招标档案室制度

招标档案室制度一、总则（一）目的为加强招标档案管理，规范招标档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保招标档案的完整、准确、系统和安全，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招标项目档案的管理，包括但不限于招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等相关文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则招标档案由公司指定的档案室进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则招标档案应如实反映招标活动的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则加强招标档案的安全保密措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善招标档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司的招标档案，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.建立招标档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.定期对招标档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的可读性。7.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）项目负责人职责1.负责本项目招标档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定及时移交档案室。2.确保本项目招标档案的真实、准确、完整，对档案的质量负责。3.在项目招标过程中，指导和督促相关人员做好档案资料的收集和整理工作。4.配合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合档案室做好招标档案的管理工作，及时将本部门在招标活动中形成的文件资料移交档案室。2.在办理涉及招标档案的事项时，应按照规定程序进行，不得擅自查阅、复制、销毁档案。三、档案收集（一）收集范围1.招标活动前期文件，包括招标计划、项目审批文件、资金来源证明等。2.招标公告、招标文件（含澄清文件、修改文件等）。3.投标文件（含资格预审申请文件、投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等）。4.开标记录、评标报告、中标候选人公示、中标通知书。5.合同文件（含采购合同、建设工程合同等）。6.与招标活动相关的其他文件资料，如质疑函、投诉处理决定书等。（二）收集要求1.项目负责人应在招标活动结束后[X]个工作日内，将本项目的招标档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，纸质文件应使用A4规格纸张，电子文件应格式规范、存储完整。3.对于同一项目的不同版本文件，应一并收集，并注明版本号和形成时间。四、档案整理（一）分类标准招标档案按照项目类别、时间顺序进行分类，具体分类如下：1.工程建设项目招标档案前期文件招标公告招标文件投标文件开标记录评标报告中标通知书合同文件其他文件2.货物采购项目招标档案前期文件招标公告招标文件投标文件开标记录评标报告中标通知书合同文件其他文件3.服务采购项目招标档案前期文件招标公告招标文件投标文件开标记录体评标报告中标通知书合同文件其他文件（二）编号规则招标档案编号采用“项目编号+档案类别+流水号”的方式，具体如下：1.项目编号：按照公司项目管理编号规则编制。2.档案类别：用两位数字表示，如“01”表示前期文件，“02”表示招标公告，“03”表示招标文件等。3.流水号：按照档案形成时间顺序依次编制，从“001”开始。例如，某工程建设项目招标档案编号为“[项目编号]01001”，表示该项目的前期文件中的第一份档案。（三）装订要求：1.档案资料应按照分类顺序依次排列，采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，便于查阅。2.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其符合A4规格。3.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数、保管期限等内容。2.档案题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写档案形成的具体年月日。3.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份装订在档案首页，一份单独成册。五、档案归档（一）归档时间项目负责人应在档案整理完毕后[X]个工作日内，将招标档案移交档案室归档。（二）归档程序1.档案室接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案应及时退还项目负责人进行补充或修正。2.档案室按照档案编号顺序将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。3.将档案盒存放在档案架上，并在档案管理台账中登记档案的归档情况。六、档案保管（一）保管期限招标档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管的档案：涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的文件资料，如公司成立以来的重要招标项目档案、涉及重大诉讼案件的招标档案等。国家法律法规规定需要永久保管的档案。2.长期保管的档案：保存期限为[X]年的档案，主要包括公司一般招标项目档案、合同履行期限较长的项目档案等。3.短期保管的档案：保存期限为[X]年的档案，主要包括一般性招标项目档案、合同履行期限较短的项目档案等。（二）保管要求1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。七、档案利用（一）利用范围公司内部人员因工作需要，可以查阅、借阅招标档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，须经公司主管领导批准。（二）利用程序1.查阅、借阅档案时，应填写《招标档案查阅/借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、查阅或借阅目的、查阅或借阅时间等内容。2.《招标档案查阅/借阅申请表》经部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。3.档案室根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记工作。查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、标注、污损等，如因工作需要摘录或复制档案内容的，应经档案室负责人同意。摘录或复制的档案资料应妥善保管，不得泄露或用于其他目的。（三）归还要求借阅人员归还档案时，档案室应认真核对档案的数量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案室应定期对已到保管期限的招标档案进行鉴定，鉴定工作由档案室负责人组织，相关部门人员参加。2.鉴定人员应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《招标档案销毁申请表》，报公司主管领导批准。（二）销毁1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。