街道档案利用制度

街道档案利用制度一、总则（一）目的为了加强街道档案的管理与利用，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，提高工作效率和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区居委会以及所属企事业单位在档案利用工作中的行为。（三）基本原则1.依法利用原则：档案利用工作必须严格遵守国家法律法规，确保档案信息的合法使用。2.服务至上原则：以满足街道各项工作需求和社会公众查阅需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案利用范围（一）内部工作利用1.为街道机关各部门制定工作计划、总结经验、解决问题提供档案参考。2.为街道领导决策提供相关档案资料支持。3.用于街道内部的工作查考、证明等。（二）社会利用1.为社区居民提供婚姻登记、出生证明、房产信息等档案查阅服务，以满足居民办理相关事务的需求。2.接受社会组织、企事业单位及个人因工作研究、编史修志、学术交流等需要，查阅与街道相关的档案资料。三、档案利用流程（一）申请1.街道内部各部门因工作需要利用档案，需填写《街道档案利用申请表》，注明利用目的、所需档案内容、利用时间等，经部门负责人签字后，提交至街道档案室。2.社区居民及社会组织、企事业单位等社会人员申请查阅档案，需持有效身份证件或单位介绍信，到街道档案室领取并填写《街道档案利用申请表》，详细说明查阅档案的用途及内容，经档案室审核同意后受理。（二）审核1.档案室收到利用申请后，对申请表内容进行审核。重点审核利用目的是否合理、所需档案内容是否明确、利用时间是否符合规定等。2.对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，需报经街道分管领导审批。（三）查阅1.经审核同意的利用申请，档案室根据申请内容，为利用者提供相应的档案资料。利用者需在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.档案室工作人员应协助利用者查阅档案，提供必要的指导和帮助。对于利用者提出的疑问，应如实解答。（四）复制1.利用者如需复制档案资料，应填写《街道档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案室负责人审批后，按照规定的程序进行复制。2.复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案室印章，并注明“复制件”字样。（五）归还1.利用完毕后，利用者应及时将档案资料归还档案室。档案室工作人员应认真核对归还档案的数量、内容及完整性，确认无误后办理归还手续。2.对于逾期未归还的档案，档案室应及时催还。如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即报告，并采取相应的措施进行处理。四、档案利用的限制与保密规定（一）限制利用范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，严格按照国家有关保密法律法规进行管理，限制查阅和利用。2.正在办理的涉及法律纠纷、调查取证等案件的相关档案，在案件处理期间，根据相关部门的要求进行利用限制。（二）保密措施1.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。在档案利用过程中，如发现利用者有违反保密规定的行为，应立即制止，并采取相应措施。2.档案查阅场所应具备必要的保密条件，防止档案信息被他人窃取或泄露。利用者不得在查阅场所内进行拍照、录像、录音等行为，如需复制部分内容，应按照规定的程序进行。3.对于涉及保密内容的档案利用申请，应严格控制知悉范围，确保档案信息安全。五、档案利用的监督与检查（一）内部监督1.街道档案室应建立健全档案利用监督机制，定期对档案利用情况进行检查。检查内容包括利用申请的审核情况、档案查阅和复制的登记情况、档案归还情况等。2.对于发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况记录在案。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，按照要求及时报送档案利用工作情况。2.主动接受社会公众的监督，对于社会公众提出的意见和建议，应认真对待，及时改进档案利用工作。六、档案利用的信息化管理（一）档案数字化建设1.逐步推进街道档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（二）信息化利用平台1.搭建档案信息化利用平台，利用者可通过网络申请查阅档案，实现档案利用的便捷化、高效化。2.在信息化利用平台上，应设置严格的权限管理功能，根据利用者的身份和权限，限制其对档案信息的访问范围。七、档案利用的培训与宣传（一）培训1.定期组织街道档案利用业务培训，提高档案室工作人员的业务水平和服务能力。培训内容包括档案法律法规、档案利用流程、保密知识等。2.对街道内部各部门及社区居委会相关工作人员进行档案利用知识培训，使其了解档案利用的重要性和基本流程，提高档案利用效率。（二）宣传1.通过街道政务公开栏、社区宣传栏、微信公众号等多种渠道，宣传档案利用的相关政策和服务内容，提高社会公众对档案利用工作的知晓度。2.开展档案利用宣传活动，如举办档案知识讲座、档案展览等，增强社会公众对档案工作的