项目管理档案制度

项目管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司项目管理档案工作，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司项目决策、运营管理、经验总结及知识传承提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的档案管理，包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目、管理咨询项目等各类项目从启动至结束全过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.真实性原则：项目档案应如实反映项目建设和管理过程中的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集项目各个阶段、各个环节形成的各类文件资料，保证档案的完整性。3.系统性原则：按照项目的内在联系和形成规律，对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案的系统性。4.规范性原则：档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用等工作应遵循国家法律法规、行业标准及公司相关规定，确保档案管理工作规范有序。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目档案，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司项目管理档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.指导、协调各项目部门的档案收集、整理、归档工作，提供档案管理业务培训和咨询服务。3.集中统一管理公司项目档案，建立项目档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对项目档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和价值。5.参与公司重大项目的验收工作，审查项目档案的完整性和准确性。（二）项目部门职责1.负责本部门项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保项目档案的及时、准确和完整。2.明确本部门项目档案管理的责任人，负责督促和指导项目团队成员做好文件资料的收集和整理工作。3.在项目实施过程中，按照档案管理要求，规范文件资料的形成和积累，确保文件格式统一、内容清晰、签字齐全。4.及时向档案管理部门移交项目档案，配合档案管理部门做好项目档案的整理、编目、数字化等工作。（三）项目负责人职责1.对项目档案工作负总责，将项目档案管理纳入项目整体工作计划，确保项目档案工作与项目建设同步进行。2.协调项目各参与方之间的档案管理工作，明确各方在档案收集、整理、归档等方面的职责和分工。3.审核项目档案的完整性和准确性，对重要文件资料进行把关，确保档案能够真实反映项目实际情况。4.负责组织项目档案的验收工作，确保项目档案符合归档要求后向档案管理部门移交。三、档案的形成与收集（一）文件资料的形成要求1.项目文件资料应使用耐久性强的书写材料和符合档案管理要求的纸张，字迹应清晰、工整，签字盖章齐全。2.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效保存，并按照公司电子文件管理规定进行命名、存储和备份。3.项目文件资料应注明形成日期、来源、责任者等信息，确保文件的可追溯性。（二）文件资料的收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。2.项目实施过程文件：工程类项目：施工图纸、施工组织设计、技术交底、工程变更通知、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备采购合同及清单、工程进度报表等。研发类项目：项目研发计划、实验记录、测试报告、技术文档、知识产权相关文件（如专利申请文件、软件著作权登记文件等）。营销类项目：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、销售合同、客户信息资料等。管理咨询类项目：咨询项目合同、咨询报告、调研数据、项目实施记录等。3.项目验收文件：项目验收申请报告、验收报告、验收意见、项目总结报告等。4.项目运营与维护文件：项目运行记录、维护计划、维修记录、用户反馈等。（三）文件资料的收集流程1.项目团队成员应按照各自职责，及时收集项目工作中产生的文件资料，并定期进行整理和汇总。2.项目部门档案责任人应定期对项目团队成员收集的文件资料进行检查和审核，确保文件资料的完整性和准确性。3.在项目重要节点或阶段结束后，项目部门应及时将整理好的文件资料移交至档案管理部门。移交时，应填写《项目档案移交清单》，双方签字确认。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循项目文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案的管理效率和服务质量。（二）分类方法1.工程项目：可按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类，再根据项目具体情况进一步细分二级、三级类目。2.研发项目：可分为项目立项文件、研究开发文件、测试验证文件、知识产权文件、项目验收文件等类别。3.营销项目：可分为市场调研文件、营销策划文件、宣传推广文件、销售业务文件、客户关系管理文件等类别。4.管理咨询项目：可分为项目合同文件、咨询工作文件、项目成果文件等类别。（三）归档要求1.项目档案应按照分类方案进行组卷，每卷厚度适中，一般不超过20mm。2.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，页号编写应连续、准确。3.卷内文件应编制目录，目录应包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容，目录应清晰、准确。4.项目档案应装订整齐，采用三孔一线或胶装方式，确保档案的牢固和美观。5.归档的项目档案应编制档号，档号应具有唯一性和系统性，便于档案管理和检索。档号编制规则如下：全宗号：公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗。项目代号：按照公司项目编号规则编制，代表具体项目。类别号：根据项目档案分类方案编制，代表档案所属类别。年度号：文件形成年度，采用公元纪年，四位数字表示。案卷号：按照档案整理顺序依次编号，三位数字表示。件号：卷内文件的顺序号，三位数字表示。（四）整理与归档流程1.档案管理部门收到项目部门移交的文件资料后，应按照整理原则和分类方法进行初步审核。2.对审核合格的文件资料进行系统整理，包括分类、组卷、编目、装订等工作。3.将整理好的项目档案进行归档，填写《项目档案归档登记表》，注明档案名称、档号、保管期限、归档日期等信息。4.将归档后的项目档案按照保管期限和类别分别存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，并定期进行检查和维护。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的项目档案，应列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的项目档案，保管期限为10年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的项目档案，保管期限为1年至10年。（三）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对项目档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。2.在检查过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的安全和完整。3.对检查中发现的问题应及时记录，并分析原因，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。（四）档案的数字化管理1.为提高项目档案的利用效率，公司应逐步推进项目档案的数字化管理工作。2.档案管理部门应制定项目档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准、流程和质量要求等。3.按照数字化工作计划，对项目档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等工作，建立项目档案数字化数据库。4.加强对数字化档案的管理和维护，定期对数字化档案进行备份，确保数据的安全和可用。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.项目档案的利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案的利用能够满足公司项目管理、决策支持、业务拓展等工作需要。2.在档案利用过程中，应严格遵守国家法律法规和公司保密制度，保护公司商业秘密和知识产权。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅项目档案的，应填写《项目档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅项目档案的，应填写《项目档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制：对于确需复制项目档案的，应填写《项目档案复制申请表》，注明复制内容、用途、份数等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门安排专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用登记1.档案管理部门应建立项目档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.利用登记记录应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档号、查阅页数、借阅期限、归还日期等信息。3.定期对项目档案利用登记记录进行整理和统计分析，及时掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。（四）归还与注销1.借阅的项目档案到期后，借阅人应及时归还档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.对于查阅、复制的项目档案，利用完毕后，利用人应将档案及时归还档案管理部门。档案管理部门应将利用情况进行登记注销。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.项目档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.公司成立项目档案鉴定工作小组，由档案管理部门、项目部门及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责制定鉴定标准和工作方案，组织实施项目档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.对项目档案的完整性、准确性、系统性进行审查，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实、准确，分类是否合理、科学。2.根据项目档案的保管期限划分标准，对档案的保管价值进行评估，确定档案是否仍具有保存价值。3.审查档案的密级，确保档案的保密措施符合公司保密制度要求。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的项目档案，由鉴定工作小组提出销毁意见，填写《项