中学档案室制度

中学档案室制度一、总则1.目的中学档案室制度的建立旨在加强学校档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为学校各项工作提供有力支持和保障。档案是学校在教育教学、行政管理、后勤服务等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，对于学校总结经验、传承文化、推动发展具有重要意义。2.适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工。凡在学校工作中形成的各类档案资料，均应按照本制度的规定进行收集、整理、归档、保管和利用。3.基本原则集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由档案室归口负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整性和系统性。真实准确原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备齐全，严禁弄虚作假。安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理机构及职责1.档案室负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。集中统一管理全校各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设备，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。开展档案的鉴定工作，按照规定的保管期限，对档案进行定期鉴定，剔除无保存价值的档案，销毁经批准的档案。负责档案的统计工作，建立健全档案统计台账，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况。积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料，开展档案编研工作。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和档案管理水平。2.各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保本部门档案资料的齐全、完整。按照学校档案管理要求，定期将整理好的档案移交档案室。协助档案室开展档案的利用工作，提供本部门档案查阅线索，配合做好档案的查询、借阅等服务工作。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，对档案的保管情况进行定期检查，发现问题及时向档案室报告。三、档案的收集与整理1.收集范围学校行政管理工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、规章制度、人事档案、财务档案等。学校教学工作中形成的教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、教学研究成果、学生学籍档案等。学校科研工作中形成的科研项目申报书、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料等。学校师资队伍建设工作中形成的教师培训计划与总结、教师业务档案、教师考核材料等。学校学生管理工作中形成的学生奖惩材料、学生社会实践活动记录、学生心理健康档案等。学校后勤管理工作中形成的基建档案、设备采购档案、房产档案、物资管理档案等。学校外事工作中形成的外事活动记录、对外交流合作协议、外宾来访接待材料等。其他具有保存价值的文件、资料、声像等档案材料。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案收集的完整性和及时性。对收集到的档案资料，应进行认真核对，确保文件材料齐全、完整，签字盖章手续完备，书写材料符合要求。对于重要活动、重大事件形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档，做到随办随归。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性，便于档案的保管和利用。按照档案的内容、形式、时间等特征进行分类整理，确保分类科学合理，便于检索和统计。整理后的档案应做到格式统一、目录清晰、装订整齐、排列有序，符合规范化管理要求。4.整理方法分类：根据档案的性质和内容，将学校档案分为行政管理类、教学管理类、科研管理类、师资队伍建设类、学生管理类、后勤管理类、外事管理类等一级类目，在一级类目下再根据档案的具体内容设置二级及以下类目。编号：对整理好的档案进行编号编排，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。编号方法可采用全宗号、年度号、保管期限号、目录号、案卷号等多级编号方式。编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和统计。装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案的整齐牢固。四、档案的归档与保管1.归档时间各部门兼职档案员应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并移交档案室归档。对于一些特殊档案，如基建档案、设备采购档案等，应在项目竣工验收后及时归档。2.归档程序各部门兼职档案员将整理好的档案按照档案分类目录进行排序，编制移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案室。档案室接收档案时，应对移交清单和档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，核对无误后双方在移交清单上签字确认。档案室对接收的档案进行再次整理和编目，按照档案保管要求进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立档案数据库。3.保管期限根据国家有关规定和学校实际情况，确定档案的保管期限为永久、定期（30年、10年）两种。永久保管的档案主要包括学校重要的规章制度、历史沿革、机构演变、人事任免、财务审计报告、重大事件记录、教学科研成果等具有长远保存价值的档案。定期保管30年的档案主要包括学校一般性的行政管理文件、教学计划与总结、科研项目中期检查材料中等在一定时期内具有查考利用价值的档案。定期保管10年的档案主要包括学校短期的行政事务文件、临时性的教学活动记录、一般性的学生管理材料等保存价值相对较短的档案。4.保管要求档案室应具备适宜的档案保管条件，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度调控设备等，确保档案的安全保管。对档案进行分类存放，按照档案的类别、保管期限、年度等顺序排列上架，并在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。对破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时进行修复和复制。严格遵守档案安全保密制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案室。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，防止档案丢失或被盗。五、档案的利用1.利用范围本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。外单位因工作需要，经学校领导批准，可查阅本校有关档案资料，但一般不得借阅。学生因个人学习、成长需要，可查阅本人学籍档案等相关资料。2.利用手续本校教职员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、内容、目的等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。外单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅档案的内容、目的等，经学校办公室审核，报学校领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。学生查阅本人学籍档案，需持学生证，到档案室填写《学生档案查阅登记表》，经档案室工作人员核实身份后，方可查阅。3.利用方式档案室应设立专门的档案查阅场所，为利用者提供必要的查阅条件。利用者可在查阅场所查阅档案原件，如需摘抄、复制、拍摄档案内容，需经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。对于重要档案或不宜外借的档案，档案室可提供复印件或电子文档供利用者使用。利用者应妥善保管复印件或电子文档，不得擅自扩大使用范围或泄露档案内容。档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅时间、利用者姓名、单位、查阅内容等进行详细记录，以便统计和查询。4.归还要求档案借阅者应按时归还所借档案，如需延期归还应提前办理续借手续。归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅者责任。利用者归还档案时，应将档案整理整齐，如有涂改、圈划等情况，应向档案室工作人员说明原因。档案室工作人员核对无误后，在档案借阅登记表上注明归还日期，并将档案归还原位。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁。对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限的鉴定；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。2.销毁程序《档案销毁清册》应详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定小组组长审核签字后，报学校领导批准。经批准销毁的档案，应在档案室工作人员和监销人员的共同监督下进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁档案时，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式，并由销毁人员和监销人员签字确认。销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。3.特殊情况处理对于涉及学校重要机密、历史遗留问题或其他特殊情况的档案，即使保管期限已满，也不得擅自销毁，应按照有关规定进行妥善处理。在档案鉴定销毁过程中，如发现有价值的档案资料未及时归档或保管不善的情况，应及时采取措施进行补救和整改。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。通过档案信息化建设，实现档案资源的共享和优化配置，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。2.信息化管理内容档案数字化：对学校现存的各类档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。数字化档案应保证图像清晰、完整，数据准确无误，并按照档案分类目录进行存储和管理。档案管理系统建设：选用适合学校档案管理需求的信息化管理软件，建立档案管理系统。系统应具备档案录入、检索、编目、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的自动化和信息化。档案信息安全管理：加强档案信息化系统的安全防护措施，设置用户权限管理，对不同用户的操作权限进行严格控制，防止档案信息泄露和非法访问。定期对档案信息化系统进行维护和备份，确保系统的稳定运行和数据安全。3.信息化利用服务在学校内部网络设立档案信息查询平台，为教职员工提供便捷的档案信息查询服务。利用者可通过网络查询档案目录和部分档案原文，提高档案利