工程管理档案制度

工程管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司工程管理档案工作，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理及决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目规划、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节的文件材料，确保档案内容全面、完整。3.系统性原则：对工程档案进行科学分类、整理，保持其内在联系和系统性。4.及时性原则：工程文件材料应随工程进度同步形成，及时整理归档。5.保密性原则：对涉及公司机密的工程档案，严格按照保密规定进行管理。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程管理档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各工程项目部门的档案收集、整理、归档工作。3.负责集中统一管理公司工程管理档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.组织档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查、盘点。（二）工程项目部门职责1.负责本部门工程项目文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.在工程建设过程中，配合档案管理部门做好档案的检查、指导工作，对发现的问题及时整改。（三）相关人员职责1.工程项目负责人：对本项目档案工作负总责，确保项目档案工作与工程建设同步进行。2.工程技术人员：负责收集、整理各自工作中形成的技术文件材料，并按要求移交。3.资料员：具体承担工程项目文件材料的日常收集、整理、保管和移交工作，确保档案整理规范、有序。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.工程设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.工程施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度报表等。4.工程监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等。6.其他与工程建设有关的文件：如招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各部门和人员应按照档案收集范围，及时收集各自工作中形成的文件材料，确保文件材料齐全、完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，保证文件的真实性和准确性。3.工程建设过程中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储。四、档案整理（一）分类标准工程管理档案按照工程项目阶段、文件性质和载体形式进行分类。1.工程项目阶段分类：分为项目前期、设计、施工、竣工验收等阶段。2.文件性质分类：分为管理文件、技术文件、经济文件等。3.载体形式分类：分为纸质文件、电子文件、声像文件等。（二）整理方法1.纸质文件整理按照分类标准，对纸质文件进行分类、排序。对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、责任者等信息。按照卷内文件排列顺序，依次编写页码。将文件材料装订成册，编制卷内目录和备考表，填写卷盒封面和脊背信息，形成案卷。2.电子文件整理按照分类标准，建立电子文件文件夹结构，对电子文件进行分类存储。对电子文件进行命名，文件名应反映文件内容和日期等关键信息。建立电子文件索引目录，记录文件的存储位置、题名、日期、责任者等信息，便于查找和利用。3.声像文件整理对照片、录像等声像文件进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息。将声像文件存储在磁性载体或光盘等存储介质上，并建立相应的索引目录。（三）组卷要求1.案卷应保持文件之间的有机联系，按照工程建设程序、阶段或专业等进行组卷。2.卷内文件应按照批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的顺序排列。3.不同载体的文件应分别组卷，如纸质文件与电子文件、声像文件分别组卷。4.案卷厚度一般不宜超过20mm，特殊情况除外。五、档案归档（一）归档时间1.工程项目部门应在每个阶段结束后[X]个工作日内，将该阶段形成的文件材料整理归档，并向档案管理部门移交。2.工程竣工验收后[X]个工作日内，工程项目部门应将全部工程档案整理归档，并移交档案管理部门。（二）归档程序1.工程项目部门整理好的档案，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，如有不符合要求的，应及时退回工程项目部门进行整改。3.档案管理部门接收档案后，应将档案存入专门的档案库房，并按照档案分类编号顺序上架排列。六、档案保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存储。2.库房温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限工程管理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如项目立项批复、工程竣工验收报告、工程竣工图等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限为[X]年。（三）档案清查1.定期清查：档案管理部门应每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.不定期清查：根据工作需要，对特定项目或类别的档案进行不定期清查，确保档案的准确性和完整性。3.清查结果应形成清查报告，对发现的问题提出整改措施，并报公司领导审批。七、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅工程管理档案。涉及公司机密的档案，应按照公司保密规定办理审批手续。（二）利用程序1.查阅程序查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供的信息，查找相应档案，供查阅人在指定地点查阅。查阅人不得擅自将档案带出档案库房。查阅人查阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅程序借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅时间等信息。申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅人或借阅人的姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称等信息。登记册应妥善保管，以备查询。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从档案内容的真实性、完整性、准确性以及与公司业务的相关性等方面进行综合评估。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.鉴定报告经公司领导审批后，档案管理部门编制档案销毁清单，一式两