档案借阅销毁制度

档案借阅销毁制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案借阅与销毁行为，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案借阅与销毁过程中的相关活动。（三）基本原则1.档案借阅与销毁工作应遵循合法、合规、安全、保密的原则。2.严格履行审批手续，确保档案的借阅与销毁符合规定要求。3.保护档案的真实性、完整性和可用性，防止档案信息泄露和丢失。二、档案借阅管理（一）借阅申请1.凡因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅时间等信息。2.申请表需经所在部门负责人签字批准，重要档案的借阅还需经公司分管领导审批。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请表后，应及时进行审核。审核内容包括借阅申请的合理性、必要性，以及借阅人员的身份和权限等。2.对于符合借阅条件的申请，档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并注明借阅期限。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经原审批领导同意。（三）借阅登记1.档案管理部门根据审批后的借阅申请表，对借阅档案进行详细登记。登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、数量、借阅期限等。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式进行，确保登记信息的准确性和可追溯性。（四）档案交付1.档案管理部门按照借阅申请表上的信息，准备好相应的档案，并与借阅人进行当面核对。2.核对无误后，借阅人应在档案借阅登记表上签字确认，领取档案。3.档案管理部门应向借阅人提供必要的档案使用指导，告知其档案的保管要求和注意事项。（五）借阅监督1.借阅人在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、伪造、销毁档案。2.档案管理部门应定期对借阅档案的使用情况进行检查，如发现问题应及时采取措施予以纠正。3.借阅人如需将档案带出公司，应提前向档案管理部门提出申请，并经公司分管领导批准。带出公司的档案应严格按照保密规定进行保管，确保档案安全。（六）借阅归还1.借阅期限届满，借阅人应按时归还所借档案。如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。2.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的数量、完整性和质量等情况。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。3.档案归还后，档案管理部门应在档案借阅登记表上注明归还日期，并将档案归还原位。三、档案销毁管理（一）销毁鉴定1.档案管理部门应定期对已超过保管期限或失去保存价值及其他需要销毁的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员共同进行。2.鉴定人员应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否需要销毁。对于重要档案的销毁，应进行专项鉴定，并报公司领导批准。3.经过鉴定，确定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。（二）销毁审批1.《档案销毁清单》需经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.对于涉及公司机密、商业秘密等重要档案的销毁，还需经公司主要领导批准。（三）销毁实施1.档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门安排专人负责实施。2.销毁方式应根据档案的性质和数量选择合适的方法，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。确保档案信息无法恢复。3.在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认。（四）销毁记录1.档案管理部门应对档案销毁过程进行详细记录，记录内容包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、档案名称、数量、监督人员等信息。2.销毁记录应采用纸质和电子两种方式保存，保存期限不少于[X]年。四、档案安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案保管场所的安全防范措施。2.档案保管场所应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保存。3.定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对档案内容予以保密。不得擅自泄露档案信息。2.借阅档案的人员应签订保密协议，承诺对所借阅档案的内容予以保密。3.在档案借阅与销毁过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案借阅与销毁制度的执行情况进行审计监督，检查档案借阅与销毁手续是否齐全、档案管理是否规范等。2.档案管理部门应定期对本部门的档案借阅与销毁工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部检查1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合并如实提供有关档案借阅与销毁的资料和情况。2.根据外部检查提出的意见和建议，及时改进档案借阅与销毁工作。六、责任追究（一）违规责任1.对于违反本制度规定，擅自借阅、销毁档案或泄露档案信息的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.造成档案损坏、丢失或其他严重后果的，应依法承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。（二）管理责任1.档案管理部门负责人对本部门档案借阅与销毁工作的规范性和安全性负责。如因管理不善导致出现问题的，将追究其管理责任。2.公司各级领导对档案借阅与销毁工作负有领导责任。如因领导不力导致制度执行