工程档案问责制度

工程档案问责制度一、总则（一）目的为加强工程档案管理，确保工程档案的真实性、完整性、准确性和系统性，提高工程建设管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本工程档案问责制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织承担的各类工程项目档案管理工作，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等形成的全过程。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保工程档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确各部门、各岗位在工程档案管理中的职责，做到责任到人。3.全程管控原则：对工程档案形成的全过程进行有效管控，确保档案质量。4.及时归档原则：工程文件应随工程进度同步收集、整理，及时归档，不得积压。二、工程档案管理职责（一）建设单位职责1.负责组织、协调和监督本单位及参建单位的工程档案管理工作。2.按照合同约定，督促勘察、设计、施工、监理等单位及时整理、归档各自工作中形成的工程文件，并对其完整性、准确性进行审核。3.负责收集、汇总各参建单位移交的工程档案，进行系统整理，向城建档案管理机构或其他有关部门移交。4.建立健全工程档案管理制度，配备必要的档案管理人员和设施设备。（二）勘察单位职责1.负责收集、整理本单位在工程勘察过程中形成的各类文件资料，包括勘察报告、原始记录、图纸等，并按要求进行归档。2.对勘察文件的真实性、准确性负责，确保勘察文件符合国家相关标准和规范。3.在工程竣工验收前，将整理好的勘察档案移交建设单位。（三）设计单位职责1.负责收集、整理本单位在工程设计过程中形成的各类文件资料，包括设计图纸、计算书及设计变更文件等，并按要求进行归档。2.保证设计文件的质量，对设计文件的完整性、准确性负责，确保设计文件符合国家相关标准和规范。3.在工程竣工验收前，将整理好的设计档案移交建设单位。（四）施工单位职责1.负责收集、整理本单位在工程施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术文件、施工记录、质量检验报告、安全资料等，并按要求进行归档。2.建立健全施工文件管理制度，配备专人负责施工文件的收集、整理和归档工作。3.对施工文件的真实性、完整性、准确性负责，确保施工文件符合国家相关标准和规范及工程实际情况。4.在工程竣工验收前，将整理好的施工档案移交建设单位。（五）监理单位职责1.负责收集、整理本单位在工程监理过程中形成的各类文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知、质量评估报告等，并按要求进行归档。2.监督检查施工单位的文件资料收集、整理和归档工作，对施工文件的完整性、准确性进行审核。3.在工程竣工验收前，将整理好的监理档案移交建设单位。三、工程档案管理流程（一）文件收集1.各部门、各岗位在工程建设过程中，应按照职责分工，及时收集各自工作中形成的工程文件。2.收集的文件应真实、准确、完整，符合国家相关标准和规范及工程实际情况。3.对收集到的文件应进行分类整理，确保文件的系统性和规范性。（二）文件整理1.工程文件应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.不同载体的文件应分别整理，如纸质文件、电子文件等。3.整理后的文件应编制目录，便于查找和利用。（三）文件归档1.各部门应定期将整理好的工程文件移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照档案管理制度对归档文件进行审核，确保文件符合要求。3.审核通过的文件应进行妥善保管，建立档案台账，记录档案的名称、数量、来源、归档时间等信息。（四）档案保管1.档案管理部门应提供适宜的档案保管环境，确保档案的安全。2.对纸质档案应进行防潮、防虫、防火、防盗等保护措施。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。（五）档案利用1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请表，经批准后到档案管理部门查阅。2.查阅档案时应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。3.外单位人员查阅工程档案时，应持有单位介绍信，并经本公司/组织相关部门负责人批准。（六）档案移交1.工程竣工验收后，建设单位应按照国家有关规定，及时向城建档案管理机构或其他有关部门移交工程档案。2.移交档案时应编制档案移交清单，双方签字确认。四、问责情形（一）建设单位问责情形1.未建立健全工程档案管理制度，导致档案管理工作混乱的。2.未按照合同约定督促参建单位及时整理、归档工程文件，影响工程竣工验收的。3.对参建单位移交的工程档案审核不严，造成档案质量问题的。4.未及时向城建档案管理机构或其他有关部门移交工程档案，导致延误的。（二）勘察单位问责情形1.未按照国家相关标准和规范收集、整理勘察文件，导致文件不完整、不准确的。2.未在规定时间内将勘察档案移交建设单位，影响工程竣工验收的。3.勘察文件存在弄虚作假行为的。（三）设计单位问责情形1.未按照国家相关标准和规范收集、整理设计文件，导致文件不完整、不准确的。2.未在规定时间内将设计档案移交建设单位，影响工程竣工验收的。3.设计文件存在重大质量问题，影响工程安全和使用功能的。（四）施工单位问责情形1.未建立健全施工文件管理制度，导致文件收集、整理不及时、不规范的。2.未按照国家相关标准和规范及工程实际情况收集、整理施工文件，导致文件虚假、不完整的。3.未在规定时间内将施工档案移交建设单位，影响工程竣工验收的。4.施工过程中故意隐瞒重要文件或伪造文件的。（五）监理单位问责情形1.未按照监理规范收集、整理监理文件，导致文件不完整、不准确的。2.未认真履行监理职责，对施工单位文件资料审核不严，造成档案质量问题的。3.未在规定时间内将监理档案移交建设单位，影响工程竣工验收的。五、问责方式（一）责令整改对存在一般档案管理问题的部门或个人，责令限期整改，确保档案管理工作符合要求。（二）警告对违反工程档案管理规定，情节较轻的部门或个人，给予警告处分，并要求其作出书面检讨。（三）罚款对因档案管理问题给公司造成一定损失的部门或个人，视情节轻重给予一定金额的罚款。（四）通报批评对档案管理工作严重失职，影响恶劣的部门或个人，在全公司范围内进行通报批评。（五）解除劳动合同对档案管理问题严重，构成严重违反公司规章制度的个人，依法解除劳动合同。（六）法律责任追究对因工程档案管理问题导致违反法律法规的行为，依法追究相关人员的法律责任。六、问责程序（一）线索发现1.公司内部审计、检查等部门在工作中发现工程档案管理存在问题的线索。2.档案管理部门在日常工作中发现档案管理不符合要求的情况。3.其他部门或个人举报工程档案管理违规行为。（二）调查核实1.对发现的线索进行初步核实，确定是否存在问责情形。2.成立调查组，对相关问题进行深入调查，收集证据。3.调查组应与被调查对象进行沟通，听取其陈述和申辩。（三）责任认定1.根据调查结果，认定责任部门和责任人。2.明确问责情形和问责方式。3.形成责任认定报告，报公司领导审批。（四）问责执行1.公司领导批准责任认定报告后，下达问责决定。2.责任部门和责任人应按照问责决定，认真落实整改措施。3.档案管理部门负责对问责执行情况进行跟踪检查。（五）申诉与复查1.被问责对象对问责决定不服的，可以在规定时间内提出申诉。