档案制度改革

档案制度改革总则改革背景随着信息技术的飞速发展和公司业务的不断拓展，现有的档案制度已难以满足公司日益增长的档案管理需求。为了提高档案管理的效率和质量，确保档案的完整性、准确性和安全性，适应公司发展战略的要求，特制定本档案制度改革方案。改革目标1.建立科学、规范、高效的档案管理体系，实现档案管理的信息化、标准化和规范化。2.提高档案管理的效率和质量，缩短档案查询和利用时间，为公司各项工作提供有力的支持。3.确保档案的完整性、准确性和安全性，防止档案丢失、损坏和泄露。4.加强档案资源的开发和利用，为公司的决策提供依据，促进公司的发展。适用范围本方案适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。档案管理机构及职责档案管理委员会1.成立档案管理委员会，由公司总经理担任主任，各部门负责人为成员。2.档案管理委员会负责审议档案管理制度、发展规划和年度工作计划，监督档案管理工作的执行情况，协调解决档案管理工作中的重大问题。档案管理部门1.设立独立的档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。2.档案管理部门的职责包括：制定档案管理制度和工作流程，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，指导和维护档案管理系统的正常运行，开展档案信息化建设，对各部门的档案管理工作进行指导和监督等。各部门档案管理员1.各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和保管工作。2.各部门档案管理员应接受档案管理部门的业务指导和监督，定期向档案管理部门报送档案管理工作情况。档案分类与编号档案分类1.根据公司业务特点和档案管理的需要，将档案分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、信息技术类、项目管理类、客户关系管理类等七大类。2.每大类档案可根据实际情况进一步细分若干小类。档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方式。2.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司的档案全宗。3.目录号：根据档案分类，为每大类档案编制目录号。4.案卷号：对每卷档案进行编号。5.件号：对卷内每份文件进行编号。档案收集与整理档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。档案整理1.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理包括对文件材料的装订、编目、装盒等工作。档案归档与保管档案归档1.档案管理部门应定期对整理好的档案进行归档，将档案移交至档案库房进行保管。2.归档时应填写档案归档登记表，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。档案保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和利用。3.档案管理部门应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。档案利用与借阅档案利用1.公司员工因工作需要可查阅利用档案，档案管理部门应提供必要的帮助和支持。2.查阅利用档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.档案管理部门应根据查阅利用的目的和范围，合理提供档案，并对查阅利用情况进行记录。档案借阅1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案时，应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。档案鉴定与销毁档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定保管期限。档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写档案销毁申请表，经档案管理委员会批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，并对销毁情况进行记录。档案信息化建设信息化目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询利用。2.提高档案管理的效率和质量，降低档案管理成本。信息化建设内容1.档案管理信息系统的选型与建设，包括档案录入、存储、检索、利用等功能模块。2.档案数字化加工，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。3.网络基础设施建设，确保档案管理信息系统的稳定运行。信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护。2.采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。监督与考核监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，确保档案管理制度的执行情况。考核评价1.建立档案管