档案保管制度条件

档案保管制度条件一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案保管制度条件。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工形成的各类档案的保管。（三）基本原则档案保管工作应遵循集中统一管理、安全保密、方便利用的原则，确保档案的真实性、完整性和系统性。二、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工的个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等资料。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司/组织的业务类型划分，如销售合同、采购订单、项目文档、技术资料等。5.客户档案：记录与客户相关的信息，包括客户基本资料、业务往来记录、服务反馈等。（二）编号规则1.采用层级编码方式，每一级编码之间用“”隔开。2.一级编码代表档案类别，如“XZ”代表行政档案，“RS”代表人事档案，“CW”代表财务档案，“YW”代表业务档案，“KH”代表客户档案。3.二级编码根据档案类别下的具体内容进行细分，例如行政档案下的规章制度编码为“XZ01”，会议记录编码为“XZ02”等。4.三级编码为顺序号，按照档案形成的时间先后顺序依次编号。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门形成的各类档案及时、完整地收集齐全。2.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，由相关接收部门负责收集，并及时移交档案管理部门。3.员工个人在工作中形成的属于公司/组织的档案材料，应在规定时间内主动提交给所在部门的档案收集人员。（二）整理规范1.档案管理人员对收集到的档案进行分类整理，按照编号规则进行编号。2.对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并填写档案目录清单。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的档案进行修复或复制。4.按照档案类别和保管期限，将档案分别装入档案盒或文件夹，并在盒/夹上标明档案类别、编号范围等信息。四、档案的保管场所与设施（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应远离易燃、易爆物品存放地，避免阳光直射，保持通风良好。3.库房内温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（二）保管设施1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序。2.安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。3.配置温湿度调节设备，如空调、除湿机等，保证库房内温湿度符合要求。4.提供防虫、防霉药品，如樟脑丸、防霉剂等，防止档案受到虫害和霉菌侵害。五、档案的保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要人事任免文件等。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，定期保管档案的期限分为30年、10年。保管期限为30年的档案，主要包括涉及公司/组织重要业务活动、财务状况、人事变动等方面的文件，如重要合同、财务报表、员工晋升记录等。保管期限为10年的档案，包括一般性的业务文件、日常行政事务记录等，如普通业务合同、部门工作计划等。（二）鉴定工作1.公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参与，定期对到期档案进行鉴定。2.鉴定小组根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际利用情况，对档案进行逐份鉴定，确定其是否继续保存或销毁。3.对于拟销毁的档案，应填写档案销毁清单，详细记录档案名称、编号、日期、来源等信息，并经鉴定小组组长签字确认。4.档案销毁清单应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交财务部门作为账务处理的依据。六、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.一般员工借阅档案需经所在部门负责人审批；部门负责人借阅档案需经分管领导审批；涉及重要机密档案的借阅，需经公司/组织主要领导审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，必须持有单位介绍信，并经公司/组织相关领导批准，档案管理部门方可提供查阅服务。（二）借阅登记1.档案管理人员对借阅申请进行审核，批准后办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）利用规定1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自复制档案内容。2.如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。复制后的档案应与原件核对无误，并注明复制日期和复制人姓名。3.档案利用过程中形成的查阅记录、复制件等资料，应及时交档案管理部门归档保存。七、档案的保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案库房应设置门禁系统，限制非档案管理人员进入。档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。3.在档案整理、鉴定、销毁等过程中，涉及机密档案的操作应在专门的场所进行，并采取相应的保密措施。4.对电子档案应设置严格的访问权限，采用加密存储等技术手段，防止电子档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，安装监控设备，确保库房24小时处于监控状态。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，如检查档案柜、架是否牢固，防火、防盗、防潮、防虫等设备是否正常运行等。3.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，定期组织演练，提高应急处置能力。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。如发现档案丢失或损坏，应及时报告并采取相应措施进行查找和处理。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、借阅登记、利用统计等功能，方便员工查询和利用档案信息。3.确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性，实现电子档案的安全存储和有效利用。（二）电子档案管理1.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并按照档案分类和编号规则进行存储。2.建立电子档案元数据管理体系，对电子档案的题名、日期、来源、保管期限等元数据进行规范录入和管理。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。4.加强电子档案的安全防护，设置防火墙和入侵检测系统，防止网络攻击和病毒感染。对电子档案的访问进行权限控制，确保只有授权人员才能访问和操作电子档案。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度，制定档案管理工作的具体实施细则。2.负责公司/组织各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、借阅利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理人员进行业务培训和考核。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案保管场所和设施符合要求。（二）档案管理人员岗位职责1.档案收集整理员负责定期收集各部门形成的档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。按照档案整理规范，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。协助档案鉴定小组对到期档案进行初步鉴定，提出鉴定意见。2.档案保管员负责档案库房的日常管理工作，包括档案的存放、保管设施设备的维护等。定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。做好档案库房的安全保卫工作，严格执行保密制度，防止档案丢失、损坏和泄露。3.档案借阅管理员负责办理档案借阅登记手续，审核借阅申请，按照规定的权限批准借阅。对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，及时提醒借阅人归还档案。负责档案利用过程中的