村务档案制度

村务档案制度一、总则（一）目的为了加强村务档案管理，规范村务档案工作，提高村务管理水平，保障村民的民主权利，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》等相关法律法规，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村村民委员会及所属各部门在村务管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则。村务档案由专人负责集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映村务管理活动的实际情况，数据准确无误。3.方便利用原则。建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以村党支部书记为组长，村委会主任为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本村档案工作规划和规章制度。2.对档案工作进行统筹规划、协调指导和监督检查，解决档案工作中的重大问题。3.定期研究档案工作，保障档案工作所需的经费、设备等条件。（二）档案管理人员配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。其职责是：1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，严格执行档案管理操作规程，确保档案安全。3.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为村务管理提供服务。4.负责向镇（街道）档案管理部门报送档案工作情况和统计报表。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门下发的与本村有关的文件、通知、指示、决议等。2.本村村民委员会形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、会议记录、决议、决定、合同协议、财务账目、统计报表等。3.本村村民代表会议、党员大会、村民小组会议等会议形成的文件材料。4.本村在经济建设、社会事业、文化教育、环境卫生等方面开展工作形成的文件材料。5.本村在土地管理、宅基地审批、计划生育、民政优抚、社会保障等方面形成的文件材料。6.本村在精神文明建设、社会治安综合治理、民主法治建设等方面形成的文件材料。7.本村在对外交往、合作交流等活动中形成的文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门在工作中形成的文件材料，应及时收集齐全，整理规范，定期移交档案管理人员。2.对重要文件材料，应实行双套制归档，即同时保存纸质档案和电子档案。3.档案管理人员要主动收集档案，对散存于各部门和个人手中的档案，要及时进行催收。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经济发展类、社会事务类、文化教育类、卫生计生类、治安综治类等类别。2.每一类别下再根据具体情况进行细分，如行政管理类可分为综合、组织人事、纪检监察、宣传、统战、政法等小类。3.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，建立档案检索工具。4.按照档案装订要求，将每份档案材料进行装订，做到整齐、牢固、美观。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.对一些重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行检查、核对，确保档案的质量。2.将符合归档要求的档案按照分类方案进行排列，装入档案盒，并在档案盒上填写档案类别、年度、保管期限等信息。3.编制档案目录，将档案的编号、名称、日期、保管期限等信息录入计算机，建立电子档案目录。4.将档案移交档案库房进行保管，并办理交接手续。（三）保管期限1.村务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本村村民委员会组织沿革、重要会议记录、决议、决定、土地承包合同、财务预决算、审计报告、统计年报等。3.长期保管的档案主要包括：一般性会议记录、工作计划、总结、报告、合同协议、财务账目、统计报表等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：临时性文件材料、一般性通知、简报等，保管期限为1年至1短期保管的档案主要包括：临时性文件材料、一般性通知、简报等，保管期限为1年至10年。（四）保管要求1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设备、防虫防霉设备等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.对电子档案要进行备份，并定期进行维护和更新，防止数据丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本村村民因生产、生活等需要，可查阅与其自身利益相关的档案。2.本村村民委员会成员、各部门工作人员因工作需要，可查阅相关档案。3.上级党委、政府及有关部门因工作需要，可查阅本村相关档案。4.其他单位或个人因特殊原因需要查阅本村档案的，须经本村档案管理领导小组批准。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.档案管理人员对查阅申请表进行审核，报档案管理领导小组批准。3.经批准后，档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供档案供查阅人查阅，并做好查阅记录。4.查阅人查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，须经档案管理人员同意，并办理相关手续。（三）利用规定1.档案查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.档案查阅人如需将档案带出档案库房，须经档案管理领导小组批准，并限期归还。3.档案管理人员应积极主动地为档案查阅人提供服务，及时、准确地提供所需档案。4.对档案利用情况进行登记和统计，定期分析档案利用效果，为档案管理工作提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理领导小组组织档案管理人员及相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理领导小组审核批准后，由档案管理人员会同监销人员在指定地点进行销毁。3.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村务档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化。对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、著录、标引等处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设。开发或选用适合本村实际情况得档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.网络安全保障。建立健全档案信息化管理系统的网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.使用档案管理系统的人员应经过培训，熟悉系