档案奖惩制度

档案奖惩制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本奖惩制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在档案管理工作中的行为规范与奖惩。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：对员工在档案管理工作中的表现进行客观评价，奖惩分明，确保公平公正。3.激励与约束并重原则：通过奖励激励员工积极参与档案管理工作，同时对违规行为进行约束，促进档案管理水平提升。二、档案管理职责与要求（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的有序存放和安全保管。3.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作，定期开展档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的档案进行清理。5.为公司各项工作提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的合理利用。（二）各部门档案管理职责1.设立档案管理岗位，明确专人负责本部门档案的日常收集、整理、保管工作，确保档案资料的及时、准确归档。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，办理交接手续。3.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保本部门档案的安全与完整。（三）员工档案管理职责1.员工应妥善保管个人在工作中形成的各类文件资料，按照公司规定及时整理并移交至所在部门档案管理人员。2.在档案管理工作中积极配合档案管理部门和所在部门的工作安排，提供真实、准确的档案信息。3.不得私自留存、隐匿、泄露公司机密档案，不得利用档案谋取私利。三、奖励制度（一）档案管理工作创新奖1.奖励对象：在档案管理工作中提出创新性建议或方法，经实践验证有效，对提高公司档案管理效率、质量或降低成本有显著贡献的员工或团队。2.奖励标准：建议或方法具有重大创新性，为公司档案管理带来突破性改进，给予一次性奖励[X]元，并在公司内部进行表彰。建议或方法具有较大创新性，对公司档案管理有明显提升作用，给予一次性奖励[X]元，并在公司内部进行通报表扬。建议或方法具有一定创新性，对公司档案管理有一定帮助，给予一次性奖励[X]元。3.申报与评审程序：员工或团队填写《档案管理工作创新奖申报表》，详细说明创新内容、实施过程及取得的效果。所在部门对申报材料进行初审，签署意见后报档案管理部门。档案管理部门组织相关专家进行评审，确定奖励等级，并将评审结果报公司领导审批。（二）档案收集整理优秀奖1.奖励对象：在档案收集整理工作中表现突出，及时、准确、完整地完成档案收集整理任务，且档案质量高的员工或团队。2.奖励标准：连续[X]年在档案收集整理工作中无任何差错，且整理的档案符合公司档案管理标准，给予一次性奖励[X]元，并颁发“档案收集整理优秀奖”荣誉证书。在档案收集整理工作中表现优秀，为公司档案管理做出重要贡献，给予一次性奖励[X]元，并在公司内部进行表扬。3.评选方式：档案管理部门定期对各部门档案收集整理情况进行检查和评估，依据检查结果进行评选。评选结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日，无异议后确定获奖名单。（三）档案利用突出贡献奖1.奖励对象：通过积极提供档案信息，为公司解决重大问题、推动业务发展、挽回经济损失等方面做出突出贡献的员工。2.奖励标准：提供的档案信息对公司决策起到关键支持作用，为公司带来显著经济效益或社会效益，给予一次性奖励[X]元，并在公司内部进行隆重表彰。利用档案成功解决公司重要业务问题，避免重大风险或损失，给予一次性奖励[X]元，并在公司内部进行通报表扬。3.申报与认定程序：员工填写《档案利用突出贡献奖申报表》，详细说明档案利用情况、解决的问题及取得的成效。所在部门核实申报情况，出具证明材料后报档案管理部门。档案管理部门会同相关业务部门进行认定，提出奖励建议，报公司领导审批。（四）档案安全保障奖1.奖励对象：在档案安全管理工作中严格履行职责，确保档案安全无事故的员工或团队。2.奖励标准：连续[X]年未发生任何档案安全事故，给予一次性奖励[X]元，并颁发“档案安全保障奖”荣誉证书。在档案安全管理方面采取有效措施，及时发现并排除安全隐患，为档案安全做出积极贡献，给予一次性奖励[X]元。3.评选依据：档案管理部门定期对档案安全情况进行检查，包括档案存储环境、安全设施设备运行等方面。结合日常安全管理记录和相关部门反馈，综合评定是否符合奖励条件。四、惩罚制度（一）档案管理违规行为界定1.未按规定及时收集、整理、归档档案，导致档案资料丢失、损坏或延误归档的。2.擅自销毁、涂改、伪造档案，或者故意隐匿、篡改档案内容的。3.违反档案查阅、借阅规定，私自将档案带出公司、转借他人或泄露档案机密信息的。4.因保管不善，造成档案存储环境不符合要求，导致档案受损的。5.在档案管理工作中玩忽职守、敷衍塞责，影响档案管理工作正常开展的。（二）惩罚措施1.警告：对初次发生档案管理违规行为，情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其限期整改。2.罚款：根据违规行为造成的影响和损失程度，对违规员工处以[X]元至[X]元的罚款。3.降职或降薪：对于违规行为较为严重，给公司档案管理工作造成较大损失或不良影响的员工，给予降职或降薪处分。4.辞退：对违规行为恶劣，严重违反公司档案管理制度，给公司带来重大损失的员工，予以辞退处理。（三）惩罚执行程序1.档案管理部门发现员工存在档案管理违规行为后，应及时进行调查核实，收集相关证据。2.向违规员工发出《档案管理违规行为告知书》，告知其违规事实、拟采取的惩罚措施及申诉权利。3.违规员工如有异议，可在接到告知书后的[X]个工作日内，向档案管理部门提出书面申诉。档案管理部门应在接到申诉后的[X]个工作日内进行复查，并将复查结果反馈给申诉员工。4.如申诉无效，档案管理部门将惩罚决定报公司领导审批后执行。惩罚决定应在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。五、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由档案管理部门负责人、各部门档案管理工作联系人等组成，负责对公司档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、方法和频率，确保监督检查工作的全面性和有效性。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节的操作是否符合规定。2.档案的完整性、准确性和系统性，检查档案资料是否齐全、内容是否真实准确、分类是否合理规范。3.档案安全管理情况，包括档案存储环境、安全设施设备、保密措施等是否符合要求。4.各部门档案管理工作的开展情况，是否按照公司要求落实档案管理职责。（三）检查结果处理1.监督小组对检查中发现的问题应及时记录，并向相关部门和人员发出《档案管理问题整改通知书》，明确整改要求和期限。2.被检查部门和人员应按照整改通知书的要求，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告档案管理部门。