人大档案制度

人大档案制度一、总则（一）目的为了加强人大档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在人大工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合人大工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人大机关各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则人大档案工作实行集中统一管理，由人大机关综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映人大工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集和整理人大工作中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免重要档案的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密等档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善人大档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理人大机关各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的有序存放。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。4.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，为人大机关各部门及相关人员提供档案信息支持。6.组织开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为人大工作提供历史借鉴和决策依据。7.指导和监督人大机关各部门的档案工作，对各部门档案的收集、整理、保管等情况进行检查和指导，确保各部门档案工作符合要求。（二）各部门档案工作责任人1.各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，确保本部门档案工作的正常开展。2.按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案材料进行分类整理，定期移交综合档案室。3.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏或泄露。4.积极配合综合档案室开展档案管理工作，提供必要的档案信息和资料，协助做好档案查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.人大会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、决定、记录等。2.人大常委会文件材料，如常委会会议文件、主任会议文件、工作文件、法规草案等。3.人大代表议案、建议、批评和意见及办理情况的文件材料。4.人大机关各部门在履行职责过程中形成的文件材料，如工作计划、总结、调研报告、统计报表、业务文件等。5.人大组织开展的视察、调研、执法检查等活动形成的文件材料，包括活动方案、报告、记录等。6.人大机关的机构设置、人员编制、干部任免、表彰奖励等文件材料以及人事档案材料。7.人大机关的财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案材料。8.人大机关的声像档案，如照片、录音、录像等，记录人大重要活动、会议、领导视察等情况。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集责任人应定期对本部门的档案材料进行清理和核对，对重要文件材料要进行备份，防止档案丢失或损坏。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、内容完整，并与纸质文件同步归档。4.涉及多个部门共同形成的档案材料，由主办部门负责收集整理，并及时移交综合档案室。（三）整理方法1.分类人大档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：按照档案形成的年度进行划分。保管期限：分为永久、长期（保管期限为30年）、短期（保管期限为10年）三种。机构（问题）：根据人大机关的机构设置和工作职能，结合档案内容进行分类，如分为办公室、研究室、各专门委员会、常委会工作机构等类别，或按照问题分为会议类、立法类、监督类、代表工作类等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的查找和管理。编号格式可采用“年度保管期限流水号”，如“2023永久001”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、责任者等内容，确保目录信息准确、完整，便于查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，要求整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，破损的档案应进行修复。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息，档案盒排列应整齐有序，便于存放和查找。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗门窗、遮光窗帘等，确保档案保管环境适宜。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同年度、保管期限、机构（问题）的档案应分别存放，便于查找和管理。2.档案盒应按照顺序排列上架，架位应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速定位档案。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、字迹清晰度、纸张破损情况等，发现问题及时采取措施进行处理。2.对破损或褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。修复和复制档案应遵循相关技术标准和规范，保证修复和复制后的档案质量。3.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，对库房进行通风换气，控制库房湿度和温度，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。4.加强档案的安全保密工作，严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。5.定期对档案管理设备进行维护和更新，确保设备的正常运行，如空调、除湿机、消防器材等设备应定期检查和维护，发现问题及时维修或更换。五、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务大局原则档案利用要围绕人大工作大局，为人大履行职责、决策参考、历史研究等提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷、高效的服务。4.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.人大机关各部门在开展工作过程中，因查阅档案资料进行决策参考、工作指导、解决问题等需要，可按照规定查阅档案。2.人大代表因履行职责需要，可查阅与代表议案、建议、批评和意见相关的档案资料。3.其他单位或个人因工作需要，经人大机关批准，并按照规定办理查阅手续后，可查阅相关档案。4.涉及档案编研、历史研究等工作需要，可对档案进行查阅和利用。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅申请表提交综合档案室后，档案管理人员根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，予以办理查阅手续。3.查阅档案时，利用者应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案安全。4.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印或摘录的档案材料应与原件内容一致，不得擅自更改或删节。5.查阅档案后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（四）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、借阅档案内容等信息，并经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准。2.《档案借阅申请表》批准后，档案管理人员按照申请表内容办理借阅手续，向借阅者发放档案，并登记借阅档案的编号、题名、数量、借阅时间等信息。3.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。如需延长借阅期限，应提前向综合档案室办理续借手续。4.借阅期满后，借阅者应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则综合档案室应定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定，确保档案的价值得到准确评估。2.依法鉴定原则档案鉴定工作应严格依据国家法律法规和相关标准进行，确保鉴定结果的合法性和公正性。3.全面审查原则对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关部门代表组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，判断档案是否具有保存价值。2.参考档案保管期限表依据国家档案局制定的档案保管期限表，结合人大工作实际，对档案的保管期限进行初步判断。对于保管期限已满的档案，重点审查其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清单》经人大机关负责人批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清单》上签字确认。销毁后的《档案销毁清单》应留存备查，保存期限与档案保管期限相同。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的人大档案数字化管理系统，实现档案信息的全面数字化存储、管理和共享利用。2.提高档案管理工作效率，减少人工操作，降低档案管理成本。3.提升档案服务水平，为人大机关各部门及相关人员提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，一般不低于200dpi，确保扫描后的图像清晰可读。扫描过程中应注意保持档案的完整性和准确性，避免漏扫、错扫等情况。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、调整亮度对比度等处理，确保图像质量符合要求。同时，对图像进行命名和分类，建立与纸质档案编号相对应的电子档案编号体系。3.数据录入将档案的题名、日期、保管期限、责任者等目录信息录入档案数字化管理系统，建立档案数据库。录入过程中应确保数据准确无误，与纸质档案目录一致。4.挂接存储将处理好的图像文件与录入的目录信息进行挂接，存储在档案数字化管理系统中。存储设备应采用安全可靠的存储介质，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）系统功能1.档案管理功能实现档案目录的录入、修改、删除，档案图像的上传、下载及管理，档案存储位置的标识等功能，方便档案管理人员对档案信息进行全面管理。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、保管期限类别等进行检索，能够快速准确地查询到所需档案信息。同时，支持模糊查询和组合查询，提高检索效率。3.借阅利用功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，利用者可通过系统提交借阅申请，管理人员在线审