小学档案安全制度

小学档案安全制度一、总则1.目的为加强小学档案安全管理，确保档案的完整与安全，保障学校各项工作的正常开展，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校各部门、各年级在档案形成、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。3.基本原则档案安全管理遵循“预防为主、防治结合”的原则，采取科学有效的安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全。二、档案安全管理职责1.学校档案管理工作领导小组职责全面领导学校档案安全管理工作，制定档案安全管理目标和政策。定期召开档案安全工作会议，研究解决档案安全管理中的重大问题。监督检查档案安全管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行纠正和处理。2.档案管理部门职责负责制定和完善档案安全管理制度、操作规程，并组织实施。对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行安全监督，确保档案管理工作符合安全要求。组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高档案管理人员的安全意识和业务能力。定期对档案安全状况进行检查和评估，及时发现并排除安全隐患。负责档案安全事故的报告和处理，配合有关部门进行调查。3.档案管理人员职责严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责，确保档案管理工作安全有序。负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，保证档案质量，防止档案丢失、损坏。做好档案库房的安全管理工作，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等，确保档案存放环境安全。对档案利用情况进行登记和统计，严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。定期对所管理的档案进行清点和核对，发现问题及时报告并处理。4.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。配合档案管理部门做好档案安全管理工作，按照规定提供档案利用服务。对本部门形成的档案进行妥善保管，采取必要的安全防护措施，防止档案丢失、损坏。三、档案收集与整理安全1.收集安全各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。收集过程中，要注意保护文件材料的原始风貌，不得擅自涂改、损毁。对重要文件材料的收集，应进行专门登记，记录文件名称、来源、日期等信息。2.整理安全档案管理人员应按照档案整理的原则和方法，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。在整理过程中，要认真核对文件材料的内容和数量，确保整理准确无误。整理后的档案应符合规范化要求，便于保管和利用。四、档案保管安全1.库房建设与管理学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材和安全防护设备。库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案存放档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案等。对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。3.档案保管期限与鉴定严格按照国家有关规定确定档案的保管期限，定期对档案进行鉴定。档案鉴定工作应由学校档案管理工作领导小组组织，档案管理部门和相关业务部门人员参加。对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值后，应按照规定进行销毁。销毁档案应填写销毁清册，经批准后由专人负责监销。五、档案利用安全1.利用制度建立健全档案利用制度，明确档案查阅、借阅的范围、程序和要求。查阅、借阅档案应填写申请表，经档案管理部门负责人批准后方可进行。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。借阅档案应限期归还，不得转借他人。借阅期间应妥善保管档案，不得擅自涂改、损毁、丢失。2.利用登记对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息。档案利用登记应长期保存，以备查询。3.利用监督档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保利用行为符合规定。如发现利用过程中存在违规行为，应及时制止并报告档案管理部门负责人。六、档案信息化安全1.系统建设与维护建立档案信息化管理系统，确保系统安全稳定运行。系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，防止数据丢失和泄露。定期对系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，提高系统安全性。2.数据管理对电子档案数据进行分类存储，建立数据索引，便于查询和利用。定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放。严格控制电子档案数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作。3.网络安全加强档案信息化管理系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和病毒感染。对档案信息化管理系统的网络访问进行监控和审计，及时发现并处理异常情况。七、档案安全检查与隐患排查1.定期检查档案管理部门应定期对档案安全状况进行检查，每周至少进行一次库房巡查，每月进行一次全面检查。检查内容包括档案实体安全、库房环境安全、设备设施运行情况等。对检查中发现的问题，应及时记录并采取措施进行整改。2.专项检查根据档案安全管理工作的需要，适时开展专项检查，如防火、防盗、防潮等专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和要求。对专项检查中发现的问题，应进行深入分析，制定整改措施，确保档案安全。3.隐患排查与整改建立档案安全隐患排查治理机制，及时发现并消除安全隐患。对排查出的安全隐患，应进行评估，确定隐患等级，制定整改计划。整改计划应明确整改措施、责任人和整改期限，确保隐患得到及时有效的整改。八、档案安全事故应急处置1.应急处置预案制定档案安全事故应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置程序和保障措施等。应急处置预案应定期进行演练，确保在事故发生时能够迅速、有效地进行处置。2.事故报告发生档案安全事故后，档案管理人员应立即报告档案管理部门负责人，并采取必要的措施保护现场。档案管理部门负责人应及时报告学校档案管理工作领导小组，并按照规定向有关部门报告。3.事故处置档案安全事故应急处置领导小组应立即启动应急处置预案，组织相关人员进行事故处置。事故处置应遵循“先救人、后救物，先保护重要档案、后保护一般档案”的原则，最大限度地减少事故损失。事故处置结束后，应及时对事故原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施。九、档案安全宣传教育与培训1.宣传教育开展档案安全宣传教育活动，提高全校师生的档案安全意识。宣传教育内容包括档案法律法规、档案安全知识、档案利用规定等。宣传教育方式可采用宣传栏、校园网、专题讲座等多种形式。2.培训定期组织档案