案件档案管理制度

案件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司案件档案管理，确保案件档案的完整、准确、系统和安全，便于案件的查询、利用和统计分析，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及各类案件的档案管理工作，包括但不限于法律纠纷案件、内部违纪案件、业务风险案件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司案件档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实完整原则案件档案应如实反映案件的发生、处理过程及结果，确保档案内容的真实性和完整性。3.分类科学原则按照案件的性质、类别、时间等因素进行科学分类，便于档案的管理和查询。4.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规，确保案件档案的安全和保密，防止档案信息泄露。二、案件档案的收集（一）收集范围1.案件相关的各类文件、文书、合同、协议、信函、电报、传真、会议记录、调查笔录、鉴定报告、判决书、裁定书等。2.案件处理过程中形成的请示、报告、审批文件、工作记录、统计报表等。3.与案件有关的照片、录音、录像、电子数据等视听资料。4.其他与案件相关的有保存价值的资料。（二）收集要求1.案件承办部门或人员应在案件处理完毕后及时将相关档案材料收集齐全，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色、模糊等情况，应及时进行修复或复制。3.对于电子数据，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）收集流程1.案件承办部门或人员在案件处理过程中，应指定专人负责收集相关档案材料，并建立案件档案收集台账，详细记录档案材料的名称、数量、来源、收集时间等信息。2.在案件处理完毕后，案件承办部门或人员应填写《案件档案移交清单》，将收集齐全的档案材料连同清单一并移交档案管理部门。3.档案管理部门在收到移交的档案材料后，应按照规定进行核对和验收，如发现档案材料不齐全或不符合要求，应及时通知案件承办部门或人员补充或更正。三、案件档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（二）整理方法1.分类根据案件的性质、类别、时间等因素，将案件档案分为民事案件档案、刑事案件档案、行政案件档案、内部违纪案件档案、业务风险案件档案等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如民事案件档案可分为合同纠纷案件档案、侵权纠纷案件档案等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份案件档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用年份+案件类别代码+流水号的方式进行编制，如2023MJ001，表示2023年的民事案件档案第001号。3.装订对纸张较小、较薄或易散落的档案材料，应进行装订。装订时应注意保持文件的顺序和完整性，不得压字、掉页。4.编目编制案件档案目录，目录应包括档案编号、案件名称、当事人信息、案件来源、处理结果、归档日期等内容。目录应一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，以便查阅。（三）整理流程1.档案管理部门收到移交的案件档案材料后，首先对档案材料进行分类，确定其所属类别。2.根据分类结果，对档案材料进行编号，并将编号标注在档案材料的首页右上角。3.对需要装订的档案材料进行装订，确保装订牢固、整齐美观。4.按照编目要求，编制案件档案目录，并将目录信息录入档案管理系统。5.将整理好的案件档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案编号、案件名称、当事人信息等内容。四、案件档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的案件档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案管理部门应定期对案件档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对破损、褪色、变质等档案材料，应及时进行修复或复制，以保证档案的完整性。3.严格遵守国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的案件档案，应按照规定进行鉴定和销毁。4.加强对档案保管场所的安全管理，严禁无关人员进入档案保管场所，防止档案丢失、被盗、篡改等情况的发生。（三）保管期限1.一般案件档案的保管期限为[X]年，自案件处理完毕之日起计算。2.涉及重要业务、重大决策、知识产权等案件档案的保管期限为[X]年。3.法律、法规另有规定的，从其规定。（四）保管期限的鉴定与销毁1.档案管理部门应在保管期限届满前，对案件档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同案件承办部门、法务部门等相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定其是否仍有保存价值。3.对已失去保存价值的档案，应填写《案件档案销毁清单》，经公司主管领导批准后，按照规定进行销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。五、案件档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则案件档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的相关规定，确保档案信息的合法使用。2.服务公司原则案件档案的利用应紧密围绕公司的业务需求，为公司的决策、管理、经营等提供有力支持。3.保密安全原则在案件档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，同时保证档案的安全和完整。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅案件档案的。2.公司外部相关单位因法律纠纷、合作洽谈等原因需要查阅、借阅案件档案的，但须经公司主管领导批准，并按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关等依法查阅、调取案件档案的，应积极配合，提供必要的协助。（三）利用流程1.内部查阅公司内部各部门因工作需要查阅案件档案的，应填写《案件档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。档案管理部门收到申请表后，应进行审核，如符合要求，应安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅用途等信息。2.内部借阅公司内部各部门因工作需要借阅案件档案的，应填写《案件档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。档案管理部门收到申请表后，应进行审核，如符合要求，应办理借阅手续，将档案借阅给申请人，并要求申请人在借阅期限届满前归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。3.外部查阅公司外部相关单位因法律纠纷、合作洽谈等原因需要查阅案件档案的，应提交书面申请，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章。档案管理部门收到申请后，应进行审核，并报公司主管领导批准。经批准后，档案管理部门应安排专人负责提供查阅服务，并按照规定收取查阅费用。查阅费用的标准由公司另行制定。4.外部借阅公司外部相关单位因法律纠纷、合作洽谈等原因需要借阅案件档案的，应提交书面申请，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并加盖单位公章。档案管理部门收到申请后，应进行审核，并报公司主管领导批准。经批准后，档案管理部门应办理借阅手续，要求借阅人出具借条，并按照规定收取借阅费用。借阅费用的标准由公司另行制定。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的案件档案，未经公司主管领导批准，不得对外提供查阅、借阅。2.案件档案的利用应仅限于申请查阅、借阅的目的，不得擅自扩大利用范围或用于其他目的。3.查阅、借阅案件档案的人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料，不得在档案上批注无关内容。六、案件档案的统计与分析（一）统计内容1.案件档案的数量、类别、保管期限等基本情况。2.案件档案的查阅、借阅情况，包括查阅、借阅的时间、人员、内容、用途等。3.案件档案的利用效果，如为公司提供的决策支持、解决的实际问题等。（二）统计方法档案管理部门应建立案件档案统计台账，定期对案件档案的相关信息进行统计，并将统计结果录入档案管理系统。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（三）分析要求1.定期对案件档案的统计数据进行分析，总结