档案制度推行

档案制度推行一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的重要活动和工作成果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要信息的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责公司/组织档案的统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.组织档案的编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织的决策和管理提供服务。三、档案分类及编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的设立、变更、注销文件，公司章程，股东会、董事会、监事会会议记录，公司/组织规章制度，人事档案，行政公文，证照等。2.业务管理类：包括市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、人力资源管理、技术研发、采购管理、物流管理等业务活动中形成的文件材料。3.项目管理类：包括公司/组织承担的各类项目的立项、规划、实施、验收等过程中形成的文件材料。4.合同协议类：包括公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。5.财务会计类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务会计文件。6.声像电子类：包括照片、录音、录像、电子文档等。7.实物档案类：包括公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案分类顺序，为每一类档案编制唯一的编号。编号格式为：[大类代码][小类代码][流水号]。例如：行政管理类的公司章程编号为XZGL001，其中XZGL为行政管理类的大类代码，001为公司章程的小类代码，流水号为001。四、档案收集（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类及归档范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并移交档案管理部门。（二）收集要求1.齐全完整：各部门应确保收集的文件材料齐全完整，能够全面反映本部门的工作活动和历史面貌。2.真实准确：文件材料应真实可靠，不得伪造、篡改。3.及时移交：各部门应在文件材料形成后的规定时间内，将其移交档案管理部门。一般情况下，当年形成的文件材料应在次年上半年移交完毕。（三）收集程序1.部门整理：各部门兼职档案员负责对本部门形成的文件材料进行初步整理，按照档案分类及编号要求，进行分类、编号、装订，并编制文件材料目录。2.部门审核：各部门负责人对本部门兼职档案员整理的文件材料进行审核，确保文件材料的齐全完整、真实准确。3.移交档案管理部门：各部门审核通过后，将整理好的文件材料移交档案管理部门。档案管理部门接收后，对文件材料进行再次审核，如发现问题，及时与移交部门沟通解决。五、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类及编号要求，对收集到的文件材料进行分类。2.编号：为每一份文件材料编制唯一的编号，编号应与档案编号体系一致。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件材料的阅读和利用。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应清晰、准确，便于查找和利用。（三）整理要求1.保持文件材料的原貌：整理档案时，应保持文件材料的原有面貌，不得随意涂改、剪裁、拼接。2.遵循文件材料的形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，确保文件材料之间的有机联系。3.便于保管和利用：整理后的档案应便于保管和查阅，能够快速准确地提供所需信息。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.分类存放：档案应按照分类编号顺序，分类存放在档案柜中，便于查找和管理。2.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，查看档案是否完好无损，有无霉变、虫蛀等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.安全防护：加强档案库房的安全防护，严格控制库房人员出入，确保档案的安全。同时，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施。4.电子档案保管：对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据校验，确保数据的完整性和准确性。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，防止电子档案被非法访问和篡改。（三）档案鉴定与销毁1.鉴定原则：档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则。2.鉴定方法：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同有关部门组成鉴定小组进行。3.销毁程序：经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报公司/组织领导审批。审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。七、档案利用（一）利用范围与方式1.利用范围：公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用方式：档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。借阅档案应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。（二）利用手续1.内部利用手续：公司/组织内部员工查阅、借阅档案时，应填写查阅申请表或借阅申请表，注明查阅或借阅的档案名称、编号、利用目的等信息，经部门负责人签字同意后报送档案管理部门。档案管理部门根据申请进行审核，符合条件的予以办理，并提供相应的档案服务。2.外部利用手续：外部单位查阅公司/组织档案时，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅的目的、范围、时间等信息，并提交单位介绍信和查阅人有效身份证件。公司/组织档案管理部门对申请进行审核，报公司/组织领导审批。审批通过后，外部单位查阅人应在档案管理部门指定的场所查阅档案，并遵守档案管理部门的相关规定。（三）利用监督与保密1.利用监督：档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保档案的合理利用和安全。如发现利用过程中存在违规行为，应及时制止并采取相应措施。2.保密要求：利用档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案中涉及的公司/组织商业秘密、技术秘密等重要信息。查阅、借阅档案的人员应妥善保管档案，不得擅自转借、转让或泄露给他人。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平，为公司/组织的决策和管理提供更加便捷的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司/组织现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息管理系统，建立档案信息索引，便于快速查询和利用。3.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。档案信息管理系统应具备权限管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。4.数据安全管理：加强档案信息管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.数据准确性：档案信息录入应准确无误，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.系统稳定性：档案信息管理系统应具备良好