加强纪委档案制度

加强纪委档案制度一、总则（一）目的为了加强公司纪委档案管理，确保纪委工作中形成的各类文件材料得到妥善保管和有效利用，维护公司纪委工作的真实性、完整性和保密性，依据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司纪委在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于文件、会议记录、案件卷宗、信访资料、专项检查报告等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司纪委档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映纪委工作实际情况，数据准确、手续完备，严禁弄虚作假。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，采取有效措施确保档案信息安全，防止档案泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二：档案管理职责分工（一）纪委办公室职责1.负责制定和完善纪委档案管理制度，并组织实施。2.对纪委工作中形成的各类文件材料进行收集、整理、分类、归档，确保档案的及时、完整。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。4.负责档案的日常保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。5.根据工作需要，为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.对档案管理工作进行总结、分析，不断改进档案管理方法和手段，提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体整理、编目、上架、保管等工作，确保档案存放有序、查找方便。3.对档案的借阅、归还情况进行详细登记，及时催还逾期未还的档案。4.协助纪委办公室做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序办理相关手续。5.负责档案管理设备的维护和保养，保证设备正常运行。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门与纪委工作相关文件材料的收集、整理，并定期移交纪委办公室归档。2.在工作中形成的涉及纪委工作的文件、资料等，应及时送交纪委办公室，不得自行留存或销毁。3.配合纪委办公室做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定提供相关信息和材料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级纪委及公司党委下发的与纪委工作相关的文件、指示、通知等。2.纪委工作计划、总结、报告、统计报表等。3.纪委会议记录、纪要、决议等。4.案件检查工作中形成的线索材料、调查报告、处分决定、申诉复查材料等。5.信访举报工作中收到的来信、来访记录、举报材料、核查情况报告等。6.专项检查、调研工作中形成的文件、报告、记录等。7.党风廉政建设责任制考核、廉洁风险防控等工作的相关材料。8.其他与纪委工作有关的文件、资料、声像材料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围及时收集本部门相关文件材料，并于每年年底前移交纪委办公室。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，符合档案整理要求。3.对于重要文件的草稿、修改稿等，应一并收集归档，以便反映文件形成的全过程。（三）整理方法1.分类原则按照纪委工作职能和档案内容，将档案分为党群工作类、纪检监察类、案件检查类、信访举报类、专项工作类等类别。2.分类方法党群工作类：主要包括纪委组织建设、宣传教育、党员管理等方面的文件材料。纪检监察类：包括纪委工作制度、工作计划、总结、监督检查报告等。案件检查类：按照案件性质、时间顺序等进行分类，包括案件线索、调查取证、处理结果等材料。信访举报类：按照信访举报的来源、内容、处理情况等进行分类。专项工作类：针对特定专项工作形成的文件材料，如廉洁风险防控专项工作、巡视巡察工作等，按照专项工作名称进行分类。3.编号与编目对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录准确反映档案内容。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管上级纪委及公司党委重要文件、指示、决定等。纪委工作计划、总结、重要报告等具有长远查考利用价值的文件材料。涉及公司重大违纪违法案件的卷宗及相关材料。其他需要永久保存的档案。2.定期保管定期保管期限分为30年和10年。一般工作文件、会议记录、一般性检查报告等保存30年。临时性文件、一般性信访举报材料等保存10年。（二）保管方式1.纸质档案采用专用档案柜存放纸质档案，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫。按照档案类别和编号顺序排列档案，便于查找和管理。在档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。定期对电子档案进行检查、维护，防止数据丢失或损坏。3.声像档案声像档案应按照内容和时间顺序进行整理，编制目录。采用光盘、磁带等介质进行存储，并注明录制时间、内容、来源等信息。声像档案应存放在专门的音像档案柜中，防止磁带消磁、光盘划伤等。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘等。3.定期对库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。五、档案的查阅与借阅(一)查阅程序1.公司内部各部门因工作需要查阅纪委档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经部门负责人签字后，提交纪委办公室。2.纪委办公室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并指定专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.因特殊情况需要借阅纪委档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和纪委书记签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损、拆卷等。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，如档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（三）查阅、借阅限制1.涉及公司机密、敏感信息的档案，查阅、借阅应严格按照公司保密规定执行，经公司保密管理部门批准后方可进行。2.案件卷宗等涉及个人隐私和案件调查过程的档案，未经纪委书记批准，不得查阅、借阅。3.查阅、借阅档案时，应严格控制查阅、借阅范围，不得查阅、借阅与申请目的无关的档案。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则每年对到期档案进行一次鉴定，确定档案的存毁。2.全面审查原则对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果准确无误。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由纪委办公室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.逐卷审查对每一卷档案进行详细审查，判断其是否仍有保存价值。2.分析利用价值根据档案的内容、性质、历史背景等，分析其在今后工作中的利用价值。3.参考相关规定依据国家档案保管期限规定和公司档案管理制度，确定档案的保管期限是否合理。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经纪委书记审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁完毕后，将《档案销毁清单》与相关档案鉴定材料一并归档保存。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的纪委档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为公司纪委工作提供更加便捷、高效的服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案数据的安全可靠。（二）主要任务1.档案数字化对现有纸质档案进行全面数字化扫描，形成电子档案副本，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.系统建设开发或选用适合公司纪委档案管理的信息化系统，实现档案的分类管理、目录编制、检索查询（全文检索、分类检索等）、借阅管理、统计分析等功能。3.数据安全管理建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，保障档案数据的安全。（三）实施步骤1.规划阶段制定纪委档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.准备阶段进行档案数字化设备采购、人员培训、数据整理等准备工作。3.实施阶段按照规划和准备工作要求，开展档案数字化扫描、系统开发建设等工作。4.验收阶段对档案信息化建设成果进行验收评估，确保系统功能满足需求，数据质量符合要求。5.运行维护阶段对档案信息化系统进行日常运行维护，及时处理系统故障和数据更新等工作，不断优化系统功能。八、监督与检查（一）监督机制1.公司纪委负责对档案管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。2.定期对档案管理工作进行内部审计，检查档案管理的规范性、准确性和安全性。3.接受公司内部各部门及员工的监督，对违反档案管理制度的行为及时进行纠正。（二）检查内容1.档案收集情况检查各部门是否按照规定及时收集、移交文件材料，档案收集是否齐全、完整。2.档案整理情况查看档案分类、编号、编目是否规范，整理质量是否符合要求。3.档案保管情况检查档案库房设施设备是否完好，档案存放是否有序，保管环境是否符合要求。4.档案查阅、借阅情况审查查阅、借阅手续是否完备，登记是否准确，档案归还是否及时。5.档案鉴定与销毁情况检查档案鉴定小组工作是否规范，销毁程序是否合规，销毁清单是否完整。（三）问题处理1.对监督检查中