档案合同保管制度

档案合同保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案合同的管理，确保档案合同的安全、完整与有效利用，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案合同管理的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案合同实行集中统一管理，确保档案合同管理的规范性和系统性。2.真实完整原则：档案合同应如实反映业务活动的真实情况，保证档案合同内容的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案合同的安全，防止档案合同信息的泄露。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，应便于档案合同的查阅、使用和传递。二、档案合同管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案合同管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的各类档案合同，建立档案合同管理台账。3.负责档案合同的收集、整理、归档、保管和统计工作。4.对档案合同的查阅、借阅和利用进行审核和登记。5.定期对档案合同进行清查、核对，确保档案合同的安全和完整。6.负责档案合同管理信息化建设，提高档案合同管理效率。（二）业务部门职责1.负责本部门档案合同的形成、积累和整理工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案合同的查阅、借阅和利用工作。3.对本部门档案合同的真实性、完整性和准确性负责。（三）人员职责1.档案合同管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案合同管理流程，认真履行职责。2.业务部门的经办人员应负责本业务活动中档案合同的收集、整理和保管工作，并及时向档案管理部门移交。3.涉及档案合同管理的其他人员应遵守档案合同管理制度，配合档案管理部门做好相关工作。三、档案合同的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各类业务活动中形成的具有保存价值的合同、协议、意向书、备忘录等文件材料。2.与合同相关的审批文件、会议纪要、往来信函、补充协议等。3.合同履行过程中产生的变更记录、验收报告、结算凭证等。（二）收集要求1.业务部门应在合同签订或业务活动结束后及时收集相关文件材料，并按照档案管理要求进行整理。2.收集的文件材料应真实完整，字迹清晰，签署齐全，格式规范。3.对于电子文件，应确保其原始性、完整性和可读性，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.按照合同的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.每份合同应单独装订成册，并编制页码。3.合同内的文件材料应按照重要程度和时间顺序排列，首页为合同封面，依次为合同正文、附件、审批文件等。4.编制合同目录，注明合同编号、名称、签订日期、保管期限等信息。四、档案合同的归档与保管（一）归档要求1.业务部门应在档案合同整理完毕后，及时移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应对移交的档案合同进行审核，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.归档的档案合同应按照规定的分类方法和编号规则进行排列上架，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案合同的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期和短期。2.涉及公司/组织重大权益、长期合作关系、重要资产处置等的合同应永久保管；涉及一般业务活动、短期合作关系等的合同可根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管方式1.档案合同应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。4.定期对档案合同进行检查和维护，确保档案合同的安全和完整。五、档案合同的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案合同的，应填写《档案合同查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，并经所在部门负责人审批。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合要求的予以批准，并安排专人负责查阅。3.查阅档案合同应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案合同带出指定地点。4.查阅人员应爱护档案合同，不得在档案合同上涂改、标记、抽取、撤换等。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案合同的，应填写《档案合同借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合要求的予以批准，并办理借阅手续。3.借阅档案合同应使用专门的借阅登记簿，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并由借阅人签字确认。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案合同，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案合同内容。6.借阅人员归还档案合同后，档案管理部门应进行认真核对，确保档案合同的安全和完整。六、档案合同的利用与统计（一）利用方式1.根据工作需要，档案管理部门应积极为公司/组织内部各部门提供档案合同的查阅、借阅服务，支持业务活动的开展。2.对于涉及公司/组织重大决策、法律纠纷等事项，档案管理部门应及时提供相关档案合同资料，为决策提供依据。3.鼓励档案合同管理人员对档案合同进行分析研究，挖掘档案合同中的信息资源，为公司/组织的管理和发展提供参考。（二）统计工作1.档案管理部门应建立档案合同统计制度，定期对档案合同的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应真实准确，统计报表应及时报送相关部门和领导。3.通过统计分析，总结档案合同管理工作中的经验教训，不断改进档案合同管理工作。七、档案合同的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案合同进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定人员应根据档案合同的保管期限、重要程度、历史价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁规定1.经鉴定确无保存价值的档案合同，应填写《档案合同销毁申请表》，注明档案合同名称、数量、销毁原因等信息，并经档案管理部门负责人和公司/组织主管领导审批。2.档案管理部门应按照审批意见组织实施销毁工作，销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。3.销毁档案合同应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案合同信息无法恢复。4.监销人员应对销毁过程进行监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁工作结束后，监销人员应在销毁记录上签字确认。八、档案合同管理的信息化建设（一）建设目标1.建立档案合同管理信息系统，实现档案合同管理的信息化、规范化和科学化。2.通过信息化手段，提高档案合同管理效率，方便档案合同的查阅、借阅和利用。3.利用信息化技术，加强档案合同的安全保密管理，防止档案合同信息的泄露。（二）系统功能1.档案合同录入功能：实现档案合同基本信息、正文内容及相关附件的电子化录入。2.分类管理功能：按照档案合同的类别、年度、保管期限等进行分类管理，方便查询和统计。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案合同信息。4.检索查询功能：提供多种检索方式，方便快速查找所需档案合同。5.借阅管理功能：记录档案合同的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，并进行提醒和监控。6.统计分析功能：对档案合同的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类报表。7.安全保密功能：采取数据加密、备份存储、访问控制等安全措施，保障档案合同信息的安全。（三）数据维护1.定期对档案合同管理信息系统中的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.及时更新档案合同管理信息系统中的数据，保证数据的准确性和时效性。3.对档案合同管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。九、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立档案合同管理监督机制，定期对档案合同管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期向公司/组织主管领导汇报档案合同管理工作情况，接受监督和指导。3.业务部门应配合档案管理部门做好档案合同管理工作，接受档案管理部门的监督和检查。（二）检查内容1.档案合同管理制度的执行情况。2.档案合同的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、利用等环节的工作质量。3.档案合同管理信息化建设情况。4.档案合同管理工作中存在的问题及改进措施的落实情况。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要