档案资料交接制度

档案资料交接制度一、总则（一）目的为了加强公司档案资料交接管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，明确交接双方的责任和义务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、公司与外部单位之间涉及档案资料交接的活动。（三）基本原则1.真实性原则：交接的档案资料必须真实、准确地反映公司的各项业务活动和历史情况。2.完整性原则：档案资料应齐全、完整，不得遗漏重要信息和文件。3.规范性原则：交接过程应遵循规范的程序和方法，确保档案资料的整理、分类、编号等符合相关标准。4.保密性原则：对于涉及公司机密的档案资料，交接双方应严格履行保密义务，防止信息泄露。二、档案资料的范围（一）文书档案1.公司各类文件、通知、报告、决议等。2.会议记录、纪要及相关文件。3.工作计划、总结、统计报表等。（二）人事档案1.员工个人简历、入职登记表、劳动合同等。2.员工培训记录、考核评价材料。3.员工薪酬福利、奖惩等相关资料。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务资料。2.审计报告、税务资料等。3.财务预算、决算文件。（四）业务档案1.项目合同、协议、招投标文件等。2.客户资料、业务往来信函等。3.产品研发、生产、销售等相关资料。（五）其他档案1.公司证照、印章管理资料。2.固定资产档案，包括购置合同、清单、维修记录等。3.公司大事记、荣誉证书等。三、交接流程（一）交接准备1.交接方整理需交接的档案资料，按照类别、时间顺序进行分类、编号，编制详细的档案清单，注明档案名称、数量、存放位置等信息。对档案资料进行初步审核，确保资料的完整性和准确性，对于存在问题的资料及时进行补充或更正。准备好交接所需的工具和场地，如档案箱、文件袋、交接记录表格等，并确保交接场地的安全和整洁。2.接收方安排熟悉档案管理工作的人员负责接收档案资料，并提前了解交接档案的大致内容和范围。准备好接收档案资料的存储空间，确保存储空间符合档案保管要求，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。准备好接收所需的工具和表格，如档案接收登记表、档案清点记录单等。（二）现场交接1.资料清点交接双方在规定的交接地点，按照档案清单逐一核对档案资料的名称、数量、编号等信息，确保交接的档案资料与清单一致。对档案资料的完整性进行检查，查看是否有缺页、破损、涂改等情况，如有问题应及时记录并协商解决。2.资料审核接收方对交接的档案资料进行审核，重点审核资料的真实性、准确性和关联性，对于不符合要求的资料有权要求交接方进行补充或说明。交接方应配合接收方的审核工作，提供必要的解释和说明，确保审核工作顺利进行。3.签字确认经清点和审核无误后，交接双方在档案交接记录表格上签字确认，明确交接的档案资料名称、数量、交接时间、交接双方人员等信息。交接记录表格一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。（三）后续处理1.资料入库接收方将交接的档案资料及时入库，按照档案管理的要求进行分类存放，并更新档案管理系统中的相关信息，确保档案资料的可查询性和可追溯性。对于需要长期保存的档案资料，应按照规定的保管期限和保管条件进行妥善保管，定期进行检查和维护。2.问题反馈交接过程中如发现问题，接收方应及时向交接方反馈，交接方应在规定的时间内进行处理，确保问题得到妥善解决。对于因交接问题导致的档案资料丢失、损坏等情况，交接双方应共同查明原因，分清责任，并按照相关规定进行处理。四、交接责任（一）交接方责任1.确保交接的档案资料真实、完整、准确，符合相关法律法规和公司规定。2.按照规定的时间和要求完成档案资料的整理、分类、编号等准备工作，并向接收方提供详细的档案清单。3.在交接过程中，配合接收方的审核工作，对接收方提出的问题及时进行解答和处理。4.对因自身原因导致的档案资料交接问题承担相应的责任，如资料缺失、错误、未按时交接等。（二）接收方责任1.安排专人负责档案资料的接收工作，确保接收过程的顺利进行。2.对交接的档案资料进行认真审核和清点，如发现问题及时向交接方反馈。3.将接收的档案资料及时入库，并按照档案管理要求进行妥善保管和维护。4.对因自身原因导致的档案资料接收问题承担相应的责任，如未及时接收、保管不善等。（三）共同责任1.交接双方应共同遵守档案资料交接制度，确保交接过程的规范、有序。2.对于涉及公司机密的档案资料，交接双方应严格履行保密义务，不得泄露相关信息。3.在档案资料交接过程中，如发生争议或纠纷，交接双方应协商解决，协商不成的可提交公司相关部门进行调解或仲裁。五、档案资料的保管与利用（一）保管要求1.存储环境档案资料应存放在专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。库房温度应保持在适宜的范围内，一般为14℃24℃，相对湿度应控制在45%60%。2.存储方式档案资料应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的索引和目录，便于查找和利用。对于纸质档案资料，应采用档案盒、档案袋等进行包装，并在盒、袋上标明档案名称、编号、日期等信息。对于电子档案资料，应进行备份存储，并按照规定的格式和命名规则进行管理，确保电子档案的可读性和可维护性。（二）利用规定1.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。涉及公司机密的档案资料，借阅申请人应经公司保密管理部门审批，并签订保密协议后方可借阅。外部单位因工作需要查阅公司档案资料的，应提前向公司提出书面申请，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责接待和查阅，并严格按照规定的范围和程序进行查阅。2.借阅期限一般档案资料的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。涉及重要项目或机密信息的档案资料，借阅期限应根据实际情况确定，并严格控制在规定的范围内。3.借阅归还借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况，并办理延期手续。借阅人归还档案资料时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现问题应及时记录并要求借阅人进行处理。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案资料交接监督小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、审计部门人员等，负责对档案资料交接工作进行监督和检查。2.监督小组定期对档案资料交接制度的执行情况进行检查，重点检查交接流程是否规范、交接责任是否落实、档案资料保管是否安全等方面。（二）检查内容1.档案资料交接记录的完整性和准确性，包括交接时间、交接双方人员、档案资料名称、数量等信息。2.档案资料的整理、分类、编号等是否符合规定要求，档案清单是否与实际交接的档案资料一致。3.档案资料的保管情况，包括存储环境、存储方式、安全防护等方面是否符合要求。4.档案资料借阅制度的执行情况，包括借阅申请、审批、归还等环节是否规范。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时向责任部门和责任人发出整改通知，要求其限期整改。2.责任部门和责任人应按照整改通知的要求，制定具体的整改措施，并认真组织实施，确保问题得到彻底解决。3.整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查，如整改不到位的，应继续督促整改，直至达到要求为止。七、培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案资料交接培训计划，明确培训的对象、内容、时间、方式等。2.培训对象包括公司内部各部门涉及档案资料交接的人员，重点是新入职员工、档案管理人员和业务骨干。（二）培训内容1.档案资料交接制度的相关规定和要求，包括交接流程、交接责任、保管与利用规定等。2.档案资料整理、分类、编号等基础知识和技能。3.档案管理系统的操作方法和使用技巧。（三）宣传活动1.通过公司内部网站、宣传栏、邮件等渠道，宣传档案资料交接制度的重要性和相关知识，提高员工对档案管理工作的认识和