营房档案制度

营房档案制度一、总则（一）目的为加强营房档案管理，确保营房档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥营房档案在军队建设、管理和保障中的作用，依据国家有关法律法规和军队档案管理规定，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所属的各类营房档案管理工作，包括营房建设、使用、维护、管理等过程中形成的各种文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则营房档案由本单位档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映营房建设、使用和管理的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则严格遵守国家和军队有关保密规定，确保档案信息安全，防止档案泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为军队建设和管理提供便捷服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和军队有关档案管理的法律法规和规章制度，制定本单位营房档案管理制度并组织实施。2.负责营房档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的营房档案管理工作，对档案管理人员进行业务培训。4.定期对营房档案进行检查和评估，确保档案质量。5.负责营房档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门营房档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的营房档案移交归档。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。4.指定专人负责本部门的档案管理工作，确保档案管理工作的正常开展。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身素质。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、借阅等。3.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具，方便档案查询利用。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的安全和完整。5.严格遵守档案保密制度，防止档案泄露。三、档案收集与整理（一）收集范围1.营房建设项目文件，包括项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、招投标文件、合同协议等。2.营房使用管理文件，包括营房分配方案、使用记录、维护计划、维修报告等。3.营房设施设备文件，包括设备采购合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录等。4.营房安全管理文件，包括安全检查记录、隐患排查报告、应急预案等。5.营房改造与装修文件，包括改造装修方案、施工图纸、竣工验收报告等。6.其他与营房相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要的档案资料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照营房档案的内容和性质，分为建设档案、使用档案、设施设备档案、安全档案、改造装修档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，方便档案查询利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案归档与保管（一）归档时间1.营房建设项目档案应在项目竣工验收后三个月内归档。2.营房使用管理、设施设备管理、安全管理等档案应在次年一季度前归档。3.营房改造与装修档案应在改造装修工程竣工验收后三个月内归档。（二）归档要求1.归档的档案应经过整理、编目，符合档案管理要求。2.档案应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装具，注明档案编号、名称、日期等信息。3.档案管理人员应认真核对归档档案，确保档案的准确性和完整性。（三）保管期限1.营房建设项目档案的保管期限为长期，一般不少于50年。2.营房使用管理、设施设备管理、安全管理等档案的保管期限为定期，一般为10年至30年。3.营房改造与装修档案的保管期限根据改造装修的性质和重要程度确定，一般为10年至30年。（四）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃，湿度一般控制在45%60%。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家和军队有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保档案鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行综合分析，确定档案的存毁。2.对保管期限已满但仍有利用价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去利用价值的档案，应进行销毁处理。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出档案销毁意见，报本单位主管领导批准。2.编制档案销毁清册，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。3.档案销毁清册应经档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和本单位主管领导签字确认。4.按照批准的档案销毁清册进行销毁，销毁过程应进行记录，并有两人以上监销。5.销毁后的档案应在档案销毁清册上注明销毁日期，并永久保存。六、档案统计与利用（一）统计内容1.营房档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作情况。3.档案的利用情况，包括利用人次、利用档案数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计。2.利用计算机管理系统进行档案统计，提高统计工作的效率和准确性。（三）利用方式1.提供档案查阅服务，方便军队人员查阅利用档案。2.开展档案咨询服务，为军队建设和管理提供决策参考。3.举办档案展览、讲座等活动，宣传营房档案的重要性和利用价值。（四）利用要求1.查阅档案应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案阅览室进行，不得擅自将档案带出。3.查阅档案应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。4.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复制。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的营房档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，建立电子档案数据库。2.系统开发与应用开发营房档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等功能的信息化管理。3.网络建设建立档案管理局域网，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的完整性和准确性。2.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制