比亚迪档案制度

比亚迪档案制度一、总则（一）目的为加强比亚迪档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于比亚迪公司总部及各下属单位，包括但不限于生产部门、研发部门、销售部门、行政部门等。（三）定义1.档案：指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案管理：包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。5.负责档案的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受公司档案管理部门的指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时向公司档案管理部门移交应归档的档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管和维护，确保档案的安全和完整。4.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。5.参与档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、批复文件等。2.公司各项经营活动中形成的文件，包括合同协议、招投标文件、销售记录、采购凭证等。3.公司生产、研发活动中形成的文件，如技术图纸、工艺文件、实验报告、研发项目资料等。4.公司行政管理活动中形成的文件，如会议纪要、工作报告、人事档案、财务报表等。5.公司对外宣传、交流活动中形成的文件，如宣传资料、新闻稿件、合作协议等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对收集到的档案，应进行初步审核，剔除重复、无效的文件。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储等方式，确保数据的安全性。3.对重要的声像档案，应进行数字化处理，并存储在电子档案系统中。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限一般为15年以下。（四）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.每年应对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏等情况，并做好记录。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级领导。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，从档案的内容、来源、时间等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其价值。2.分析档案的内容、来源、时间等因素，结合公司的发展规划和工作需要，判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的数据应登记造册，填写《档案销毁清册》，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经档案鉴定小组审核，并报公司主管领导批准。3.根据批准的《档案销毁清册》，由档案管理人员会同相关部门人员进行销毁。销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间地点、参与人员等，并由监销人员签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则：档案利用工作应围绕公司中心工作，为公司各项决策和业务活动提供支持。3.保密原则：对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行利用，防止泄露。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称等信息，并定期进行统计分析。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司提供便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化系统建设1.公司应根据档案管理的实际需求，选择合适的档案信息化管理软件，并进行定制化开发。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能，同时应与公司其他业务系统进行集成，实现数据共享。（三）数字化档案管理1.对纸质档案应进行数字化处理，扫描分辨率应符合国家相关标准要求。2.数字化档案应进行分类、编号，并建立相应的索引目录，便于检索和利用。3.定期对数字化档案进行备份，确保数据的安全性。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强