乡镇文电档案制度

乡镇文电档案制度一、总则（一）目的为加强乡镇文电档案管理，确保文电档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，为乡镇各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、各站所及下属事业单位在工作中形成的各类文电档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇文电档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则文电档案应如实反映工作实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便各部门和人员查阅利用档案。二、文电档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善乡镇文电档案管理制度。2.负责乡镇各类文电档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，提高档案管理的信息化水平。4.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和培训，定期开展档案工作检查和考核。5.开发利用档案信息资源，为乡镇领导决策、工作参考和社会利用提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文电材料的收集、整理和初步归档工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案资料的及时收集和整理。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁档案资料或将档案据为己有。4.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的监督和指导，及时整改存在的问题。三、文电档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的各类文件、通知、指示、批复等。2.乡镇党委、政府形成的各类文件、会议纪要、工作计划、总结报告等。3.各部门向上级机关报送及相互之间发送的文件、报表、请示、报告等。4.乡镇召开的各类会议的文件材料、会议记录、纪要等。5.乡镇领导参加各类活动形成的文件、讲话、照片等资料。6.乡镇在经济建设、社会事业、民生保障等方面形成的重要文件、数据、图表等。7.其他具有保存价值的文电材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文电材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对收集到的文电材料，应进行认真核对，确保文件内容准确无误，附件齐全。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并送交档案管理部门。4.收集的文电材料应保持原始风貌，不得擅自涂改、剪裁或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系。2.区分文件的不同类别、年度、保管期限等，进行科学分类整理。3.便于保管和利用，提高档案检索效率。（四）整理方法1.分类按照文件的来源、内容、形式等进行分类，可分为党群工作类、行政工作类、经济工作类、社会事务工作类等。2.编号对每一份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制文件目录，包括文件编号、文号、标题、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的文件进行整理装订，保持文件的整齐美观。四、文电档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的文电档案，应在次年上半年完成归档工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的专项档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，将整理好的文电档案按时移交档案管理部门。2.移交的档案应编制移交清单，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。3.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。（三）保管期限1.永久保管凡是反映乡镇主要职能活动和基本历史面貌的，对乡镇工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，主要是反映乡镇一般工作活动，在一定时期内对乡镇工作有查考利用价值的文件材料。保管期限为10年的档案，主要是在较短时间内对乡镇工作有查考价值的文件材料。（四）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子文件进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（五）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房环境整洁、安全。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，发现问题及时处理。4.严格遵守档案查阅制度，做好档案查阅登记工作。五、文电档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和乡镇档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从政治、经济、文化、社会等各个方面综合考虑档案的价值。3.确保鉴定工作的客观性和准确性，避免随意性和主观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.综合分析结合乡镇的工作实际和发展需求，对档案进行综合分析，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、文号、标题、日期、来源、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报乡镇分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。监销人员应在销毁清册上签字，确保档案销毁彻底。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存，以备查考。六、文电档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本乡镇工作人员因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门办理查阅手续后查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经乡镇分管领导批准后，在档案管理部门查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格遵守国家有关保密规定，未经批准不得查阅、复制和传播。（二）查阅要求1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.在查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并注明复制日期和复制人姓名。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅完毕后应及时归还档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。（三）利用服务1.档案管理部门应积极主动地为乡镇各部门和人员提供档案查阅利用服务，根据查阅需求，及时准确地提供档案资料。2.定期对档案信息进行整理和分析，开发档案信息资源，为乡镇领导决策、工作参考和社会利用提供有价值的信息服务。3.加强与其他单位档案管理部门的交流与合作，实现档案信息资源的共享，提高档案的利用效率。七、文电档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级档案管理部门和乡镇领导汇报档案工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.乡镇行政区划调整、机构改革等原因导致档