档案室六防制度

档案室六防制度一、总则（一）目的为了确保档案室档案的安全与完整，防止档案在保管过程中受到各种不利因素的影响，特制定本六防制度。本制度旨在规范档案室的管理，保障档案信息的真实性、可靠性和可用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有档案室，包括但不限于综合档案室、专业档案室等，涵盖各类纸质档案、电子档案及其他特殊载体档案的管理。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立完善的防范措施和管理机制，提前预防可能出现的各类风险，将档案受损的可能性降至最低。2.全面覆盖原则对档案室的各个环节、各个方面进行全面防护，确保无死角、无遗漏，涵盖档案的收集、整理、存储、利用、销毁等全过程。3.责任明确原则明确各部门、各岗位在档案室六防工作中的职责，做到责任到人，确保各项防范措施能够有效落实。4.持续改进原则根据档案管理工作的发展变化以及实际出现的问题，不断完善六防制度和措施，持续提高档案室的安全防护水平。二、防火（一）消防设施配备1.灭火器在档案室各区域按照规定配备适量的灭火器，类型应根据档案室存放档案的性质合理选择，一般可选用干粉灭火器。定期对灭火器进行检查，确保其压力正常、零部件完好，发现问题及时维修或更换。2.消火栓保证档案室消火栓系统完好有效，消火栓箱内的设备齐全，包括消防水带、水枪、消防栓阀门等。定期检查消火栓阀门的开启灵活性，消防水带是否有破损、发霉等情况，如有问题及时处理。3.自动喷水灭火系统安装自动喷水灭火系统的档案室，要确保系统处于正常运行状态，定期进行巡检和维护。对喷头进行检查，防止被异物堵塞，确保在火灾发生时能够及时喷水灭火。（二）电气设备管理1.电气线路档案室的电气线路应符合安全标准，采用阻燃电缆，避免使用老化、破损的电线。定期对电气线路进行检查，查看是否有电线外露、短路等安全隐患，如有发现应立即整改。2.电器设备严格控制档案室电器设备的使用，禁止使用大功率、非安全型电器，如电暖器、热得快等。对档案室现有的电器设备，如照明灯具、空调、电脑等，要定期进行维护保养，确保其正常运行，避免因设备故障引发火灾。（三）火源管理1.禁止明火档案室严禁吸烟和使用明火，在明显位置张贴禁烟标识。加强对档案室工作人员的教育，使其了解吸烟和使用明火对档案安全的严重危害，自觉遵守规定。2.动火作业审批如因特殊情况需要在档案室进行动火作业，必须提前办理动火审批手续，经相关部门负责人批准，并采取相应的防火措施后方可进行。动火作业过程中，要有专人监护，确保动火安全，作业结束后要对现场进行仔细检查，消除火灾隐患。（四）火灾应急处置1.应急预案制定制定完善的档案室火灾应急预案，明确火灾发生时的应急处置流程、各部门及人员的职责分工等。定期对应急预案进行演练，使档案室工作人员熟悉火灾报警、初期火灾扑救、人员疏散等应急处置程序，提高应急反应能力。2.报警与疏散一旦发生火灾，现场人员应立即拨打火警电话“119”报警，并向档案室负责人报告。按照应急预案组织人员疏散，引导档案管理人员和其他人员迅速撤离档案室，确保人员安全。疏散过程中要注意保护档案，尽量将重要档案转移至安全地带。3.灭火与救援在确保人员安全的前提下，组织人员利用现场配备的消防设施进行初期火灾扑救，控制火势蔓延。配合消防部门进行灭火和救援工作，提供必要的档案信息和协助，以便消防部门更好地开展灭火行动，减少档案损失。三、防潮（一）档案室环境控制1.温湿度监测在档案室安装温湿度监测设备，实时监测室内温湿度变化情况。温湿度监测设备应定期进行校准和维护，确保监测数据的准确性。2.温湿度调节根据档案保管要求，合理控制档案室的温湿度。一般情况下，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。夏季高温时，可通过安装空调、使用除湿机等方式降低温度和湿度；冬季寒冷时，可采取适当的保暖措施，防止温度过低对档案造成损害。（二）档案存储方式1.档案架摆放档案架应与墙壁保持一定距离，便于通风和防潮。档案架之间应留出适当的通道，方便人员操作和空气流通。档案架应摆放整齐，避免档案堆积过高，影响通风和防潮效果。2.档案包装对纸质档案进行包装时，应使用防潮材料，如档案盒、塑料薄膜等，将档案密封保存，防止受潮。对于电子档案，应定期进行备份，并存储在防潮、防火、防虫的存储介质中，如磁带库、光盘库等。同时，要注意存储介质的存放环境，避免因环境潮湿导致数据损坏。（三）防潮措施检查1.定期巡检安排专人定期对档案室进行巡检，检查档案架、档案包装、温湿度监测设备等是否存在受潮迹象。重点检查档案架底部、靠墙部位以及档案盒内档案的防潮情况，如发现档案有发霉、变形等现象，应及时采取措施处理。2.维护与整改对于受潮的档案架、存储介质等，要及时进行维修或更换，确保其防潮性能良好。根据巡检中发现的问题，对防潮措施进行调整和完善，不断优化档案室的防潮环境。四、防虫（一）防虫药品使用1.药品选择选用符合国家相关标准的防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等。防虫药品应具有低毒、长效、无腐蚀性等特点，不会对档案造成损害。在选择防虫药品时，要参考档案的种类、材质以及存放环境等因素，确保药品的适用性。2.投放方式将防虫药品放置在档案架的适当位置，如档案架底部、角落等，避免与档案直接接触。按照规定的剂量投放防虫药品，定期进行检查和补充，确保防虫效果持续有效。（二）档案室清洁卫生1.日常清扫保持档案室的清洁卫生，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等，减少害虫滋生的环境。清扫过程中要注意避免对档案造成损坏，使用干净、柔软的工具进行清扫。2.防虫网设置在档案室的门窗处安装防虫网，防止外界害虫进入档案室。防虫网的网孔应足够细密，能够有效阻挡害虫。定期检查防虫网是否有破损，如有破损应及时修复或更换，确保其防护功能正常。（三）虫害监测与处理1.定期检查安排专人定期对档案室进行虫害检查，观察档案表面、档案架周围是否有害虫活动迹象，如发现害虫，应及时采取措施处理。检查档案时，要注意观察档案是否有被害虫蛀蚀的痕迹，如孔洞、粉末等，如有发现应记录详细情况，并对受损档案进行单独存放和处理。2.虫害处理一旦发现害虫，应根据害虫的种类和数量，采取相应的处理措施。对于数量较少的害虫，可以采用物理方法进行捕捉，如使用粘虫板、镊子等；对于数量较多的害虫，可以使用符合安全标准的杀虫剂进行喷洒，但要注意避免杀虫剂对档案造成污染。在处理虫害后，要对档案室进行全面清洁和消毒，消除害虫残留和异味，防止再次滋生害虫。同时，要对防虫措施进行评估和改进，确保今后能够有效预防虫害。五、防盗（一）档案室安全防护设施1.门锁与门禁系统档案室应安装坚固的门锁，门锁应具备一定的防盗性能，如采用防盗锁芯、加强锁体结构等。配备先进的门禁系统，如刷卡门禁、指纹门禁或密码门禁等，限制无关人员进入档案室。门禁系统应设置权限管理，只有经过授权的人员才能开启门禁。2.监控系统在档案室安装监控摄像头，确保档案室各个区域都在监控范围内。监控摄像头应具备高清画质、夜视功能和存储功能，能够实时记录档案室的人员活动情况。监控系统应定期进行维护和检查，确保设备正常运行，存储的监控视频资料应保存一定期限，以便在需要时进行查阅。（二）档案保管与交接1.档案存放档案应存放在专门的档案柜或档案架中，并进行分类存放，便于查找和管理。档案柜和档案架应牢固可靠，具备一定的防盗性能。对重要档案和机密档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，提高档案的安全性。2.档案交接在档案交接过程中，要严格履行交接手续，明确交接双方的责任。交接时应进行详细的清点和记录，确保档案数量和内容准确无误。档案交接应在档案室现场进行，交接过程中要有专人监督，防止档案在交接过程中出现丢失或损坏的情况。（三）防盗应急处置1.应急预案制定制定档案室防盗应急预案，明确在发生盗窃事件时的应急处置流程、各部门及人员的职责分工等。应急预案应包括报警程序、现场保护措施、人员疏散安排以及与公安机关的协作等内容，确保在盗窃事件发生时能够迅速、有效地进行应对。2.报警与现场保护一旦发现档案室被盗，现场人员应立即拨打报警电话“110”，并向档案室负责人报告。在等待公安机关到来的过程中，要保护好现场，尽量避免人员进入现场，防止现场痕迹和证据被破坏。同时，要对发现盗窃事件的情况进行详细记录，为公安机关的调查提供线索。3.损失评估与处理配合公安机关进行调查，提供相关档案信息和线索，协助查明盗窃事件的原因和经过。对被盗档案进行损失评估，统计被盗档案的种类、数量、价值等信息，并及时向上级领导汇报。根据损失情况，采取相应的措施进行补救，如启动档案备份恢复程序、对重要档案进行重新整理和补充等。六、防光（一）档案室照明控制1.照明灯具选择档案室应选用无紫外线、低照度的照明灯具，如采用LED节能灯具，避免使用产生强光和紫外线的灯具，如普通白炽灯、卤钨灯等。照明灯具的安装位置应合理，避免光线直接照射到档案上，造成档案褪色、老化等损害。2.照明亮度调节根据档案查阅和整理的实际需要，合理调节档案室的照明亮度。在不需要高强度照明时，应适当降低照明亮度，减少光线对档案的长时间照射。安装智能照明控制系统，根据档案室的人员活动情况和环境光线变化，自动调节照明亮度，实现节能和保护档案的双重目的。（二）档案查阅与利用1.查阅环境在档案查阅区域，应设置专门的查阅桌椅，并配备遮光设备，如窗帘、屏风等，减少外界光线对档案查阅的干扰。查阅档案时，应尽量避免在阳光直射或强光环境下进行，如需在室外光线较强的情况下查阅档案，应采取遮挡措施，防止光线直接照射档案。2.档案利用保护在档案利用过程中，如复印、扫描等操作，应选择合适的设备和环境，避免因设备光线或操作环境光线对档案造成损害。对利用后的档案要及时归还档案室，并按照规定进行整理和存放，确保档案的安全和完整。（三）防光措施检查1.定期巡检安排专人定期对档案室的照明灯具、遮光设备等进行巡检，检查其是否正常运行，是否能够有效防止光线对档案的损害。重点检查照明灯具的发光情况、遮光设备的完整性等，如发现问题应及时进行维修或更换。2.档案检查定期对档案进行检查，观察档案是否有因光线照射而出现的褪色、发黄、字迹模糊等现象。对发现有光损害迹象的档案，要及时采取措施进行处理，如进行修复、重新存储等，同时分析光损害原因，对防光措施进行改进。七、防磁（一）磁性物质管理1.禁止带入严禁在档案室存放磁性物质，如磁铁、手机、电脑硬盘、磁带等。工作人员进入档案室时，应自觉将携带的磁性物品留在档案室门外。在档案室明显位置张贴禁止携带磁性物质的标识，加强对工作人员的宣传教育，使其了解磁性物质对档案的危害。2.设备检查对档案室配备的电子设备，如电脑、打印机、复印机等，要定期进行检查，确保其无磁性泄漏。检查设备的电源线、数据线等是否有破损、老化等情况，防止因线路问题导致磁性物质泄漏对档案造成损害。（二）档案存储介质防护1.存储介质选择对于电子档案存储介质，应选用防磁性能良好的产品，如磁带库、光盘库等。存储介质的材质应符合档案保管要求，能够有效抵抗磁场干扰。在采购存储介质时，要严格把关，选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保存储介质的质量和防磁性能。2.存储环境要求电子档案存储介质应存放在专门的防磁柜中，防磁柜应具备良好的密封性能和防磁性能，能够有效屏蔽外界磁场。防磁柜应放置在远离强磁场源的位置，如配电室、电机房等，避免因外界磁场干扰导致存储介质上的数据丢失或损坏。（三）防磁措施检查1.定期检测定期使用专业的磁场检测设备对档案室的环境磁场进行检测，确保磁场强度符合档案保管要求。检测结果应详细记录，并与档案保管标准进行对比分析，如发现磁场强度超标，应及时采取措施进行整改。2.介质检查定期对存储介质进行检查，观察其外观是否有变形、损坏等情况，同时使用专业设备检测存储介质上的数据是否完整、可读。对发现有问题的存储介质，要及时进行处理，如进行数据恢复、更换存储介质等，确保电子档案的安全和可用。八、附则（一）制度执行与监督1.本档案室六防制度由档案室管理部门负责组织实施，各部门应积极配合，严格遵守本制度的各项规定。2.档案室管理部门应定期对六防制度的执行情况进行检查和