气象局档案制度

气象局档案制度一、总则（一）目的为加强气象局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在气象工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于气象局机关各部门、直属单位以及下属分支机构的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指气象局在气象业务、行政管理、科研项目、基本建设等活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则气象局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责统筹协调，各部门、单位明确专人负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映气象工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理各类档案，确保档案资料的完整性，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门、单位的档案管理工作。3.集中管理全局重要档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和共享。5.负责档案人员的业务培训和考核，提高档案人员的业务素质和工作水平。（二）各部门、单位职责1.负责本部门、单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照局办公室的要求，定期向局办公室移交应归档的档案，并办理交接手续。3.负责本部门、单位档案的日常管理和利用工作，严格遵守档案管理制度，确保档案的安全。4.配合局办公室做好档案的鉴定、销毁、编研等工作，提供相关档案资料和信息。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本局档案管理制度，热爱档案工作，遵守职业道德。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和霉变等。4.负责档案的检索工具编制和信息化录入工作，提高档案检索效率，为档案利用提供便利。5.严格按照档案利用制度，办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记和统计工作，及时收回借出的档案。6.积极参与档案的编研工作，开发档案信息资源，为气象工作提供参考依据。7.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.气象业务档案包括气象观测记录、气象预报产品、气象服务资料、气象灾害调查与评估报告等。2.行政管理档案包括局发文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、固定资产档案等。3.科研项目档案包括科研项目立项申请书、研究方案、实验数据、研究报告、成果鉴定材料等。4.基本建设档案包括基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收资料等。（二）收集要求1.各部门、单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门、单位在各项活动中形成的档案资料。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签署完备，载体应符合耐久性要求。3.对重要的、具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据和相关软件，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值进行整理。2.分类科学，便于管理和利用，一般采用年度机构（问题）保管期限的分类方法。（四）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类，将文件材料按顺序排列，编号编目，装订成册，填写卷内目录和备考表，编制案卷封面，组成保管单位（卷）。2.科技档案按照项目分类，将项目文件材料按阶段、专业进行整理组卷，编制卷内目录、备考表和案卷封面，建立项目档案台账。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.电子档案按照电子文件的类别和存储结构，进行分类整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和本局档案保管期限表，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的保存价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员以及相关业务部门的代表组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，分析其内容和历史价值，确定其保存价值和保管期限。2.综合分析结合气象工作实际，考虑档案的形成背景、利用需求等因素进行综合分析，确保鉴定结果的准确性。（四）保管期限划分1.永久保管档案凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌，对国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管档案定期保管档案分为30年和10年两种。凡是在一定时期内对本局工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.在档案销毁清册上注明档案的题名、年度、保管期限、数量等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报局领导审批后，由两人以上负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员在档案销毁后，应在档案销毁清册上签字注明销毁日期，并将档案销毁清册归档保存。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调系统、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗报警装置等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.档案装具应坚固耐用，能够有效保护档案，防止档案受损。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，排列有序，便于检索。2.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放，确保电子档案的安全。（四）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。2.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化及时采取调控措施，保持库房温湿度适宜。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.加强对档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家有关法律法规和本局档案利用制度，开展档案利用工作。2.服务大局原则围绕气象工作中心任务，积极主动提供档案服务，为气象事业发展提供支持。3.方便利用原则简化利用手续，提高利用效率，方便档案利用者查阅和获取档案信息。（二）利用范围1.本局内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本局档案。4.其他经批准可以查阅本局档案的单位和个人。（三）利用手续1.本局内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案内容及用途，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。档案管理部门应严格审查申请内容，符合规定的予以办理，并做好登记。2.上级主管部门、相关单位查阅本局档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经局办公室负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好登记。3.司法机关、行政执法部门查阅本局档案，应出具相关法律文书和工作证件，经局办公室负责人审核，报局领导批准后，由档案管理部门按照规定提供档案，并做好登记。查阅过程中，档案管理部门应安排专人监督，确保档案安全。（四）利用方式1.查阅档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（五）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者姓名、部门等信息进行详细登记，定期统计档案利用情况，为档案管理和决策提供依据。七、档案信息化建设（一）建设目标建立涵盖本局各类档案信息的数字化管理系统，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储，提高档案管理的现代化水平。（二）建设内容1.档案数字化加工对馆藏档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子图像，同时录入档案目录信息，建立档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合本局档案管理需求的信息系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等业务流程的信息化管理，具备档案检索、借阅管理、统计分析、安全保密等功能。3.数据存储与备份建立安全可靠的数据存储环境，对档案数字化数据进行定期备份，采用异地存储等方式，确保数据的安全性和完整性。（三）实施步骤1.规划设计阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、技术方案和实施步骤，进行项目可行性研究和论证。2.系统建设阶段按照规划设计要求，组织开展档案数字化加工、管理信息系统开发、数据存储与备份等工作，确保系统建设质量和进度。3.系统测试与上线阶段对档案管理信息系统进行全面测试，确保系统功能正常、运行稳定。测试合格后，进行系统上线运行，实现档案管理工作的信息化转型。4.运行维护阶段建立档案信息化系统运行维护机制，定期对系统进行检查、维护和升级，及时处理系统运行