痕迹档案制度

痕迹档案制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，确保各项工作的可追溯性，提高工作效率和质量，特制定本痕迹档案制度。本制度旨在通过对工作过程中产生的各类痕迹进行有效管理和归档，为公司/组织的决策、管理、监督以及问题追溯提供有力依据。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工在履行工作职责过程中产生的各类痕迹资料的管理。包括但不限于文件、记录、报表、合同、会议纪要、工作邮件、审批流程、业务操作记录等。（三）基本原则1.真实性原则：痕迹档案应如实反映工作实际情况，确保所记录的信息真实、准确、完整。2.完整性原则：涵盖工作全过程的各类痕迹资料均应纳入档案管理范畴，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：档案的形成、整理、存储、检索等应遵循统一的规范和标准，确保档案管理的科学性和系统性。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的痕迹档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.可追溯性原则：痕迹档案应具备清晰的脉络和关联，以便在需要时能够快速准确地追溯到相关工作的开展情况和决策依据。二、痕迹档案的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司/组织的规章制度、红头文件、会议纪要、工作简报、行政通知等。2.人事类：员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核文件、薪资福利记录等。3.财务类：财务报表、会计凭证、审计报告、预算文件、资金往来记录等。4.业务类：根据公司/组织的业务特点进一步细分，如销售合同、采购订单、生产记录、项目文档、客户资料等。5.法务类：合同审查记录、诉讼文件、合规报告、知识产权文件等。（二）编号为便于档案的管理和检索查询，对各类痕迹档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政类，“001”为该类别下的流水号。三、痕迹档案的形成与收集（一）工作要求1.各部门及员工在工作过程中应按照规定及时、准确地形成各类痕迹资料。例如，文件起草应规范格式、明确主题和内容；会议应做好详细记录，包括会议时间、地点、参会人员、议题、决议等；业务操作应如实记录操作步骤、数据变化、结果反馈等。2.涉及多部门协作的工作，牵头部门应负责协调各相关部门及时提交各自工作环节产生的痕迹资料，并进行汇总整理。（二）收集渠道1.主动提交：员工根据工作安排，定期将自己工作中产生的痕迹资料提交至所在部门的档案管理人员。2.流转收集：在工作流程中，通过文件传递、审批流转等方式，由档案管理人员从相关环节收集所需痕迹资料。3.定期汇总：各部门应定期（如每月、每季度）对本部门的痕迹资料进行汇总整理，确保资料的完整性和准确性后提交至公司/组织的档案管理部门。四、痕迹档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员收到痕迹资料后，应及时进行整理。按照分类标准对资料进行分类，去除重复、无效的信息。2.对每份资料进行编号、标注日期、明确来源，并检查资料的完整性和准确性。对于不完整或存在疑问的资料，及时与相关部门或人员沟通补充完善。3.对纸质档案进行装订、编页，确保页面整齐、牢固；对电子档案进行格式统一、命名规范，并建立相应的文件夹结构进行存储。（二）归档流程1.初步分类：档案管理人员按照分类标准对收集到的痕迹资料进行初步分类，确定其所属类别。2.详细编目：为每份档案编制详细的目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，并录入档案管理系统。3.存储归档：根据档案的类别和保管期限，将纸质档案存放在相应的档案柜中，电子档案存储在指定的服务器或存储设备上，并建立索引以便快速检索。五、痕迹档案的保管与存储（一）保管期限1.根据国家法律法规、行业标准以及公司/组织的实际情况，确定各类痕迹档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）和永久保存。2.对于涉及重要业务、重大决策、法律纠纷等关键信息的痕迹档案，应适当延长保管期限，以确保信息的可追溯性和完整性。（二）存储环境1.纸质档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的档案库房内。档案柜应排列整齐，便于查找和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，配备防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。同时，定期进行数据备份，备份数据应存储在异地，以防止本地灾害等原因导致数据丢失。（三）档案保管责任1.档案管理人员负责档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告，并采取相应的补救措施。同时，查明原因，追究相关人员的责任。六、痕迹档案的检索与利用（一）检索方式1.档案管理系统应具备完善的检索功能，支持按照档案编号、名称、日期、关键词等多种方式进行快速检索。2.对于纸质档案，可通过档案目录索引进行手工检索，也可利用电子扫描件在系统中进行关联检索。（二）利用权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅痕迹档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及机密的档案，查阅人员应签署保密协议，并严格按照保密规定使用档案信息。未经批准，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.外部单位或人员需要查阅公司/组织痕迹档案的，应按照法律法规和公司/组织规定履行相应的审批手续，并由档案管理人员陪同查阅，确保档案信息安全。（三）利用记录档案管理部门应对每次档案查阅利用情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅目的、档案名称及编号等信息。记录应妥善保存，以备查询和审计。七、痕迹档案的销毁（一）销毁条件1.对于已达到保管期限且无继续保存价值的痕迹档案，经档案管理部门审核、公司/组织领导批准后，可进行销毁。2.在销毁前，应再次对档案进行审查，确保销毁的档案确实符合销毁条件，不存在任何遗漏重要信息或涉及法律纠纷等问题。（二）销毁流程1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.组织相关人员对拟销毁档案进行清点核对，确保清单与实物一致。3.选择安全可靠的销毁方式，如纸质档案采用粉碎、焚烧等方式，电子档案采用专业的数据擦除软件进行彻底删除。销毁过程应进行现场监督，并由参与人员签字确认。4.将销毁清单及销毁过程记录作为档案资料进行留存，保存期限与原档案保管期限一致。八、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立专门的档案管理监督小组，定期对痕迹档案制度的执行情况进行检查。2.监督小组应重点检查档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节是否符合制度要求，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.将痕迹档案管理工作纳入各部门及员工的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于违反痕迹档案制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。如因档案管理不善导致重要信息丢失、泄露或造成公司/组织损失的，将追究相关人员的责任。九、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。