档案核对统计制度

档案核对统计制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的准确性、完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案核对统计制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的档案核对与统计活动。（三）基本原则1.准确性原则：档案核对工作应确保档案信息与实际情况相符，统计数据真实可靠。2.完整性原则：全面核对档案内容，涵盖文件资料的各个方面，保证档案无遗漏。3.及时性原则：按照规定的时间节点进行档案核对与统计，及时反馈结果。4.保密性原则：在档案核对统计过程中，严格遵守保密规定，保护档案信息安全。二、档案核对（一）核对主体与职责1.档案管理部门负责制定档案核对计划和方案。组织实施档案核对工作，对核对过程进行监督和指导。汇总、分析核对结果，形成核对报告。2.档案形成部门负责本部门档案的自查自纠工作，确保档案资料的准确性和完整性。配合档案管理部门进行档案核对，提供必要的协助和信息。3.档案使用部门在使用档案过程中，发现问题及时反馈给档案管理部门。协助档案管理部门对涉及本部门使用的档案进行核对。（二）核对内容1.文件资料的完整性检查档案是否齐全，包括文件的正本、副本、附件等。核对文件的编号、日期、页码等是否连续。2.信息的准确性核实文件内容与实际情况是否一致，如人员信息、业务数据等。检查文件中的签字、盖章等是否真实有效。3.档案整理的规范性查看档案分类是否合理，编号是否规范。检查档案装订是否整齐，目录是否清晰。（三）核对方式1.定期核对每年[具体时间]对公司档案进行全面核对。各部门每月[具体时间]对本部门新增档案进行自查。2.不定期核对根据工作需要，对特定项目或重要档案进行不定期核对。当档案管理系统出现异常或数据变更时，及时进行核对。3.专项核对针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项核对工作。如对涉及重大决策的档案进行专项审核。（四）核对流程1.准备阶段档案管理部门制定核对计划，明确核对范围、内容、方法和时间安排。收集相关档案资料，整理核对所需的工具和表格。2.实施阶段（1）档案形成部门按照核对要求，对本部门档案进行自查，并填写自查表。（2）档案管理部门组织人员对重点档案进行抽查核对，可采用实地查阅、数据比对等方式。（3）核对人员在核对过程中，详细记录发现的问题，包括问题描述、所在档案名称、页码等。3.反馈阶段核对人员将核对结果及时反馈给档案形成部门和档案管理部门。档案形成部门针对反馈的问题进行整改，并将整改情况书面报告档案管理部门。4.总结阶段档案管理部门汇总核对结果，分析存在的问题及原因，形成核对报告。将核对报告提交公司管理层，为档案管理决策提供依据。三、档案统计（一）统计主体与职责1.档案管理部门负责制定档案统计指标体系和统计报表格式。定期收集、整理和汇总档案统计数据。分析档案统计数据，撰写统计分析报告。2.各部门按照档案管理部门的要求，及时报送本部门档案相关统计信息。配合档案管理部门开展统计工作，提供必要的数据支持。（二）统计内容1.档案数量统计统计各类档案的年度新增数量、累计数量。按档案类别（如文书档案、科技档案、人事档案等）进行数量统计。2.档案利用情况统计记录档案查阅、借阅的次数、人次。分析档案利用的目的、用途和效果。3.档案保管状况统计统计档案的存储位置、存储方式。对档案的破损、遗失等情况进行统计。（三）统计方法1.手工统计对于档案数量较少或统计要求不高的情况，可采用手工方式进行统计。由档案管理人员根据档案目录和相关记录，逐一填写统计表格。2.信息化统计利用档案管理系统，自动生成统计报表。通过系统数据采集功能，实时获取档案相关数据，进行汇总和分析。（四）统计流程1.数据收集档案管理部门定期向各部门发送档案统计报表，明确报送要求和时间节点。各部门按照要求填写报表，并及时报送档案管理部门。2.数据整理档案管理部门对收集到的统计数据进行审核，检查数据的准确性和完整性。对审核通过的数据进行分类、汇总，形成初步统计结果。3.数据分析运用统计学方法和数据分析工具，对档案统计数据进行深入分析。挖掘数据背后的规律和趋势，为档案管理决策提供参考。4.报告编制根据数据分析结果，撰写档案统计分析报告。报告内容包括统计目的、方法、结果、结论和建议等。5.报告报送将档案统计分析报告提交公司管理层和相关部门。对报告中的重要信息进行通报和解读，促进档案管理工作的改进。四、核对统计结果的处理（一）结果反馈1.档案管理部门将核对统计结果以书面形式反馈给档案形成部门和相关责任人。2.反馈内容包括核对统计发现的问题、整改要求和期限等。（二）整改落实1.档案形成部门针对反馈的问题制定整改措施，明确整改责任人。2.在规定期限内完成整改，并将整改情况书面报告档案管理部门。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（三）结果应用1.将核对统计结果作为档案管理绩效考核的重要依据。2.根据统计分析结果，优化档案管理流程和制度。3.为公司的决策制定、业务开展等提供数据支持和参考。五、档案核对统计工作的监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对档案核对统计工作进行监督检查。2.档案管理部门建立内部监督机制，对核对统计工作的各个环节进行自查自纠。（二）考核办法1.制定档案核对统计工作考核指标体系，包括核对准确性、统计及时性、数据完整性等。2.对档案管理部门和各部门在档案核对统计工作中的表现进行量化考核。3.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对未达标的进行处罚。六、档案核对统计工作的信息化建设（一）系统功能要求1.档案管理系统应具备完善的核对统计功能模块，能够自动生成核对任务和统计报表。2.系统应支持对档案数据的实时查询、比对和分析，提高工作效率。3.具备数据备份和恢复功能，确保档案核对统计数据的安全性。（二）系统应用与培训1.