团员档案制度

团员档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织团员队伍建设，规范团员档案管理，确保团员档案的真实性、完整性和保密性，依据《中国共产主义青年团章程》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有团员的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：团员档案内容必须真实反映团员个人的实际情况。2.完整性原则：确保团员档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护团员档案信息安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据团员的发展变化，及时更新档案内容。二、团员档案内容（一）入团志愿书1.包含团员本人基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭出身、本人成分、文化程度、入团时间、入团地点等。2.详细记录入团时的个人经历、政治历史情况及社会关系等。3.有本人对团的认识、入团动机以及对党的认识等内容。4.由入团介绍人、团支部书记、上级团委审批意见等相关签署部分。（二）团员登记表1.团员基本信息，与入团志愿书保持一致，并根据实际情况及时更新。2.记录团员所在团支部、团内职务、参加团的组织生活情况等。3.反映团员在团内的奖惩情况，包括奖励名称、时间、授予单位，处分原因、时间、批准单位等。（三）团内奖励材料1.各级团组织颁发的优秀团员、优秀团干部、团内活动积极分子等荣誉证书复印件。2.相关表彰决定、事迹材料等。（四）团内处分材料1.处分决定文件原件及相关调查材料。2.团员本人对处分的认识和检讨材料。（五）团组织关系介绍信及转接记录1.入团时上级团委开具的团组织关系介绍信。2.在本公司/组织内团组织关系转接的相关记录，包括转出、转入时间、接收单位等。（六）其他材料1.团员在团内参加重要活动的证明材料，如培训结业证书、活动参与证明等。2.团员个人认为有必要归入档案的其他相关材料。三、团员档案建立与接收（一）档案建立1.新团员入团后，由团支部负责收集其入团志愿书、团员登记表等基础材料，整理成册，建立个人团员档案。2.档案建立过程中，要确保材料的真实性和完整性，对不符合要求的材料及时补充或更正。（二）档案接收1.接收外部转入团员档案时，要严格审核档案材料是否齐全、规范。2.核对团员基本信息与原团组织提供的信息是否一致，如有疑问及时与原团组织沟通核实。3.对接收的团员档案进行登记，记录档案来源、接收时间等信息。四、团员档案管理职责（一）公司/组织团委职责1.负责制定和完善团员档案管理制度，并监督执行。2.指导各团支部做好团员档案的建立、整理、保管和转接工作。3.定期检查团员档案管理情况，对存在的问题及时提出整改意见。4.负责团员档案的集中保管和重要档案材料的审核。（二）团支部职责1.具体负责本支部团员档案的日常管理工作，指定专人负责档案管理。2.按照规定及时收集、整理团员档案材料，确保档案资料的准确和完整。3.做好团员档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏或泄密。4.根据团员发展、调动等情况，及时办理档案转接手续，并向上级团委报告。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理各项规定，认真履行档案管理职责。2.负责团员档案的整理、归档、保管和查阅服务工作。3.对档案材料进行分类、编号、装订，确保档案存放有序，便于查找。4.保守档案机密，不得擅自提供、泄露团员档案信息。五、团员档案保管（一）保管方式1.设立专门的团员档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。电子档案要进行备份，并定期进行维护和更新。（二）保管期限1.团员档案长期保管，确保档案资料的完整性和可追溯性。2.对于已离团或超龄离团的团员档案，仍需按照规定妥善保管，不得擅自销毁。（三）档案安全1.加强档案保管室的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。3.对电子档案要采取加密存储、访问控制等安全措施，防止信息泄露和数据丢失。六、团员档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部因工作需要查阅团员档案的，需经所在团支部书记同意，并填写查阅申请表，报上级团委审批。2.涉及团员个人隐私或重要机密的档案材料，严格限制查阅范围，未经授权不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.所在团支部书记签署意见后，报上级团委审批。3.经批准后，档案管理人员陪同查阅人到档案保管室查阅档案，并做好查阅记录。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，查阅完毕后及时归还档案。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅团员档案，确因特殊情况需要借阅的，必须经公司/组织团委书记批准。2.借阅人需填写借阅申请表，明确借阅期限、借阅用途等，并承诺妥善保管档案，按时归还。3.档案管理人员对借阅情况进行登记，跟踪借阅档案的归还情况。4.借阅人归还档案时，档案管理人员要认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，要追究借阅人的责任。七、团员档案转接（一）转出1.团员因升学、就业、参军等原因离开本公司/组织的，团支部应在其离团前及时办理档案转出手续。2.档案管理人员根据团员提供的接收单位信息，开具团组织关系介绍信，并将团员档案材料整理密封，交团员本人或其指定代理人。3.同时，在团员档案管理系统中更新团员状态为“转出”，并记录转出时间、接收单位等信息。（二）转入1.接收外部转入团员档案时，按照本制度“档案接收”部分的要求进行审核和登记。2.将团员档案材料归入相应团支部的档案管理，并在团员档案管理系统中更新团员信息，将团员状态设置为“转入”。3.及时通知团员到所在团支部办理报到手续，完善团员档案相关信息。八、团员档案清理与销毁（一）清理1.定期对团员档案进行清理，核实档案信息的准确性和完整性。2.对于已死亡、失踪或其他原因不再属于本公司/组织团员的档案，进行单独标识和记录。（二）销毁1.对于确需销毁的团员档案，由团支部提出申请，经上级团委审核批准。2.销毁档案时，要指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁记录要详细注明销毁时间、档案名称、数量、销毁方式等，并由监销人签字确认。九、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织团委定期对各团支部团员档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案建立、保管、查阅、转接等环节。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求相关团支部限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将团员档案管理工作纳入团支