公司档案共享制度

公司档案共享制度一、总则（一）目的为了规范公司档案共享行为，提高档案利用效率，保障公司信息安全，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.合法合规原则：档案共享活动必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案信息的合法性和合规性。2.安全保密原则：严格保护档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失，确保只有经过授权的人员能够访问和使用共享档案。3.高效利用原则：在确保安全和保密的前提下，优化档案共享流程，提高档案的利用效率，满足公司业务发展对档案信息的需求。4.权责明确原则：明确档案共享过程中各部门和人员的职责和权限，做到责任清晰，避免推诿扯皮。二、档案共享的范围与分类（一）共享范围1.与公司日常运营管理相关的各类文件、资料，如合同协议、财务报表、业务报告等。2.公司内部规章制度、流程文档、会议纪要等。3.项目相关的技术文档、设计图纸、调研报告等。4.员工人事档案中的部分通用信息（如基本履历、培训记录等，需符合相关法律法规和员工隐私保护要求）。（二）档案分类1.行政类档案：包括公司组织架构、行政公文、印章管理、证照管理等方面的文件。2.财务类档案：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务资料。3.业务类档案：根据公司不同业务板块，分为销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案、研发业务档案等，包含各类业务合同、订单、业务记录等。4.人事类档案：包含员工入职资料、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核档案、培训档案等。5.技术类档案：涉及公司技术研发成果、专利文件、技术标准、工艺流程等技术资料。三、档案共享的流程与权限管理（一）共享申请1.部门或员工因工作需要共享档案时，应填写《档案共享申请表》，明确申请共享的档案名称、编号、共享原因、共享对象、预计共享期限等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确认共享需求的合理性和必要性。（二）审批流程1.根据档案的密级和敏感程度，设定不同的审批层级。对于一般公开或内部共享的档案，由档案管理部门负责人审批。对于涉及公司机密、商业秘密或重要敏感信息的档案，需经公司分管领导审批。对于特别重大或涉及核心利益的档案，需经公司总经理审批。2.在规定的审批期限内（一般为[X]个工作日），审批人应完成审批，并签署审批意见。如同意共享，应明确共享的范围、期限和使用要求；如不同意共享，应说明理由。（三）权限设置1.根据审批结果，档案管理部门为共享对象设置相应的访问权限。权限分为只读权限、可编辑权限、下载权限等，确保共享对象只能在授权范围内使用档案。2.对于涉及机密信息的档案，应采用加密传输和存储方式，并对共享对象的操作进行严格审计和记录。（四）共享通知1.档案管理部门在完成权限设置后，应及时通知共享申请人和共享对象。通知方式可采用邮件、内部办公系统消息等，告知共享已获批及相关权限信息。2.共享对象收到通知后，应按照规定的权限和方式访问共享档案，不得擅自扩大共享范围或更改共享档案内容。（五）共享期限管理1.共享期限应根据申请时预计的使用时间设定，原则上不得超过[X]个工作日。如需延长共享期限，共享申请人应提前[X]个工作日提交《延长档案共享期限申请表》，按照原审批流程进行审批。2.共享期限届满后，档案管理部门应及时收回共享权限，确保档案信息的安全性。四、档案共享的安全与保密措施（一）网络安全1.公司应建立完善的网络安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止外部网络攻击和非法访问。2.对档案共享所使用的网络进行定期监测和维护，确保网络的稳定性和可靠性，防止因网络故障导致档案信息泄露或丢失。（二）数据安全1.对共享档案进行定期备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。备份周期根据档案的重要性和变动频率确定，一般为每天或每周备份一次。2.采用数据加密技术对共享档案进行加密处理，确保在传输和存储过程中的数据安全。加密密钥应严格管理，定期更换。3.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据遭受破坏或丢失时能够及时恢复，保证公司业务的正常运转。（三）人员安全管理1.加强对涉及档案共享人员的安全意识培训，提高其对档案安全保密重要性的认识，使其掌握基本的安全保密知识和技能。2.与涉及档案共享的人员签订保密协议，明确其在档案共享过程中的保密责任和义务，对违反协议者依法追究责任。3.对档案共享过程中的操作行为进行审计和记录，发现异常情况及时进行调查和处理。（四）物理安全1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案实体的安全。2.对档案存储场所进行定期检查和维护，确保安全设施的正常运行。五、档案共享的监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案共享监督小组，由档案管理部门、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对档案共享制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对档案共享申请、审批、权限设置、使用情况等进行抽查，发现问题及时督促整改。3.建立档案共享投诉举报渠道，接受公司内部员工和外部相关方的投诉举报，对违规行为进行调查处理。（二）考核办法1.将档案共享制度的执行情况纳入部门和员工的绩效考核体系，设定相应的考核指标和权重。2.对于在档案共享工作中表现优秀，严格遵守制度，有效保障档案安全和提高利用效率的部门和员工，给予表彰和奖励。3.对于违反档案共享制度，导致档案信息泄露、丢失或其他安全事故的部门和员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚，并依法追究相关责任。六、档案共享的培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案共享培训计划，针对不同岗位和人员需求，开展有针对性的培训课程。2.培训内容包括档案共享制度解读、操作流程演示、安全保密知识等，确保员工熟悉档案共享的各项要求和操作规范。（二）培训方式1.采用集中培训、在线培训、现场指导等多种方式相结合，提高培训效果。2.定期组织档案共享操作技能考核，检验员工的学习成果，对考核合格的员工颁发培训证书。（三）宣传推广1.通过公司内部办公系统、宣传栏、邮件等渠道，广泛宣传档案共享制度的重要意义和具体内容，提高员工对档案共享工作的认识和重视程度。2.及时发布档案共享工作的动态信息和典型案例，引导员工积极参与和支持档案共