档案室十防制度

档案室十防制度一、总则（一）目的为了确保档案室档案的安全与完整，防止档案在保管过程中受到各种不利因素的影响，特制定本十防制度。本制度旨在规范档案室的管理工作，保障档案信息的真实性、可靠性和可用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有档案室，包括但不限于综合档案室、专业档案室等。涵盖了各类纸质档案、电子档案以及其他特殊载体档案的保管与防护。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立完善的防范措施和管理机制，提前预防可能出现的各种风险，将档案受损的可能性降到最低。2.安全第一原则始终把档案的安全放在首位，确保档案在保管过程中不发生丢失、损坏、泄露等安全事故，保障档案信息的保密性、完整性和可用性。3.全面防范原则对档案室可能面临的各种风险进行全面考虑，涵盖防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防有害气体、防磁、防污染等多个方面，实施全方位的防范措施。4.科学管理原则依据档案管理的相关法律法规和行业标准，运用科学的管理方法和技术手段，对档案室进行规范化、精细化管理，提高防范工作的有效性和科学性。二、防火（一）消防设施配备1.在档案室显著位置配备足够数量且类型合适的灭火器，如干粉灭火器、二氧化碳灭火器等，并定期检查其压力和有效期，确保处于正常可用状态。2.安装火灾自动报警系统，确保探测器、报警器等设备灵敏可靠，能够及时发现火灾隐患并发出警报。3.根据档案室面积和布局，合理设置消防栓，并保证消防栓的阀门、水带、水枪等配件齐全且能正常使用。（二）防火分隔措施1.档案室与其他区域之间应采用防火墙、防火门等进行有效的防火分隔，防止火灾蔓延。2.对档案室内部的各类档案架、柜等进行合理布局，保持一定的防火间距，避免火灾时相互影响。（三）人员培训与应急演练1.定期组织档案室工作人员参加消防安全培训，使其熟悉火灾预防知识、消防设施的使用方法以及火灾应急处置流程。2.制定火灾应急预案，并定期组织演练，确保工作人员在火灾发生时能够迅速、有效地采取应对措施，保障档案和人员的安全。（四）日常检查与维护1.安排专人负责对档案室的消防设施进行日常检查，包括灭火器的外观、压力，火灾自动报警系统的运行状态，消防栓的水压等，发现问题及时报告并处理。2.保持档案室通道畅通无阻，严禁在通道内堆放杂物，确保在紧急情况下人员能够迅速疏散。三、防盗（一）安全防护设施1.档案室门窗应具备良好的防盗性能，安装坚固的防盗门、防盗窗，并配备防盗锁具。2.在档案室内部安装监控摄像头，确保监控范围覆盖档案室各个区域，且监控设备24小时不间断运行，录像资料保存一定期限。3.配备门禁系统，限制无关人员进入档案室，工作人员应使用门禁卡或密码等方式进入，门禁系统应具备权限管理功能，根据人员职责设置不同的访问权限。（二）人员安全意识教育1.加强对档案室工作人员的防盗安全教育，提高其安全防范意识，使其了解常见的盗窃手段和防范方法。2.要求工作人员在离开档案室时，必须关好门窗、锁好档案柜，并检查防盗设施是否正常运行。（三）值班巡逻制度1.建立值班巡逻制度，安排专人负责档案室的日常值班和巡逻工作，明确值班人员的职责和巡逻路线、时间间隔等。2.值班人员应认真填写值班记录，详细记录值班期间的人员进出情况、设备运行状况等信息，发现异常情况及时报告并采取相应措施。（四）与外部安全机构合作1.加强与公司/组织内部安全保卫部门以及当地公安机关的沟通与协作，及时了解周边治安情况，共同做好档案室的防盗工作。2.定期邀请安全专家对档案室的防盗措施进行评估和指导，不断完善防盗体系。四、防潮（一）温湿度控制1.在档案室安装温湿度监测设备，实时监测室内温湿度变化情况，并将数据显示在明显位置。2.根据档案保管要求，合理控制档案室的温湿度范围。一般来说，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%rh60%之间。3.当温湿度超出规定范围时，应及时采取相应的调节措施。如温度过高时，可采用空调制冷；湿度偏高时，可使用除湿机进行除湿；湿度偏低时，可通过放置水盆、加湿器等方式增加湿度。（二）防潮材料与设施1.档案室地面应采用防潮性能良好的材料铺设，如大理石、地砖等，并做好地面防水处理，防止地下水渗透。2.档案架、柜应选用防潮材质制作，如金属材质表面进行防腐防潮处理，木质档案架、柜应进行防潮漆涂刷等防护措施。3.在档案室放置适量的干燥剂，如硅胶干燥剂，并定期更换，以吸收室内多余的水分。（三）档案存储方式1.档案应采用密封包装或装入专用的防潮档案盒内进行存放，避免档案直接接触潮湿空气。2.对于纸质档案，应按照类别、年度等进行合理分类上架，保持档案之间有一定的通风间隙，防止局部受潮。（四）日常检查与维护1.安排专人定期对档案室的温湿度监测设备、除湿机、空调等防潮设施进行检查和维护，确保其正常运行。2.定期检查档案的防潮情况，如发现档案有受潮迹象，应及时采取处理措施，如晾晒、烘干等，但要注意避免对档案造成损坏。五、防虫（一）防虫药剂使用1.在档案室放置适量的防虫药剂，如樟脑丸、驱虫片等，但要注意药剂的放置位置应远离档案，避免对档案造成污染。2.选择安全、环保、有效的防虫药剂，并按照规定的使用方法和剂量进行投放，定期更换药剂，确保防虫效果。（二）环境卫生管理1.保持档案室的清洁卫生，定期清扫地面、擦拭档案架柜等，清除灰尘、杂物和虫卵等滋生场所。2.对档案室周边环境进行清理，消除杂草、垃圾等，减少害虫的栖息和繁殖环境。（三）档案整理与检查1.在档案整理过程中，对档案进行仔细检查，发现有虫蛀迹象的档案应及时进行处理，如采用熏蒸、冷冻等方法杀虫。2.定期对档案进行全面检查，特别是对长期未使用的档案，及时发现并处理可能出现的虫害问题。（四）与专业防虫机构合作1.定期邀请专业的防虫机构对档案室进行全面的虫害检查和防治，根据检查结果制定针对性的防虫方案。2.学习和借鉴专业防虫机构的先进技术和经验，不断完善档案室的防虫措施。六、防光（一）照明系统控制1.合理设计档案室的照明系统，采用分区控制方式，根据不同区域的档案使用需求和光线敏感度，设置不同的照明亮度和开关时间。2.优先选用无紫外线的灯具，如LED灯等，减少光线对档案的损害。灯具应安装在档案架上方合适位置，避免光线直接照射档案。（二）窗户防护措施1.档案室窗户应安装遮光窗帘或百叶窗，在光线较强时能够有效遮挡阳光直射。2.在窗户玻璃上张贴防紫外线膜，进一步阻挡紫外线进入室内，降低光线对档案的破坏作用。（三）档案存储环境优化1.将对光线敏感的档案存放在远离窗户的区域，并尽量放置在档案架的下层，减少光线照射时间。2.对于珍贵档案或易褪色档案，可采用专门的防光档案盒或封装袋进行保存，隔绝光线对档案的影响。（四）日常检查与维护1.定期检查档案室的照明系统，确保灯具正常运行，如有损坏及时更换。2.检查遮光窗帘、百叶窗以及防紫外线膜的使用情况，如有损坏或老化应及时修复或更换。七、防尘（一）空气过滤设备1.在档案室安装空气过滤设备，如空气净化器、新风系统等，过滤空气中的灰尘、颗粒物等杂质，提高室内空气质量。2.定期对空气过滤设备进行清洁和维护，更换滤网，确保其过滤效果。（二）清洁制度与措施1.制定严格的档案室清洁制度，规定定期清扫的时间间隔和清洁标准。2.清扫时应采用湿式清扫方法，避免扬尘。使用干净的拖把、抹布等工具，对地面、档案架柜、窗台等进行仔细擦拭，清除灰尘。3.对档案室的通风口、空调出风口等部位进行重点清洁，防止灰尘积聚。（三）档案整理与保护1.在档案整理过程中，应尽量减少档案暴露在空气中的时间，避免灰尘附着在档案上。2.对于已整理好的档案，应及时放入档案盒或档案袋中，并密封保存，防止灰尘进入。（四）人员防护与管理1.要求进入档案室的工作人员佩戴口罩、鞋套等防护用品，减少人员携带灰尘进入档案室。2.对档案室的门窗进行密封处理，防止室外灰尘进入室内。八、防高温（一）温度监测与控制1.加强对档案室温度的监测，除了温湿度监测设备外，可在档案室不同位置放置温度计，实时掌握室内温度变化情况。2.当室内温度超过规定范围时，及时采取降温措施。如开启空调制冷，或在室内放置冰块等辅助降温，但要注意避免对档案造成其他损害。（二）隔热设施建设1.在档案室屋顶、外墙等部位采取隔热措施，如安装隔热材料、遮阳棚等，减少外界热量传入室内。2.合理规划档案室的布局，将档案室设置在相对阴凉的位置，避免阳光直射。（三）档案存储方式调整1.在高温季节，可对档案存储方式进行适当调整。如将一些不常用的档案转移至温度相对较低的存储区域，或采用分层存储方式，利用冷空气下沉原理，降低上层档案温度。2.对于对高温敏感的档案，可采用密封包装并放入专门的隔热档案箱内保存，减少高温对档案的影响。（四）设备维护与管理1.定期对档案室的空调等降温设备进行检查和维护，确保其制冷效果良好，运行正常。2.检查隔热设施的完好情况，如有损坏及时修复，保证隔热效果。九、防有害气体（一）气体监测与通风1.在档案室安装有害气体监测设备，实时监测室内有害气体浓度，如甲醛、苯、二氧化硫等。2.保持档案室良好的通风条件，安装通风设备，定期开启通风系统，及时排出室内积聚的有害气体。（二）装修材料选择1.在档案室装修过程中，选用环保、无污染的装修材料，避免使用含有有害气体的材料，如劣质油漆、胶水等。2.装修完成后，应进行室内空气质量检测，确保有害气体浓度符合国家标准后，档案才能迁入。（三）档案存储环境优化1.避免在档案室存放可能散发有害气体的物品，如化学试剂、油漆桶等。2.对档案存储设备进行定期清洁，防止灰尘、杂物等吸附有害气体后对档案造成污染。（四）人员防护与管理1.要求进入档案室的工作人员了解有害气体的危害和防护知识，必要时佩戴防护面具等防护用品。2.加强对档案室周边环境的监测，了解周边是否存在可能产生有害气体的污染源，如有情况及时采取应对措施。十、防磁（一）磁介质档案管理1.对于磁介质档案，如磁带、磁盘、光盘等，应采用专门的防磁档案盒或存储设备进行保存，确保档案不受磁场干扰。2.防磁档案盒或存储设备应具备良好的密封性能和防磁性能，能够有效屏蔽外界磁场。（二）磁场环境监测1.在档案室安装磁场监测设备，实时监测室内磁场强度，确保磁场强度符合档案保管要求。2.定期对档案室周边环境进行磁场检测，了解是否存在强磁场源，如变压器、电机等，如有发现应及时采取措施，避免磁场对档案造成损害。（三）设备使用与管理1.在档案室使用的电子设备，如电脑、打印机、复印机等，应选择具有良好防磁性能的产品，并合理摆放位置，避免设备产生的磁场对档案造成影响。2.定期对电子设备进行检查和维护，确保其正常运行，防止因设备故障产生异常磁场。（四）档案整理与保护1.在整理磁介质档案时，应注意避免使用带有磁性的工具，如磁铁等，防止对档案造成磁化。2.对磁介质档案进行分类存储，避免不同类型的磁介质档案相互靠近，减少磁场干扰的可能性。十一、防污染（一）档案整理与操作规范1.在档案整理过程中，工作人员应保持手部清洁，避免手上的污渍、油脂等污染档案。2.操作档案时应使用干净的工具，如镊子、档案夹等，避免工具上的灰尘、杂质等对档案造成污染。3.对于需要接触档案的设备和材料，如装订机、胶水、标签等，应选择质量可靠、无污染的产品。（二）环境卫生管理1.保持档案室的清洁卫生，定期对档案室进行全面清洁，包括地面、墙面、档案架柜等，防止灰尘、污渍等积聚在档案上。2.对档案室的清洁工具进行定期清洗和消毒，避免工具成为污染源。（三）档案存储环境优化1.档案应存放在清洁、干燥、通风的环境中，避免与可能产生污染的物品接触。2.对档案存储设备进行定期检查和清洁，确保其内部干净整洁，无灰尘、杂物等。（四）人员培训与教育1.加强对档案室工作人员的防污染知识培训，使其了解污染对档案的危害以及防污染的措施和方法。2.提高工作人员的环保意识，在日常工作中养成良好的卫生习惯，减少人为因素对档案的污染。十二、附则（一）制度解释权本制度由公司/组织档案室负责解释