县级档案馆制度

县级档案馆制度一、总则（一）目的为了加强县级档案馆的管理，有效保护和利用档案资源，充分发挥档案馆在服务社会、传承历史文化等方面的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本县档案馆及其工作人员，以及利用档案馆档案资源的单位和个人。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、编目、存储等管理，确保档案管理的规范化、标准化、现代化。3.安全保密原则：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。4.服务利用原则：以服务社会为宗旨，积极开发档案信息资源,为社会各界提供优质、高效的档案利用服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.本县行政机关、企事业单位、社会团体等形成的具有保存价值的各类档案：包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。2.重大活动、重点项目形成的档案：如本县重要会议、重大建设项目、重大文化活动、突发事件处理等过程中产生的档案。3.反映本县历史文化、社会发展、风土人情等方面的特色档案：如地方文献、族谱、名人档案、民俗档案等。4.与本县有关的上级机关、外地单位发来的需要归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各立档单位应按照国家规定的归档范围和要求，定期向档案馆移交档案：移交时间一般为次年上半年，具体时间由档案馆另行通知。2.移交的档案应齐全完整、真实准确、整理规范：符合档案整理的相关标准和要求，确保档案的系统性和连贯性。3.各立档单位在向档案馆移交档案时，应同时提交档案移交清单：清单内容包括档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并由双方签字确认。（三）收集程序1.档案馆提前向各立档单位发出档案移交通知：明确移交的范围、时间、要求等事项。2.各立档单位按照通知要求，对本单位的档案进行整理和自查：确保档案符合移交条件。3.立档单位将整理好的档案及移交清单送至档案馆：档案馆对移交的档案进行验收，对不符合要求的档案，退回立档单位重新整理。4.验收合格后，双方办理档案交接手续：由档案馆出具档案接收证明。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案：按照年度机构（问题）保管期限进行分类。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类，如工业企业的产品档案可按产品型号分类，科研项目档案可按项目阶段分类。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，同时结合年度和保管期限。4.人事档案：依据档案内容的性质和特点，分为履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等类别进行整理。（三）整理方法1.文书档案：对收集到的文件材料进行装订、编页、分类、排列、编号、编目等操作，形成规范的案卷或件盒。2.科技档案：对各类科技文件进行系统整理，包括图纸折叠、编号、编目等，建立科学的档案体系。3.会计档案：对会计凭证进行装订成册，对会计账簿进行整理归档，对财务报告进行分类编目。4.人事档案：按照规定的类别和顺序，对人事档案材料进行分类整理、排序、编目等，确保档案的完整性和准确性。（四）整理要求1.整理人员应熟悉档案整理的业务知识和操作技能：严格按照整理标准和规范进行操作。2.整理过程中要认真核对档案材料的内容和数量：确保档案的准确性和完整性。3.整理后的档案应编制清晰、准确的检索工具：如案卷目录、文件目录、电子索引等，便于查找和利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房：库房应具备防火、防潮、防虫（鼠）、防盗、防光、防尘、防污染等功能。2.库房应保持适宜的温度和湿度：温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫（鼠）设备等：并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具：如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案的安全存放。2.档案装具应排列整齐有序：便于档案的存放和查找，同时应标注清晰的标识，注明档案的类别、年度、保管期限等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放：不同类别、年度、保管期限的档案应分开存放，便于管理和利用。2.对珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施：如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。3.档案存放应遵循便于查找和利用的原则：合理安排档案的存放位置，提高档案管理工作效率。（四）保管检查1.档案馆应定期对档案保管情况进行检查：检查内容包括档案的实体状况、装具情况、库房环境等。2.每月至少进行一次库房巡查：及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。3.每年应对档案进行全面清查：核对档案的数量、质量、保管期限等信息，确保档案的准确完整。（五）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等有问题的档案应及时进行修复：修复工作应遵循档案修复的原则和方法，确保档案的原貌和信息安全。2.采取有效的档案保护技术措施：如对重要档案进行数字化备份、对档案进行防虫（鼠）处理等，延长档案的使用寿命。3.建立档案修复与保护记录：详细记录档案修复的时间、内容、方法等信息，便于跟踪和管理。五、档案利用制度（一）利用范围1.为党政机关、企事业单位、社会团体等提供档案查阅服务：满足其工作决策、行政管理、业务开展等方面的档案信息需求。2.为社会公众提供档案查阅服务：如个人查询本人或亲属的档案、学者查阅历史档案进行研究等。3.根据法律法规规定，为司法机关、纪检监察机关等提供档案证据材料：协助其办理案件。（二）利用方式1.现场查阅：利用者可到档案馆查阅室，按照规定办理查阅手续后，在工作人员的指导下查阅档案。2.档案复印：根据利用者的需求，为其提供档案复印件服务，但涉及国家机密、个人隐私等不宜公开的档案内容，不予复印。3.档案摘录：利用者可对档案内容进行摘录，但摘录内容应经档案馆工作人员审核确认。4.档案咨询：为利用者提供档案咨询服务，解答其关于档案内容、查阅方法、利用规定等方面的问题。（三）利用手续1.单位利用档案：应出具单位介绍信，注明利用目的、查阅范围等内容，并加盖单位公章。利用者应填写档案查阅登记表，注明姓名、单位、联系方式等信息。2.个人利用档案：应持本人有效身份证件，填写档案查阅登记表。查阅本人或亲属档案的，还应提供相关证明材料。3.司法机关、纪检监察机关等利用档案：应出具相关的协助调查通知书等法律文书，并按照规定办理查阅手续。（四）利用审批1.对涉及重要档案、机密档案等的利用申请：应进行严格的审批，由档案馆负责人审核签字后，方可提供利用。2.对可能影响档案安全和正常管理秩序的利用申请：应进行评估，必要时采取限制利用措施。（五）利用监督1.档案馆工作人员应在利用现场进行监督：确保利用者遵守档案利用规定，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.对利用过程中发现的问题：应及时制止并采取相应措施，如发现利用者有违规行为，应终止其利用，并依法依规进行处理。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定：结合本县档案管理的实际情况，确定档案的保管期限。2.考虑档案的历史价值、现实利用价值、科学研究价值等因素：对档案进行综合评估，确定其是否具有保存价值。（三）鉴定程序1.定期开展档案鉴定工作：一般每5年进行一次全面鉴定，对到期档案进行鉴定。2.档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷（件）审查：根据鉴定标准，提出鉴定意见，确定档案的存毁或继续保管期限。3.对鉴定结果进行公示：公示期为[X]个工作日,广泛征求意见。4.公示无异议后，编制档案鉴定报告：报告内容包括鉴定的范围、方法、结果等信息，并由鉴定小组组长签字确认。5.根据鉴定报告，对已失去保存价值的档案进行销毁：销毁工作应严格按照档案销毁制度进行，确保档案信息的安全。（四）鉴定记录建立档案鉴定工作记录，详细记录鉴定的时间、档案名称、数量、鉴定意见、处理结果等信息，作为档案管理工作的重要资料保存。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出情况：包括档案的数量、来源、去向等信息。2.档案的整理、保管情况：如整理的档案数量、保管的档案数量及库房面积等。3.档案的利用情况：如利用人次、利用档案数量、利用方式等。4.档案鉴定、销毁情况：鉴定档案的数量、销毁档案的数量及原因等。（二）统计方法1.建立档案统计台账：对档案管理过程中的各项数据进行详细记录，做到及时、准确、完整。2.定期进行统计分析：每月、每季度、每年对档案统计数据进行汇总分析，掌握档案管理工作的动态和趋势。3.运用信息化手段进行统计：利用档案管理软件等工具，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.按照国家和本县档案管理部门的要求：定期编制档案统计报表，如档案基本情况统计表、档案利用情况统计表等。2.统计报表应数据准确、内容完整、报送及时：并加盖档案馆公章后上报。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划：明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，确保档案信息化建设与档案馆整体发展相适应。2.根据档案信息化建设规划：逐步推进档案管理系统的建设和升级，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。（二）档案数字化1.对馆藏重要档案进行数字化扫描：扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保数字化档案的清晰可读。2.建立数字化档案数据库：对数字化档案进行分类存储、编目索引，方便查询和利用。3.对数字化档案进行备份：备份方式可采用磁带备份联网存储等多种形式，确保数字化档案的安全。（三）档案管理系统应用1.使用符合档案管理要求的档案管理系统：实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等业务流程的信息化管理。2.加强档案管理系统的安全防护：设置用户权限管理，防止数据泄露和非法访问。3.定期对档案管理系统进行维护和升级：确保系统的稳定运行和功能完善。（四）电子档案管理1.按照国家有关电子档案管理的规定：对电子档案进行规范管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。2.建立电子档案的元数据管理机制：详细记录电子档案的形成背景、来源、处理过程等信息。3.对电子档案的存储、传输：利用等环节进行严格监控，防止电子档案信息丢失或损坏。九、档案工作人员岗位职责（一）馆长岗位职责1.全面负责档案馆的管理工作：制定工作计划和规章制度，组织实施档案管理各项工作任务。2.组织档案的收集、整理、保管、利用等业务工作：确保档案管理工作的规范化、标准化、科学化。3.负责档案馆的人员管理、财务管理、设备管理等工作：合理配置资源，保障档案馆工作的正常运转。4.加强与上级档案部门、本县各单位的沟通协调：争取支持，推动档案事业发展。5.组织开展档案业务培训和学术研究活动：提高档案工作人员的业务素质和专业水平。（二）档案业务人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、鉴定、统计等具体业务工作：按照档案管理的标准和规范，认真做好各项业务操作。2.对档案进行分类、编目、装订等整理工作：确保档案的系统性和完整性。3.参与档案的数字化工作：包括档案扫描、图像处理、数据录入等。4.负责档案利用服务工作：接待利用者，办理查阅手续，提供档案查阅、复印、摘录等服务。5.协助做好档案库房管理工作：定期检查档案保管情况，维护库房环境。（三）档案保管人员岗位职责1.负责档案库房的日常管理工作：包括档案的存放、排列、上架等，确保档案存放有序。2.做好库房的安全保卫工作：检查库房的防火