生产记录档案制度

生产记录档案制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理，规范生产记录档案工作，确保生产过程可追溯，保障产品质量，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产部门及相关涉及生产记录的岗位。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产过程中的各项活动、数据及结果，不得虚假记录。2.完整性原则：涵盖生产全过程的各个环节，包括原材料采购、生产加工、质量检验、设备运行等，确保记录无遗漏。3.及时性原则：生产记录应在相关活动发生后及时填写，不得拖延，以保证记录的准确性和时效性。4.规范性原则：记录格式、填写方法、存储方式等应符合本制度及相关标准要求，保持统一规范。二、生产记录档案的内容与要求（一）原材料记录1.采购记录详细记录原材料供应商信息，包括名称、地址、联系方式等。记录每次采购的原材料品种、规格、数量、采购日期、采购价格等。附上原材料采购订单、发票等相关凭证复印件。2.检验记录对采购的原材料进行检验，记录检验日期、检验项目（如外观、尺寸、性能指标等）、检验方法、检验结果。检验人员签字确认，如有不合格情况，应详细记录不合格项目及处理措施。（二）生产过程记录1.生产计划记录记录生产任务下达的时间、产品名称、规格型号、生产数量、交货日期等。如有生产调整，应记录调整的原因、时间及调整后的生产安排。2.设备运行记录每台生产设备应建立独立的运行记录档案，记录设备启动时间、停止时间、运行参数（如温度、压力、速度等）。记录设备的维护保养情况，包括维护日期、维护内容、维修记录（如有维修）等。设备操作人员签字确认设备运行状态记录。3.生产操作记录按照生产工艺流程，详细记录每个工序的操作时间、操作人员、操作步骤、工艺参数执行情况。对于关键工序，应记录特殊操作要求及执行情况，如工艺变更时的操作调整等。记录生产过程中的异常情况及处理措施，包括异常发生时间、现象、处理过程及结果。（三）质量检验记录1.首件检验记录在每批产品生产开始时，进行首件检验，记录首件产品的检验日期、产品编号、检验项目、检验结果。首件检验合格后方可进行批量生产，首件检验不合格时，应记录整改措施及再次检验结果。2.巡检记录生产过程中，质量检验人员应定期进行巡检，记录巡检时间、巡检部位、发现的质量问题及处理情况。对频繁出现质量问题的环节，应增加巡检频次，并详细记录相关情况。3.成品检验记录每批产品生产完成后，进行成品检验，记录检验日期、产品批量、检验项目、抽样数量、检验结果。成品检验合格出具检验报告，不合格产品应记录不合格原因及处理方式，如返工、报废等。（四）人员培训记录1.培训计划记录制定年度、季度人员培训计划，记录培训计划的名称、培训目标、培训对象、培训内容、培训时间安排等。2.培训实施记录每次培训应记录培训日期、培训地点、培训讲师、参加培训人员名单。详细记录培训过程，包括培训方式（如课堂讲授、实操演示等）、培训内容摘要、培训效果评估等。培训结束后，参加培训人员签字确认培训情况。（五）环境与安全记录1.生产环境记录记录生产车间的温度、湿度、清洁状况等环境参数，每天定时记录。记录生产过程中产生的废弃物处理情况，包括废弃物种类、数量、处理方式及处理时间。2.安全检查记录定期进行安全检查，记录检查日期、检查人员、检查部位、发现的安全隐患及整改措施。对安全事故进行详细记录，包括事故发生时间、地点、经过、原因分析、处理结果等。三、生产记录档案的填写规范（一）记录表格设计1.根据生产记录的内容和要求，设计统一规范的记录表格。表格应包含必要的信息栏，如日期、项目、内容描述、操作人员签字等。2.记录表格应简洁明了，易于填写和理解，避免出现模糊不清或歧义的表述。（二）填写要求1.记录应使用蓝黑墨水或中性笔填写，不得使用铅笔或易褪色的笔。2.填写内容应字迹清晰、工整，不得潦草、涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签字确认，并注明涂改原因。3.对于必填项，应如实填写，不得空白。如无相关信息，应注明“无”或“未发生”。4.记录中的数据应准确无误，计量单位应符合国家法定标准。四~五、生产记录档案的收集、整理、归档与保管（一）收集1.各岗位操作人员应在每天工作结束后，及时将当天的生产记录整理好，交至本部门的记录收集人员。2.记录收集人员应定期对本部门的生产记录进行检查，确保记录完整、准确，如有缺失或不符合要求的，应及时通知相关人员补充或更正。（二）整理1.收集到的生产记录应按照类别进行初步整理，如原材料记录、生产过程记录、质量检验记录等。2.对每份记录进行核对，检查填写内容是否完整、准确，签字盖章是否齐全。3.去除重复、无效的记录，对记录进行编号，以便于后续的归档和查询。（三）归档1.整理后的生产记录应及时归档，按照档案管理的要求，建立相应的档案目录和索引。2.档案应分类存放，如纸质档案存放在专门的档案柜中，电子档案存储在服务器的指定文件夹内，并进行备份。3.对于重要的生产记录档案，应建立副本，分别存放在不同的地点，以防丢失或损坏。（四）保管1.设立专门的档案保管场所（如档案室），保持档案存放环境的干燥、通风、防虫、防火、防盗。2.制定档案保管期限，根据相关法律法规和行业标准，确定不同类型生产记录档案的保管年限。一般情况下，原材料记录、生产过程记录等保管期限为[X]年，质量检验记录、人员培训记录等保管期限为[X]年，环境与安全记录等保管期限为[X]年。3.定期对档案进行清查和盘点，检查档案的完整性和保管状况，如有问题及时处理。4.档案保管人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、销毁档案。如需查阅档案，应按照规定的审批程序进行。六、生产记录档案的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产记录档案的，应填写《生产记录档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，方可到档案保管部门查阅档案。3.一般员工查阅与本人工作相关的生产记录档案，部门主管查阅本部门的生产记录档案，涉及跨部门或重要事项的查阅需经公司分管领导批准。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案保管人员指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案室。2.查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。如需摘录或复印档案内容，应经档案保管人员同意，并登记摘录或复印的内容、用途等。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案保管人员，并在《生产记录档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）使用限制1.生产记录档案仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得向任何第三方提供或泄露档案内容。2.档案内容的使用应符合公司的利益和相关法律法规要求，不得用于非法或不当目的。七、生产记录档案的销毁（一）销毁条件1.生产记录档案达到保管期限，且经公司档案管理部门审核确认无继续保存价值的，可进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续保存的，经相关部门核实后，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案保管部门提出档案销毁申请，填写《生产记录档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.申请表经公司档案管理负责人、财务负责人、法务负责人等相关部门审核签字后，报公司分管领导批准。3.批准后的销毁申请交至档案保管部门，由档案保管人员会同相关人员（如审计人员、法务人员等）对拟销毁档案进行清点、核对。4.确认无误后，在指定的地点对档案进行销毁，销毁过程应进行记录