煤矿管理档案制度

煤矿管理档案制度一、总则（一）目的为加强煤矿管理档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，为煤矿安全生产、经营管理等各项工作提供有力支持，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿各部门、各单位在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则煤矿档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则档案内容必须真实反映煤矿各项活动的实际情况，严禁弄虚作假。3.安全保密原则加强档案安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全矿档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定和完善本煤矿档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁煤矿各类档案。3.建立健全档案检索体系，提供档案查阅、借阅服务，积极开发档案信息资源。4.指导和监督各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。5.参与煤矿重大建设项目、科研项目等文件材料的归档工作，确保项目档案的完整、准确。6.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。（三）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，配合档案管理部门做好档案的整理、归档和利用等工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门、本单位档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与煤矿有关的文件、指示、通知等。2.煤矿在生产、建设、经营、管理等活动中形成的各类文件材料，包括但不限于：规划、计划、总结、报告等综合性文件。安全生产管理制度、操作规程、应急预案等安全管理文件。工程设计图纸、施工方案、竣工验收报告等工程建设文件。设备采购合同、设备维护记录、设备台账等设备管理文件。财务报表、会计凭证、审计报告等财务管理文件。人事档案、工资报表、培训记录等人力资源管理文件。科研项目立项报告、研究成果报告、技术鉴定证书等科研管理文件。对外签订的合同、协议、意向书等经济合同文件。其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境的安全和适宜。（二）档案上架1.按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.档案应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放。（三）档案保管期限1.根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映煤矿主要职能活动和历史面貌的，对本煤矿、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管的档案：凡是在较长时间内对煤矿工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对煤矿工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。2.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和本煤矿档案管理制度执行。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.每年至少进行一次全面检查，对发现的问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。（五）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等档案，应及时进行修复和保护，确保档案的可读性和可利用性。2.采用先进的档案保护技术和设备，如数字化存储、光盘刻录等，延长档案的使用寿命。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应予以销毁。3.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出拟销毁档案的清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，确定是否销毁。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，报煤矿主管领导批准。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，采用删除或格式化等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。（五）销毁监督档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁过程的安全和彻底。销毁后，在销毁清册上签字确认，并将销毁清册存档。六、档案的利用（一）利用范围1.本煤矿内部各部门、各单位因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅本煤矿档案的，须经煤矿主管领导批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本煤矿档案的，应按照相关法律程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅档案利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制质量。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等。（四）利用反馈档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和效果，及时调整档案管理工作，提高档案服务质量。同时，鼓励档案利用者对档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的不断改进。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立涵盖煤矿各类档案信息的数字化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作的信息化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入将纸质档案和电子档案进行数字化录入，建立档案数据库。2.档案检索提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，方便档案利用者快速查找所需档案。3.档案借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.档案统计分析对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表。5.安全管理设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密。（三）电子档案管理1.电子档案应按照国家有关标准和规范进行收集、整理、存储和保管。2.建立电子档案备份制度，并定期进行备份，确保电子档案数据的安全。3.对电子档案的元数据进行规范管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（四）信息化安全保障1.加强档案信息化管