档案管理交接制度

档案管理交接制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案交接工作的规范、准确、完整，维护档案的真实性和完整性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间档案的交接管理工作，包括但不限于文件、合同、报表、记录等各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：交接的档案必须是真实、准确反映公司业务活动的原始记录。2.完整性原则：确保交接的档案资料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.及时性原则：档案交接应在规定的时间内完成，避免延误影响工作。4.责任明确原则：明确交接双方的责任，确保档案管理工作的连续性和可追溯性。二、档案交接的组织与职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案交接的流程和规范，指导和监督各部门的档案交接工作。2.组织档案交接的培训，提高相关人员的档案管理意识和业务水平。3.审核交接档案的内容和质量，确保符合档案管理要求。4.负责接收和保管各部门移交的档案，建立健全档案管理制度。（二）移交部门职责1.负责整理、核对本部门的档案资料，确保档案的准确性和完整性。2.按照档案管理部门的要求，编制档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息。3.负责与接收部门进行沟通协调，安排档案交接的时间和地点。4.向接收部门介绍档案的形成背景、内容和重要性，协助接收部门做好档案的接收和管理工作。（三）接收部门职责1.负责接收移交部门移交的档案资料，对档案的数量、质量进行核对。2.按照档案管理部门的要求，对接收的档案进行分类、整理和归档。3.及时将接收档案的情况反馈给档案管理部门和移交部门。4.负责对接收档案的安全保管和利用，确保档案的保密性和完整性。三、档案交接的流程（一）交接准备1.移交部门在档案交接前，应完成档案的整理和核对工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.编制档案移交清单，一式两份，详细列出移交档案的名称、数量、日期、保管期限等信息。3.移交部门应提前与接收部门沟通协调，确定档案交接的时间、地点和方式。（二）现场交接1.档案交接时，移交部门和接收部门应共同在场，按照档案移交清单进行核对。2.核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，各执一份。3.对于重要档案或涉及机密的档案，交接过程中应采取必要的保密措施。（三）后续处理1.接收部门应及时对接收的档案进行整理、分类和归档，确保档案的有序存放。2.档案管理部门应定期对档案交接情况进行检查和监督，发现问题及时督促整改。3.对档案交接过程中出现的争议或问题，由档案管理部门负责协调解决。四、档案交接的内容与要求（一）档案内容1.文件档案：包括公司的各类文件、通知、报告、决议等。2.合同档案：包括公司签订的各类合同、协议、意向书等。3.报表档案：包括公司的财务报表、统计报表、业务报表等。4.记录档案：包括公司的会议记录、活动记录、工作记录等。5.其他档案：包括公司的证照、印章、荣誉证书等。（二）档案要求1.档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。2.档案应按照规定的格式和标准进行整理和装订，确保整齐、美观。3.档案应注明形成日期、保管期限、密级等信息，并按照分类进行编号。4.档案应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。五、档案交接的时间与期限（一）交接时间1.在部门职责调整、人员调动、项目结束等情况下，应及时进行档案交接。2.档案交接应在规定的工作日内完成，特殊情况需要延长的，应经档案管理部门批准。（二）保管期限1.档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司的重要文件、合同、决议等；长期保管的档案包括公司的一般性文件、报表、记录等；短期保管的档案包括公司的临时性文件、资料等。六、档案交接的监督与检查（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案交接工作进行全程监督，确保交接工作的规范、准确、完整。2.公司内部审计部门有权对档案交接情况进行审计和检查，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.档案交接清单的编制是否准确、完整。2.档案的数量、质量是否与交接清单一致。3.档案的整理、分类和归档是否符合要求。4.档案的保管是否安全、保密。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时通知移交部门和接收部门进行整改。2.移交部门和接收部门应在规定的时间内完成整改，并将整改情况反馈给档案管理部门。3.对违反档案交接制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。七、档案交接的保密规定（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的档案。2.公司内部尚未公开的文件、资料、数据等。（二）保密措施1.交接双方应对涉及保密的档案采取必要的保密措施，如密封、加密等。2.在档案交接过程中，不得向无关人员透露档案的内容和信息。3.接收部门应对接收的保密档案进行单独保管，严格限制查阅和使用范围。（三）责任追究1.对于违反保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。2.因违反保密规定给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。八、档案交接的培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门应定期组织档案交接的培训，提高相关人员的档案管理意识和业务水平。2.培训内容包括档案管理的法律法规、制度流程、操作规范等。（二）宣传工作1.公司应加强对档案管理交接制度的宣传，提高全体员工的档案管理意识。2.通过内部刊物、宣传栏、培训讲座等形式，宣传档案管理交接制度