废行档案制度

废行档案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织对废行相关事务的管理，规范废行档案的建立、保存、使用和销毁等流程，确保废行信息的准确性、完整性和安全性，为公司/组织决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及废行管理的所有部门、岗位及相关工作人员。（三）定义1.废行：指因各种原因不再正常运营或已被撤销、关闭的银行机构。2.废行档案：记录废行从设立到终止过程中各类重要信息的文件、资料、数据等的集合。（四）基本原则1.合法性原则：废行档案管理应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案内容合法合规。2.真实性原则：档案信息应如实反映废行实际情况，不得虚假记录或篡改。3.完整性原则：涵盖废行各个方面的重要信息，保证档案资料的全面性。4.保密性原则：对涉及废行敏感信息的档案进行严格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原则：档案管理应具备清晰的脉络，便于对废行历史信息进行追溯查询。二、废行档案的收集与整理（一）收集范围1.废行设立相关资料，包括设立申请文件、审批文件、营业执照、公司章程等。2.废行运营期间的各类业务资料，如客户信息、交易记录、财务报表、风险管理资料等。3.废行终止相关资料，如终止申请文件、清算报告、资产处置方案等。4.与废行相关的监管文件、检查报告、整改记录等。5.其他与废行有关的重要文件、资料和数据。（二）收集渠道1.废行内部各部门应按照职责分工，及时将本部门产生的与废行相关的资料移交至档案管理部门。2.与废行有业务往来的外部机构，如监管部门、合作银行、律师事务所等，应根据要求提供相关资料。3.通过档案管理部门定期收集、主动索取、专项调查等方式，确保档案资料的全面收集。（三）整理要求1.档案管理部门收到收集的资料后，应按照档案类别、时间顺序等进行分类整理。2.对每份文件资料进行编号、编目，编制详细的目录清单，便于查找和检索。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固；对电子档案进行格式统一、命名规范，并进行备份存储。4.对涉及废行机密信息的档案，应进行加密处理，并单独存放。三、废行档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。2.库房应具备适宜的温度、湿度条件，配备温湿度调节设备。3.档案库房应划分不同的区域，用于存放不同类别的废行档案。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，按照档案类别、年度等进行有序排列。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带备份等方式进行数据冗余备份，确保数据安全。3.对重要的纸质档案和电子档案，应进行异地备份存储，以防本地灾害等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.废行设立相关档案应永久保存。2.废行运营期间的业务档案，根据业务性质和重要程度，确定不同的保管期限，一般为10年至30年不等。3.废行终止相关档案应保存至清算结束后规定年限，一般为5年至10年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对废行档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量是否准确、档案的完整性是否良好、档案的存储环境是否适宜等。3.对清查中发现的问题，应及时进行记录，并采取相应的措施进行整改。四、废行档案的使用（一）使用权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅废行档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，确定是否提供查阅，并指定专人负责陪同查阅，确保档案的安全。3.涉及废行机密信息的档案，未经公司/组织高层批准，严禁查阅。（二）使用流程1.查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出。2.如需复印、拍照等，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行，但不得对档案内容进行篡改或损坏。3.使用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在借阅登记本上签字确认。（三）使用记录1.档案管理部门应对废行档案的查阅、使用情况进行详细记录，包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容、审批意见等。2.使用记录应保存一定期限，以便日后查询和审计。五、废行档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.定期对保管期限已满的废行档案进行鉴定，根据档案的重要性、相关性、时效性等因素，确定是否仍需保存。2.对已无保存价值的档案，应予以销毁；对仍有一定价值的档案，可适当延长保管期限。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门、法务部门等相关人员组成的档案鉴定小组，负责对废行档案进行鉴定工作。（三）销毁流程1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.经公司/组织高层批准后，档案管理部门制定销毁清单，明确销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。3.销毁工作应在专人监督下进行，可采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息彻底销毁。4.销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等，并由监督人员和销毁人员签字确认。（四）销毁记录销毁记录应作为废行档案管理的重要资料进行保存，保存期限与相应档案的保管期限一致。六、废行档案的数字化管理（一）数字化目标逐步实现废行档案的全面数字化管理，提高档案管理效率，方便档案查阅和利用。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化存储要求。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案与原档案目录进行关联，建立准确的索引关系，便于查询。4.存储管理：将数字化档案存储在专门的数据库中，并进行定期备份，确保数据安全。（三）数字化质量控制1.建立数字化质量检查制度，对数字化过程中的各个环节进行质量抽检。2.确保数字化档案的准确性、完整性和可读性，对不符合质量要求的档案及时进行返工处理。七、废行档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督岗位，定期对废行档案管理工作进行检查和监督。2.接受监管部门、审计机构等外部监督检查，及时整改发现的问题。（二）考核办法1.制定废行档案管理考核指标体系，包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、使用的合规性、鉴定销毁的准确性等方面。2.对档案管理部门及相关工作人员的档案管理工作进行年度考核