的收集、整理和移交等工作。4.在开展各项业务活动中，积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的数据和资料。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律和职业道德规范。2.认真学习档案业务知识，不断提高业务水平和工作能力，熟练掌握档案管理的各项技能。3.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计、鉴定、销毁等环节，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.积极做好档案的信息化建设工作，负责档案信息的录入、存储、维护和检索等工作，提高档案管理的效率和质量。5.严格遵守档案保密制度，对档案内容严格保密，防止档案信息泄露。6.热情为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，及时准确地提供所需档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、财务报表等。业务管理类：业务合同、项目文件、市场调研资料、技术文件、产品资料、客户信息等。基本建设类：工程建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。会计档案类：会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等。声像档案类：照片、录音、录像等资料，反映公司/组织重要活动、重大事件、工程建设等方面的情况。2.国家法律法规规定应归档保存的其他文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应保持原件，如有特殊情况需要复制，应注明复制日期、复制人，并加盖部门公章。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写。4.在收集档案材料过程中，应注意对电子文件的收集，确保电子文件格式规范、内容完整，并与纸质文件相对应。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照一定的顺序排列。3.档案整理应做到规范化、标准化，符合国家和行业有关档案整理的标准和规范要求。（四）整理方法1.分类将档案分为行政管理类、业务管理类、基本建设类、会计档案类、声像档案类等大类。每大类下再根据档案的具体内容和性质进行细分小类，如行政管理类分为文件、会议记录、人事档案等小类；业务管理类分为合同、项目文件、市场调研资料等小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号方法可采用年度+类别代码+流水号的形式，如2023XM001，表示2023年业务管理类项目文件的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便档案的检索和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。装订时应去除金属物，破损的档案应进行修补或复制。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕后移交档案室归档。2.对于一些重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、日期、数量等内容，并经双方签字确认。3.将档案移交清单及档案一并送交档案室，档案室接收人员对档案进行再次审核，无误后办理签收手续。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要人事任免文件等。长期保管的档案：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年，如业务合同、项目文件等。短期保管的档案：在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下，如一般性文件、临时性报表等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司/组织档案管理制度执行，如有特殊情况需要调整保管期限，应经公司/组织领导批准。（四）保管要求1.档案室应具备符合档案保管要求的库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。3.对档案应采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等保护措施，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。4.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，做到账物相符。5.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的数据安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应经公司/组织分管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。3.外单位人员查阅本公司/组织档案的，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织办公室主任批准后，由档案室工作人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人或公司/组织分管领导审批。2.将审批后的申请表交档案室，档案室工作人员根据申请表提供的查阅内容，查找相应档案，并办理查阅登记手续。3.查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案室，档案室工作人员核对无误后，在查阅登记本上注明归还日期。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家法律法规和公司/组织档案管理制度，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。2.利用档案形成的各种资料，如复印件、摘录件等，应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。3.如需将档案用于对外宣传、交流等活动，应经公司/组织领导批准，并按照规定进行审核和处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，应予以鉴定销毁。3.对涉及公司/组织机密但已失去保密期限的档案，经鉴定小组审核后，可按照规定进行解密和销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，逐卷逐件地审查档案内容，提出鉴定意见。2.填写档案鉴定表，注明档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.将鉴定表及鉴定意见提交公司/组织领导审批，经批准后实施销毁。（四）销毁程序1.对批准销毁的档案，应编制销毁清单，清单应包括档案编号、