支队档案管理制度

支队档案管理制度一、总则（一）目的为加强支队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在支队各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于支队机关及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。支队档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映支队各项工作的历史过程和实际情况。3.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.高效利用原则。充分开发利用档案资源，为支队工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门支队设立专门的档案管理部门，负责支队档案的集中统一管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作规范化、标准化。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息开发利用工作，为支队各项工作提供服务。5.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.支队在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关下发的与支队工作相关的文件、指示、规定等。3.支队对外签订的合同、协议、章程等文件。4.支队工作人员在工作中形成的个人业务档案。5.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.收集的档案材料应真实、准确、清晰，符合档案整理的要求。3.对重要的档案材料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录。3.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的档案材料整理归档，移交档案管理部门。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案材料进行初步审核，确保档案材料的质量。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份由档案管理部门留存。3.档案管理部门对移交的档案材料进行审核，无误后办理接收手续。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准按照国家有关规定执行。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。五、档案的利用与借阅（一）利用范围支队工作人员因工作需要可查阅、借阅档案。（二）利用程序1.填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息。2.经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为利用者提供相应的档案服务。（三）借阅规定1.借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅时间、期限、归还时间等信息。2.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。4.借阅期满后，借阅者应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如有问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对鉴定后确定销毁的档案，应填写档案销毁清单，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由监销部门留存。2.档案销毁清单应注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.监销人员应在档案销毁清单上签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.支队各部门应及时将电子文件收集齐全，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子档案应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案的存储与保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.对电子档案存储系统进行定期维护和检查，确保系统正常运行。（三）电子档案的利用与借阅1.支队工作人员可通过电子档案管理系统查阅、借阅电子档案。2.利用电子档案时，应遵守相关规定，确保电子档案的安全和保密。（四）电子档案的鉴定与销毁1.按照纸质档案鉴定与销毁的要求，对电子档案进行鉴定。2.对鉴定后确定销毁的电子档案，应采用数据擦除等技术手段进行彻底销毁。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查部门支队设立档案管理监督检查小组，负责对支队档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查。每年组织一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查。根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行抽查。（四）