档案制度体系建设

档案制度体系建设一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度体系。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、利用和开发。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和指导。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、征集公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案整理：对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，使其系统化、规范化。3.档案保管：负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.档案利用：为公司/组织各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，积极开发档案信息资源。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案统计：负责档案的统计工作，及时准确地填报各类档案统计报表。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和保管工作，确保档案的完整、准确。2.按规定时间向档案管理部门移交本部门的档案。3.协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘录用、培训考核、薪酬福利、奖惩等方面的文件材料。3.财务管理类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务档案。4.业务经营类：包括市场营销、生产管理、质量管理、技术研发等业务活动中形成的档案。5.基本建设类：包括公司/组织基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料。6.设备仪器类：包括公司/组织购置的各类设备仪器的档案，如设备说明书、操作规程、维修记录等。7.声像电子类：包括照片、录音、录像、电子文件等声像电子档案。（二）档案编号1.编号方法：采用分类编号法，按照档案分类体系，为每一类档案编制唯一的编号。2.编号格式：编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类档案的顺序号。例如，行政管理类档案编号为XZGL001，人事管理类档案编号为RSGL001。四、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、往来信函等文件材料。3.员工个人在工作中形成的重要文件材料，如工作总结、科研成果、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档时间1.行政管理类档案应在文件办理完毕后一周内归档。2.人事管理类档案应在员工离职后一个月内归档。3.财务管理类档案应在会计年度终了后三个月内归档。4.业务经营类档案应在项目结束后一个月内归档。5.基本建设类档案应按项目建设进度及时归档，项目竣工验收后三个月内完成全部归档工作。6.设备仪器类档案应在设备仪器购置、安装、调试完毕后一个月内归档。7.声像电子类档案应在活动结束后一周内归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的档案进行初步整理，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核、整理，符合要求的予以接收，并在档案移交清单上签字确认。3.档案管理部门按照档案分类编号规则，对归档档案进行编号、编目，建立档案目录数据库。五、档案的整理与保管（一）整理要求1.档案应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.归档文件应逐件编目，编目内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。4.档案应按照一定的排列顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、合同协议、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司/组织的一般性文件、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司/组织的临时性文件、一般性事务档案等。（三）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。2.档案利用应根据工作需要，严格履行审批手续，不得擅自扩大利用范围。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：公司/组织内部人员因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应注明用途，不得擅自更改档案内容。（三）利用审批1.查阅、借阅档案应填写相应的申请表，申请表应注明查阅、借阅的目的、内容、期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人根据档案利用的必要性和保密性等因素进行审批，批准后方可办理查阅、借阅手续。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案名称及编号、查阅页数、借阅期限、复制份数等。3.档案利用登记应及时、准确，便于统计和查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，综合判断档案的价值。3.集体鉴定原则：档案鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门负责人和档案管理人员共同参与，进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.文件内容标准：档案内容应具有重要的历史价值、现实价值或凭证价值，能够反映公司/组织的发展历程、业务活动和工作成果。2.文件来源标准：档案来源应合法、可靠，具有权威性和代表性。3.文件形成时间标准：档案形成时间应具有一定的历史跨度，能够反映公司/组织不同阶段的发展情况。4.保管期限标准：档案保管期限应根据其价值大小和利用需求确定，确保档案在规定期限内得到妥善保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门制定档案鉴定计划，明确鉴定的范围、时间、人员等。2.档案管理人员对档案进行初步筛选，剔除明显无保存价值的档案。3.组织相关部门负责人和档案管理人员进行集体鉴定，对初步筛选后的档案进行逐一审查，确定档案的保管期限和存毁意见。4.档案管理部门根据集体鉴定意见，编制档案鉴定报告，报公司/组织领导审批。5.经公司/组织领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁处理。（四）销毁程序1.档案管理部门对拟销毁的档案进行造册登记，登记内容包括档案名称、编号、数量、销毁原因等。2.造册登记后的档案应报公司/组织领导审批，经批准后方可销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.统计内容：档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。2.统计报表：档案管理部门应定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司/组织领导报送。统计报表应数据准确、内容完整、报送及时。3.统计分析：档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验教训，为改进档案管理工作提供依据。（二）移交工作1.移交范围：公司/组织因机构调整、资产重组等原因，需要将档案移交给其他单位的，应按照国家有关规定和本制度进行移交。2.移交程序：档案管理部门应制定档案移交计划，明确移交的档案范围、时间、方式等。移交档案时，应编制档案移交清单，一式两份，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、编号、数量、保管期限等内容。3.交接手续：档案移交双方应按照档案