档案数据安全制度

档案数据安全制度一、总则（一）目的为加强公司档案数据安全管理，保障档案数据的完整性、准确性和保密性，防止档案数据泄露、篡改、丢失等安全事故的发生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案数据管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理部门、信息技术部门、业务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案数据安全管理活动合法合规。2.保密性原则：对档案数据采取必要的保密措施，防止非授权访问、使用和泄露。3.完整性原则：保证档案数据的内容完整、准确，不被随意篡改或丢失。4.可用性原则：确保档案数据在需要时能够及时、准确地提供使用，满足公司正常运营和业务开展的需求。二、档案数据分类与分级（一）分类标准1.行政类档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、规章制度、人事档案等。2.业务类档案：与公司业务活动相关的合同、协议、业务报表、客户资料等。3.财务类档案：财务凭证、报表、审计报告、税务资料等。4.技术类档案：研发文档、技术方案、设计图纸、程序代码等。5.其他类档案：不属于以上分类的其他档案数据。（二）分级依据根据档案数据的重要性、敏感性和影响范围，将档案数据分为以下三级：1.一级档案：涉及公司核心业务、商业机密、重大决策等关键信息，一旦泄露或损坏将对公司造成重大损失。2.二级档案：重要业务数据、重要客户信息等，泄露或损坏会对公司业务产生较大影响。3.三级档案：一般性业务资料、普通行政文件等，对公司影响较小。（三）标识与管理对不同分类和级别的档案数据进行明确标识，以便在管理过程中进行区分和控制。标识应包含分类名称、级别信息等，确保易于识别。同时，建立档案数据分类分级清单，定期进行更新和维护。三、档案数据收集与录入（一）收集要求1.各部门应明确档案数据收集的责任人，确保档案数据的及时、准确收集。2.收集的档案数据应真实、完整，符合公司业务需求和相关规范要求。3.对于涉及外部单位提供的档案数据，应签订数据提供协议，明确双方的权利和义务，确保数据来源合法合规。（二）录入规范1.档案数据录入人员应经过专门培训，熟悉录入流程和要求。2.录入过程中应严格按照数据格式和标准进行操作，确保录入数据的准确性和一致性。3.对录入的数据进行实时校验，发现错误及时更正，并记录错误信息和处理情况。4.录入完成后，应对录入数据进行初步审核，确保数据质量符合要求。四、档案数据存储与保管（一）存储方式1.根据档案数据的特点和安全需求，选择合适的存储方式，包括但不限于硬盘存储、磁带存储、云存储等。2.对于重要的档案数据，应采用多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地理位置，以防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。3.云存储服务提供商应具备良好的信誉和安全保障能力，签订详细的服务协议，明确双方在数据安全方面的责任和义务。（二）存储环境1.建立专门的档案数据存储机房，配备完善的数据存储设备和环境控制设施，如空调、消防、防雷、防静电等设备。2.存储机房应设置门禁系统，限制无关人员进入，确保存储环境的安全性。3.定期对存储设备和环境进行检查、维护和保养，确保设备正常运行，环境条件符合要求。（三）保管措施1.按照档案数据的分类分级，对不同级别的档案数据采取相应的保管措施。一级档案应实行专人专管，严格限制访问权限，存储在安全级别较高的存储设备中，并定期进行加密备份。二级档案应加强管理，设置适当的访问权限，定期进行备份和检查。三级档案可采用常规的保管方式，确保数据的完整性和可追溯性。2.建立档案数据保管台账，详细记录档案数据的存储位置、保管期限、备份情况等信息，便于查询和管理。3.定期对档案数据进行清查和盘点，核实数据的实际存储情况，确保账实相符。五、档案数据访问与使用（一）访问权限管理1.根据工作需要，为不同人员授予相应的档案数据访问权限。访问权限应遵循最小化原则，确保用户仅拥有完成其工作职责所需的最少数据访问权限。2.对档案数据访问权限进行定期审查和调整，当人员岗位变动或工作职责发生变化时，及时更新其访问权限。3.采用身份认证、授权管理等技术手段，确保只有经过授权的人员才能访问档案数据。身份认证方式可包括用户名/密码、数字证书、指纹识别、面部识别等。（二）访问流程1.用户需要访问档案数据时，应向所在部门提交访问申请，说明访问目的、数据范围等信息。2.部门负责人对访问申请进行审核，审核通过后提交给档案管理部门。3.档案管理部门根据用户的访问权限，为其开通相应的访问权限，并记录访问申请和授权情况。4.用户在访问档案数据过程中，应严格遵守公司的安全规定，不得擅自扩大访问范围或泄露数据。（三）使用规范1.档案数据使用人员应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。2.使用档案数据时，应按照规定的用途和方式进行操作，不得擅自修改、删除或传播档案数据。3.如需对档案数据进行引用、分析等操作，应确保引用和分析的合法性和准确性，并注明数据来源。4.使用完毕后，应及时退出档案数据访问系统，确保数据的安全性。六、档案数据传输与共享（一）传输安全1.在档案数据传输过程中，应采用加密技术对数据进行加密处理，确保数据在传输过程中的保密性和完整性。2.选择安全可靠的传输渠道，如专用网络、加密VPN等，避免通过公共网络传输敏感档案数据。3.对传输过程中的数据进行实时监控和审计，发现异常情况及时采取措施进行处理。（二）共享管理1.档案数据共享应遵循严格的审批流程，由共享需求部门提出申请，说明共享目的、共享对象、共享数据范围等信息。2.共享申请经相关部门负责人审核通过后，提交给档案管理部门进行审批。档案管理部门应评估共享行为对档案数据安全的影响，并根据评估结果决定是否批准共享。3.对于批准共享的档案数据，应明确共享期限、共享方式等要求，并对共享过程进行跟踪和监督。4.在档案数据共享过程中，应与共享对象签订数据共享协议，明确双方的权利和义务，确保共享数据的安全。七、档案数据备份与恢复（一）备份策略1.根据档案数据的重要性和变化频率，制定合理的备份策略。备份策略可包括全量备份、增量备份和差异备份等。2.重要档案数据应每天进行备份，一般档案数据可根据实际情况定期进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存储在不同的地理位置。3.定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据的完整性和可用性。（二）恢复流程1.当档案数据出现丢失、损坏或需要恢复到某个时间点的状态时，应启动数据恢复流程。2.由档案管理部门或信息技术部门负责组织数据恢复工作，制定恢复计划，并明确恢复步骤和责任人。3.在恢复数据过程中，应严格按照恢复计划进行操作，确保恢复过程的准确性和安全性。4.数据恢复完成后，应对恢复结果进行验证和测试，确保恢复后的数据能够正常使用。同时，对数据恢复过程进行记录，包括恢复时间、恢复原因、恢复数据量等信息。八teen、档案数据安全监控与审计（一）监控措施1.建立档案数据安全监控系统，对档案数据的访问、存储、传输等操作进行实时监控。监控内容包括用户登录行为、数据访问记录、系统操作日志等。2.设置监控阈值，当发现异常行为或超出阈值的情况时，及时发出警报通知相关人员进行处理。3.定期对监控数据进行分析和总结，发现潜在的安全风险和问题，及时采取措施进行改进。（二）审计机制1.定期开展档案数据安全审计工作，审计内容包括档案数据安全制度的执行情况、访问权限管理、数据备份与恢复等方面。2.审计人员应具备专业的审计知识和技能，按照审计计划和程序进行审计工作，确保审计结果的准确性和客观性。3.对审计发现的问题，应及时下达审计整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，对整改情况进行跟踪和复查，确保问题得到彻底解决。九、档案数据安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案数据安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应流程、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。演练内容包括模拟数据泄露、系统故障等场景，检验应急处置能力和团队协作能力。（二）应急处置流程1.当发生档案数据安全事件时，应立即启动应急预案，相关人员按照职责分工迅速开展应急处置工作。2.及时采取措施控制事件影响范围，如切断网络连接、封锁数据访问等，防止事件进一步扩大。3.对事件进行调查和分析，确定事件原因、影响程度和损失情况，并及时向上级领导报告。4.根据事件情况，采取相应的处置措施，如数据恢复、系统修复、漏洞修补等，尽快恢复档案数据的正常运行。5.对事件处理过程进行记录，总结经验教训，提出改进措施，完善档案数据安全管理体系。十、人员安全管理（一）人员培训1.定期组织档案数据安全相关培训，提高员工的安全意识和操作技能。培训内容包括法律法规、安全制度、数据保护知识、操作流程等方面。2.新员工入职时，应进行档案数据安全基础知识培训，使其了解公司的安全要求和自身的安全责任。3.根据员工的岗位需求和安全风险，提供针对性的安全培训，确保员工具备必要的安全知识和技能。（二）人员考核1.建立档案数据安全人员考核机制，对员工的安全工作表现进行定期考核。考核内容包括安全制度执行情况、数据安全操作规范、应急处置能力等方面。2.将考核结果与员工的绩效、晋升等挂钩，激励员工积极履行安全职责，提高档案数据安全管理水平。（三）人员离职管理1.员工离职时，所在部门应及时通知档案管理部门，办理档案数据交接手续。交接内容包括账号、密码、未完成的工作任务、