档案接收报备制度

档案接收报备制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，规范档案接收报备工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及分支机构在档案形成、收集、整理、移交过程中的接收报备管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司/组织各项活动的实际情况，保证档案的完整性和准确性。3.及时高效原则：档案接收报备工作应及时、准确、高效，避免延误和差错，确保档案信息的时效性。4.安全保密原则：加强档案安全保密管理，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案的安全性。二、档案接收报备职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案接收报备制度及相关工作流程。2.指导和监督各部门档案接收报备工作，对不符合要求的档案提出整改意见。3.负责接收各部门移交的档案，并进行审核、整理、编目、上架等工作。4.定期对档案接收报备工作进行总结和分析，向上级领导汇报档案管理工作情况。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案接收报备制度的要求，定期向档案管理部门移交档案，并填写档案移交清单。3.协助档案管理部门做好档案的审核、整理等工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案接收人员职责1.负责接收各部门移交的档案，核对档案移交清单，确保档案数量和内容准确无误。2.对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时反馈给档案形成部门。3.协助档案管理部门做好档案的整理、编目等工作，确保档案管理工作的顺利进行。三、档案接收报备范围（一）文书档案1.公司/组织各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.会议文件、会议纪要、决议等。3.工作计划、总结、统计报表等。（二）合同档案1.各类合同、协议、意向书等。2.合同签订、履行过程中形成的相关文件、资料。（三）人事档案1.员工入职、离职、调动、晋升等相关材料。2.员工工资、福利记录，绩效考核材料等。3.员工培训、奖惩等材料。（四）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务资料。2.财务审计报告、税务申报资料等。（五）业务档案1.公司/组织业务活动中形成的各类文件、资料，如项目方案、招投标文件、业务合同等。2.客户资料、市场调研资料等。（六）其他档案1.公司/组织获得的荣誉证书、资质证书等。2.公司/组织对外宣传资料、出版物等。四、档案接收报备流程（一）档案形成部门整理1.各部门应指定专人负责档案管理工作，按照档案分类标准，对本部门形成的档案进行及时收集、整理和初步分类。2.整理后的档案应保持文件材料的完整性和系统性，按照一定的顺序进行排列，便于查阅和管理。（二）档案移交申请1.档案形成部门在档案整理完毕后，应填写《档案移交申请表》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并提交给档案管理部门。2.《档案移交申请表》应经部门负责人签字确认。（三）档案管理部门审核1.档案管理部门收到《档案移交申请表》后，应及时对申请移交的档案进行审核。2.审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、保管期限等，对不符合要求的档案应通知档案形成部门进行补充或整改。（四）档案移交1.档案形成部门在接到档案管理部门的审核意见后，应按照要求对档案进行补充或整改，并在规定时间内将档案移交至档案管理部门。2.档案移交时，双方应填写《档案移交清单》，详细记录档案的名称、数量、移交时间等信息，并签字确认。《档案移交清单》一式两份，双方各执一份。（五）档案接收登记1.档案管理部门接收档案后，应按照《档案移交清单》对档案进行逐一核对，并进行登记。2.档案登记内容包括档案编号、名称、数量、形成时间、保管期限、移交部门等信息，确保档案信息准确无误。（六）档案整理编目1.档案管理部门对接收的档案进行进一步整理和编目，按照档案分类标准进行分类存放，并编制档案目录。2.档案目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。（七）档案上架存储1.整理编目后的档案应及时上架存储，按照档案保管期限和类别进行有序排列。2.档案存储应选择安全、干燥、通风的环境，确保档案的质量不受影响。（八）档案报备1.档案管理部门应定期向上级领导或相关部门报备档案接收情况，包括档案数量、类别、保管期限等信息。2.档案报备可采用月度、季度或年度报表的形式，确保上级领导或相关部门及时了解档案管理工作情况。五、档案接收报备要求（一）档案质量要求1.档案内容应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸张应符合档案保管要求。3.档案应按照规定的分类标准进行整理和分类，便于查阅和管理。（二）档案移交要求1.档案形成部门应按照档案接收报备制度的要求，定期向档案管理部门移交档案，不得拖延或拒绝移交。2.档案移交时，应确保档案的完整性和准确性，不得擅自抽取或销毁档案材料。3.档案移交清单应详细记录档案的名称、数量、移交时间等信息，并由双方签字确认，作为档案移交的凭证。（三）档案审核要求1.档案管理部门应认真审核档案形成部门移交的档案，对不符合要求的档案应及时反馈给档案形成部门，并提出整改意见。2.档案审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、保管期限等，确保档案质量符合要求。3.档案审核应严格按照相关法律法规和行业标准进行，确保审核结果客观公正。（四）档案存储要求1.档案存储应选择安全、干燥、通风的环境，避免档案受潮、发霉、虫蛀等情况。2.档案存储应按照档案保管期限和类别进行有序排列，便于查阅和检索。3.档案存储应建立完善的防火、防盗、防潮、防虫等安全措施，确保档案的安全。六、档案接收报备监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全档案接收报备工作监督机制，定期对档案接收报备工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对各部门档案接收报备工作的指导和监督，及时发现和解决存在的问题。3.各部门应积极配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供档案管理工作情况和相关资料。（二）外部检查1.公司/组织应积极配合国家有关部门或行业协会对档案管理工作的检查和评估，及时整改存在的问题。2.对于外部检查中发现的问题，公司/组织应认真分析原因，采取有效措施进行整改，并将整改情况及时反馈给相关部门。（三）责任追究1.对于违反档案接收报备制度的部门和个人，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、通报批评等。2.对于因违反档案接收报备制度导致档案信息泄露、丢失