活动档案备案制度

活动档案备案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织活动档案的管理，确保活动档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥活动档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织举办的各类会议、培训、展览、演出、竞赛、庆典等活动所形成的档案材料的备案管理。（三）基本原则1.真实性原则：活动档案应如实反映活动的全过程和实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集活动中形成的各类文件、资料、图表、声像等档案材料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。4.系统性原则：对活动档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和逻辑性，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保活动档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、活动档案的构成与收集范围（一）活动筹备阶段档案1.活动策划方案：包括活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动内容、流程安排、预算等详细策划内容。2.活动申报材料：如向相关部门提交的活动申请文件、审批文件等。3.活动场地租赁合同及相关协议：明确场地租赁的各项条款，包括场地使用时间、费用、场地设施要求等。4.活动宣传资料：如海报、宣传单页、宣传视频、新闻通稿等，用于活动的前期宣传推广。5.活动嘉宾邀请名单及相关函件：记录邀请的嘉宾信息、发出的邀请函及嘉宾回复情况。6.活动工作人员名单及分工：明确活动筹备和执行过程中各工作人员的职责和任务。（二）活动实施阶段档案1.活动现场布置资料：包括场地布置效果图、现场照片、布置所用材料清单等，记录活动现场的布置情况。2.活动签到记录：包括签到表、签到照片等，记录参与活动人员的签到情况。3.活动流程记录：如活动现场的视频、音频资料，主持人台词稿，活动环节的详细记录等，真实反映活动的实际开展过程。4.活动发言材料：领导讲话、嘉宾致辞、获奖感言等各类发言的文字材料。5.活动照片及视频：多角度、全方位记录活动现场的照片和视频，包括活动全景、重要环节、嘉宾风采、观众反应等。6.活动财务收支记录：如发票、收据、费用报销单、财务报表等，反映活动的经费使用情况。（三）活动总结阶段档案1.活动总结报告：对活动的整体情况进行总结，包括活动目标达成情况、效果评估、经验教训、改进措施等内容。2.活动评估资料：如参与人员的反馈意见、问卷调查结果、专家评估意见等，用于对活动效果进行综合评估。3.活动获奖情况记录：包括获奖证书、奖杯、奖牌等实物的照片及相关表彰文件。三、活动档案的整理与归档（一）整理要求1.分类整理：按照活动档案的构成和收集范围，将活动档案分为筹备、实施、总结三个阶段进行分类，每个阶段再根据具体内容进行细分。2.编号标识：对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。同时，对重要档案材料可进行标识，如加盖“重要档案”章等。3.编目排序：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，并按照档案形成的时间顺序或重要程度进行排序。4.装订成册：对于纸张较多的档案材料，应进行装订成册，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，避免损坏或丢失。（二）归档流程1.收集整理：活动结束后，由活动负责人或指定专人负责收集活动过程中形成的各类档案材料，并按照整理要求进行初步整理。2.审核把关：将初步整理好的活动档案提交给活动主管部门或相关负责人进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。审核通过后，在档案目录上签字确认。3.移交归档：审核通过的活动档案由专人负责移交至公司/组织档案管理部门进行统一归档。档案管理部门应及时对接收的活动档案进行登记，并按照档案管理制度进行妥善保管。四、活动档案的保管与利用（一）保管要求1.存放环境：档案管理部门应提供适宜的档案保管环境，确保档案存放场所干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等。2.存储方式：根据活动档案的载体形式，采用不同的存储方式。纸质档案应存放在专用的档案柜中，电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护。3.定期盘点：档案管理部门应定期对活动档案进行盘点，核对档案的数量、完整性和存储状态等，发现问题及时处理。4.保密管理：对于涉及公司/组织机密或敏感信息的活动档案，应严格按照保密制度进行管理，限制查阅和使用范围，防止信息泄露。（二）利用规定1.查阅申请：公司/组织内部人员因工作需要查阅活动档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.审批权限：档案管理部门应根据查阅申请表进行审核，对于一般性查阅申请，由档案管理部门负责人审批；对于涉及重要机密或敏感信息的查阅申请，应报公司/组织分管领导审批。3.查阅方式：档案管理部门应按照审批意见，为查阅人员提供相应的档案查阅服务。查阅纸质档案时，应在指定地点进行，并由档案管理人员在场监督；查阅电子档案时，应按照规定的权限和方式进行操作。4.借阅管理：如因工作需要借阅活动档案，应填写借阅申请表，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或损毁档案。5.利用记录：档案管理部门应对活动档案的查阅和借阅情况进行记录，包括查阅（借阅）时间、人员、内容、审批意见等信息，以便进行统计和分析。五、活动档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：档案管理部门应定期对活动档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值评估：根据活动档案的内容、来源、时间等因素，综合评估其保存价值。对于具有重要历史价值、参考价值或凭证作用的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，可考虑销毁。3.集体鉴定：成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成的档案鉴定小组，对活动档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的客观公正。（二）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定小组根据鉴定结果，编制活动档案销毁清单，清单应包括档案编号、名称、日期、来源、销毁原因等详细信息。2.审批签字：销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导审批签字后生效。3.实施销毁：档案管理部门按照销毁清单，对已批准销毁的活动档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。4.监销记录：销毁过程应由专人负责监销，并对销毁情况进行记录，监销人员和销毁人员应在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，作为档案销毁的凭证保存。六、监督与考核（一）监督检查1.定期检查：公司/组织内部审计部门或档案管理部门应定期对活动档案备案制度的执行情况进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.专项检查：根据工作需要，可针对特定活动或重要档案进行专项检查，深入了解活动档案管理的实际情况，发现问题及时整改。3.问题反馈与整改：检查结束后，应及时向相关部门和人员反馈检查结果，对发现的问题提出整改意见和要求。被检查部门和人员应按照要求进行整改，并在规定时间内将整改情况报告检查部门。（二）考核评价1.考核指标：建立活动档案备案制度执行情况的考核评价指标体系，包括档案的完整性、准确性、规范性、安全性、利用效率等方面的指标。2.考核方式：采用定量与定性相结合的考核方式，对各部门和人员在活动档案管理工作中的表现进行综合评价。考核结果可分为优秀、良好、合