档案史料征集制度

档案史料征集制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案史料的征集工作，丰富档案资源，充分发挥档案史料在公司/组织发展、文化传承等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及全体员工在档案史料征集活动中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：档案史料征集工作必须严格遵守国家有关法律法规以及档案管理的行业标准，确保征集活动合法合规。2.真实性原则：征集的档案史料应真实可靠，能够准确反映历史事实和公司/组织发展历程。3.全面性原则：力求涵盖公司/组织各个方面的档案史料，包括但不限于重要文件、会议记录、业务资料、文化活动记录、员工事迹等，保证档案史料的完整性。4.价值性原则：优先征集具有重要历史价值、文化价值、研究价值和现实意义的档案史料。二、征集范围（一）公司/组织发展历程相关1.公司/组织成立以来的各类文件、章程、协议、决议等。2.各个时期的工作计划、总结、报告、统计报表等。3.公司/组织发展过程中的重大事件、重要项目的相关资料，包括立项文件、实施方案、进展记录、成果报告等。（二）业务活动相关1.各类业务合同、订单、协议、往来信函等。2.业务流程文件、操作手册、技术资料、质量标准等。3.市场调研、客户资料、营销活动记录等。（三）文化活动相关1.公司/组织举办的各类文化活动的策划方案、活动记录、照片、视频、纪念品等。2.员工文化作品，如文学创作、艺术作品、摄影作品等。（四）员工相关1.员工个人的工作经历、荣誉证书、获奖作品、培训记录等。2.具有代表性的员工事迹材料、口述历史等。（五）其他具有保存价值的资料1.反映公司/组织历史风貌的照片、实物（如牌匾、徽章、办公用品等）。2.与公司/组织相关的外部媒体报道、行业动态资料等。三、征集渠道（一）内部征集1.向公司/组织内部各部门发布档案史料征集通知，鼓励员工主动提供个人保存或部门留存的相关资料。2.定期组织内部档案史料征集活动，如座谈会、资料捐赠仪式等，营造良好的征集氛围。（二）外部征集1.与公司/组织的离退休员工、离职员工保持联系，通过信函、电话、电子邮件等方式，向他们征集曾经在公司/组织工作期间的相关档案史料。2.向与公司/组织有业务往来的合作伙伴、客户、供应商等发出征集邀请，征集双方合作过程中产生的具有纪念意义的档案史料。3.关注社会档案史料市场，与相关的档案交易机构、收藏家等建立联系，适时收购具有本公司/组织历史价值的档案史料。4.主动与社会文化机构、历史研究单位、档案馆等进行沟通交流，获取可能与本公司/组织相关的档案史料线索，并开展征集工作。四、征集流程（一）征集信息发布1.根据征集工作需要，制定详细的征集信息发布方案，明确征集主题、范围、渠道、时间要求等内容。2.通过公司/组织内部网站、公告栏、工作群等多种渠道发布征集信息，确保全体员工知晓。同时，在外部相关渠道（如行业网站、社交媒体等）发布征集信息，扩大征集范围。（二）资料提交与接收1.设立专门的档案史料征集接收点，明确接收时间和联系方式。接收点可设在公司/组织的档案室或指定的部门。2.对于主动提交的档案史料，接收人员应热情接待提交者，认真填写《档案史料征集登记表》，详细记录资料的名称、来源、提交时间、提交人等信息，并向提交者出具收据。3.对通过信函、电子邮件等方式提交的档案史料，接收人员应及时回复确认收到，并告知提交者后续的处理流程。（三）初步审核1.档案管理人员收到提交的档案史料后，应及时进行初步审核。审核内容包括资料的完整性、真实性、关联性等。2.对于不符合要求的档案史料，应及时与提交者沟通，说明原因，并退还提交者或要求其补充完善相关资料。（四）整理与鉴定1.对初步审核合格的档案史料，按照档案管理的规范要求进行整理。整理内容包括分类、编号、编目、装订等。2.组织档案鉴定小组，对整理后的档案史料进行鉴定。鉴定小组应由档案管理专家、相关业务部门负责人等组成。根据档案史料的价值和保存期限，确定其保管期限和密级。（五）入库保存1.经鉴定合格的档案史料，按照档案库房的管理要求，及时入库保存。入库时应建立详细的档案台账，记录档案史料的入库时间、存放位置等信息。2.对珍贵的档案史料，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、恒温恒湿保存、定期检查等，确保档案史料的安全与完整。五、激励措施（一）荣誉表彰1.对积极参与档案史料征集工作并提供重要价值资料的个人或部门，给予公开表彰，颁发荣誉证书。2.在公司/组织内部宣传平台上宣传他们的事迹，树立榜样，鼓励更多员工参与档案史料征集工作。（二）物质奖励1.根据档案史料的价值和贡献程度，给予提供资料者一定的物质奖励。奖励形式可以包括奖金、礼品等。2.对于捐赠具有重大历史价值档案史料的个人或部门，可给予特别奖励，如提供一定的研究经费支持、优先参与公司/组织相关文化活动等。六、保密规定（一）档案史料征集过程中涉及的个人隐私信息、商业秘密等，必须严格保密。（二）参与征集工作的人员不得擅自泄露征集信息和档案史料内容，如有违反，将依法依规追究责任。（三）对档案史料的整理、鉴定、保存等环节，要采取必要的保密措施，防止档案史料信息的不当扩散。七、监督与检查（一）公司/组织设立档案史料征集工作监督小组，定期对征集工作进行监督检查。（二）监督检查内容包括征集流程的执行情况、档案史料的质量、激励措施的落实情况、保密规定