档案参观利用制度

档案参观利用制度一、总则（一）目的为了规范公司档案的参观利用行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部员工、经公司批准的外部单位或个人参观利用公司档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案参观利用活动必须遵守国家法律法规以及公司的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在参观利用过程中的安全，严格保护档案信息的保密性，防止档案信息泄露。3.合理利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，促进档案的合理利用，为公司的各项工作提供支持。二、档案参观管理（一）参观申请1.公司内部员工因工作需要参观档案，需填写《档案参观申请表》，详细说明参观目的、参观内容、参观时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.外部单位或个人申请参观公司档案，需提前向公司提交书面申请，说明参观单位或个人的基本情况、参观目的、参观内容、参观时间等，并加盖单位公章。申请经公司分管领导审批同意后，方可安排参观。（二）审批流程1.档案管理部门收到参观申请后，对申请内容进行审核，重点审核参观目的是否合理、参观时间是否合适、参观人员是否具备相应的资质等。2.对于内部员工的参观申请，档案管理部门审核通过后，报档案管理部门负责人审批。3.对于外部单位或个人的参观申请，档案管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门应及时通知申请单位或个人，并做好相关安排。（三）参观安排1.档案管理部门根据审批通过的参观申请，合理安排参观时间和参观人员。参观时间应尽量选择在档案管理部门工作时间内，避免影响正常的档案管理工作。2.参观人员应按照档案管理部门的安排，按时到达参观地点。档案管理部门应指定专人负责接待参观人员，介绍参观注意事项，并全程陪同参观。3.在参观过程中，陪同人员应向参观人员介绍档案的保管情况、利用情况等，解答参观人员的疑问。参观人员应遵守参观纪律，不得擅自触摸、拍照、复印档案资料，不得在档案保管场所吸烟、饮食等。（四）参观记录1.档案管理部门应对每次参观活动进行记录，记录内容包括参观时间、参观人员、参观内容、参观目的、陪同人员等信息。参观记录应妥善保存，以备查阅。2.对于外部单位或个人的参观活动，档案管理部门应要求参观人员填写《档案参观登记表》，详细记录参观人员的基本情况、参观内容、参观意见等信息。《档案参观登记表》应与参观记录一并保存。三、档案利用管理（一）利用申请1.公司内部员工因工作需要利用档案，需填写《档案利用申请表》，详细说明利用目的、利用内容、利用时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.外部单位或个人申请利用公司档案，需提前向公司提交书面申请，说明利用单位或个人的基本情况、利用目的、利用内容、利用时间等，并加盖单位公章。申请经公司分管领导审批同意后，方可办理档案利用手续。（二）审批流程1.档案管理部门收到利用申请后，对申请内容进行审核，重点审核利用目的是否合理、利用内容是否涉及公司机密等。2.对于内部员工的利用申请，档案管理部门审核通过后，报档案管理部门负责人审批。3.对于外部单位或个人的利用申请，档案管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门应及时通知申请单位或个人，并做好相关安排。（三）利用方式1.档案管理部门应根据利用申请的内容，为利用人员提供相应的档案资料。利用方式包括查阅、借阅、复印等。2.查阅档案时，利用人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得将档案带出档案管理部门。查阅过程中，利用人员应遵守查阅纪律，不得擅自涂改、标记、损毁档案资料。3.借阅档案时，利用人员应填写《档案借阅登记表》，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。4.复印档案时，利用人员应填写《档案复印申请表》，经档案管理部门负责人审批后，方可进行复印。复印的档案资料应加盖档案管理部门的印章，并注明复印日期、复印用途等信息。（四）利用监督1.档案管理部门应对档案利用情况进行监督，定期检查利用人员是否按照规定的利用方式和利用期限使用档案资料，是否遵守档案利用纪律。2.对于违反档案利用规定的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予警告批评；情节较重的，停止其利用档案的权利，并追究相关责任。四、档案安全与保密管理（一）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案保管场所的安全防范措施，确保档案的安全。档案保管场所应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，并定期进行检查和维护。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自离岗，不得在档案保管场所使用明火、电器等设备。在档案整理、装订、搬运等过程中，应注意保护档案资料，避免档案损坏。3.对于重要档案资料，档案管理部门应采取加密存储、异地备份等措施，确保档案信息的安全。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。档案管理人员在工作中应注意言行举止，不得在无关人员面前谈论档案内容。2.档案管理部门应与档案利用人员签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。档案利用人员在利用档案过程中，应严格遵守保密协议，不得将档案内容泄露给无关人员。3.对于涉及公司机密的档案资料，档案管理部门应采取严格的保密措施，限制查阅和利用范围。查阅和利用涉及公司机密的档案资料，需经公司主要领导审批同意，并在档案管理部门指定的场所进行。五、档案信息化管理（一）档案数字化1.档案管理部门应积极推进档案数字化工作，将重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案数据库应与纸质档案相对应，确保档案信息的一致性和完整性。2.在档案数字化过程中，档案管理人员应严格遵守数字化操作规程，确保数字化档案的质量。数字化档案应进行加密存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）档案信息系统1.档案管理部门应建立档案信息系统，实现档案的信息化管理。档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，方便档案利用人员查询和利用档案资料。2.档案管理人员应定期对档案信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。档案信息系统应设置用户权限管理功能，不同用户根据其工作需要具有相应的操作权限。（三）电子档案利用1.档案利用人员可以通过档案信息系统查阅电子档案资料。查阅电子档案时，利用人员应遵守档案利用规定，不得擅自修改、删除电子档案内容。2.对于需要打印或复制电子档案资料的，档案管理部门应按照档案利用审批流程