会议记录档案制度

会议记录档案制度一、总则（一）目的为加强公司会议记录档案的管理，确保会议记录的完整性、准确性和可追溯性，充分发挥会议记录档案在公司决策、管理和业务开展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.真实性原则：会议记录应如实反映会议的实际情况，包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等，不得虚构、篡改。2.完整性原则：全面记录会议的各个环节和内容，确保无重要信息遗漏，为后续查阅和参考提供完整依据。3.准确性原则：记录内容应准确无误，语言表达清晰，数据准确可靠，避免模糊不清或歧义性表述。4.规范性原则：遵循统一的格式和规范进行记录，保持记录的一致性和规范性，便于整理、归档和查阅。5.保密性原则：对于涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的会议记录，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：明确会议的具体名称，如“[年度/季度/月度]董事会会议”“[部门名称]第[X]次例会”等。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间，精确到分钟。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点，包括楼层、房间号等。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务，如有缺席人员，需注明缺席原因。（二）会议议程记录会议的议程安排，明确各项议题的顺序和讨论要点，以便清晰了解会议的流程和重点。（三）会议讨论内容1.发言记录：详细记录每位参会人员的发言内容，包括观点、意见、建议等，尽量使用原话记录，确保准确性。对于重要发言，可适当进行摘要和整理，但不得改变原意。2.讨论过程：记录会议讨论的过程，包括不同观点之间的交流、争论、协商等情况，体现会议的动态性和互动性。3.相关数据和资料：如有涉及数据、图表、文件等相关资料的讨论，应记录资料的名称、来源，并简要说明其在会议中的作用和讨论结果。（四）会议决议事项1.决议内容：明确会议达成的决议事项，包括决策结果、行动计划、责任分工、时间节点等，确保决议清晰、具体、可执行。2.决议依据：记录决议形成的依据和理由，以便后续查阅和理解决议的背景和必要性。（五）其他事项记录会议过程中发生的其他重要事项，如临时动议、突发事件处理情况等。三、会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张大小：采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右边距均为2.5厘米。（二）字体和字号1.标题：采用二号黑体字，加粗，居中对齐。2.正文：采用小四号宋体字，行距为1.5倍行距。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行缩进2个字符。2.对齐方式：标题居中对齐，正文两端对齐。（四）编号和层次1.编号：根据会议记录的内容结构，采用不同的编号方式进行区分，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，确保层次清晰。2.层次划分：一般分为章、节、条、款等层次，具体根据实际需要进行设置。例如：第一章总则第一节目的第二节适用范围第三节基本原则第二章会议记录的内容要求第一节会议基本信息第二节会议议程第三节会议讨论内容第四节会议决议事项第五节其他事项第三章会议记录的格式规范第一节页面设置第二节字体和字号第三节段落格式第四节编号和层次第四章会议记录的形成与审核第一节记录人员职责第二节记录方式第三节记录审核第五章会议记录的归档与保管第一节归档要求第二节保管期限第三节保管地点第四节借阅与归还第六章会议记录的查阅与使用第一节查阅权限第二节查阅流程第三节使用规范第七章附则第一节解释权第二节生效日期四、会议记录的形成与审核（一）记录人员职责1.会议记录人员应提前到达会议现场，熟悉会议议程和参会人员，准备好记录所需的工具，如笔记本、电脑等。2.在会议过程中，认真倾听参会人员的发言，准确、完整地记录会议讨论内容和决议事项，不得擅自离开会议现场或中断记录。3.对于重要的会议，可采用录音、录像等辅助方式进行记录，但需事先征得会议主持人同意，并确保记录的合法性和保密性。4.会议结束后，及时对记录内容进行整理、校对和补充，确保记录的准确性和完整性。（二）记录方式1.手工记录：对于小型会议或不便于使用电子设备的情况，可采用手工记录方式。记录人员应使用黑色或蓝色中性笔，书写工整、清晰，避免涂改。2.电子记录：提倡采用电子记录方式，使用专业的会议记录软件或文档编辑工具进行记录。电子记录应及时保存，并定期备份，防止数据丢失。记录人员应熟练掌握电子记录工具的使用方法，确保记录的高效、准确。（三）记录审核1.会议记录形成后，记录人员应进行自我审核，检查记录内容是否完整、准确、清晰，格式是否符合规范要求。2.记录审核通过后，提交给会议主持人或指定的审核人员进行审核。审核人员应重点检查会议决议事项是否明确、责任分工是否合理、时间节点是否清晰等，对记录内容进行全面审查。3.审核人员如发现记录存在问题，应及时与记录人员沟通，要求其进行修改和完善。记录人员修改后，再次提交审核，直至审核通过。五、会议记录的归档与保管（一）归档要求1.会议记录审核通过后，应及时进行归档。归档时，应按照会议的时间顺序、类别等进行分类整理，确保档案的系统性和完整性。2.每份会议记录应单独编号，并编制相应的目录清单，注明会议名称、时间、编号、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对于电子记录，应按照规定的存储格式和命名规则进行保存，并建立电子档案索引，方便快速检索。（二）保管期限1.根据公司档案管理的相关规定，结合会议记录的重要性和使用频率，确定不同类型会议记录的保管期限。董事会会议记录、涉及公司重大决策和战略规划的会议记录等，保管期限为长期，一般不少于[X]年。管理层会议记录、部门例会记录等，保管期限为[X]年。专题研讨会记录、临时性会议记录等，保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，经公司档案管理部门审核，确无继续保存价值的会议记录，可按照规定的程序进行销毁。销毁前，应编制销毁清单，经相关负责人批准后，由专人负责实施销毁，并在销毁清单上签字确认。（三）保管地点1.公司应设立专门的档案库房，用于存放会议记录档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。2.对于电子记录，应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（四）借阅与归还1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录档案时，应填写《会议记录档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应按照申请表的内容，提供相应的会议记录档案，并做好借阅登记。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案内容。3.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。六、会议记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司高层管理人员、相关部门负责人及因工作需要的特定人员，具有查阅会议记录档案的权限。未经授权的人员不得查阅会议记录档案。2.对于涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的会议记录，查阅权限应严格限制在必要的范围内，并按照公司保密制度进行审批和管理。（二）查阅流程1.查阅人员填写《会议记录档案查阅申请表》，详细说明查阅的目的、范围、时间等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人进行初审，初审通过后，报公司档案管理部门审核。3.档案管理部门根据查阅人员的权限和申请内容，进行审核把关。对于符合查阅条件的申请，予以批准，并提供相应的会议记录档案。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自将档案带出指定地点。（三）使用规范1.查阅人员应按照查阅目的使用会议记录档案，不得将档案用于其他非工作目的。如需引用会议记录中的内容，应注明出处，确保引用的准确性和合法性。2.对于涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的会议记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。如因工作需要对外提供相关信息，必须经过公司相关部门的审批，并按照规定的程序进行操作。3.查阅人员在查阅结束后，应及时将会议记录档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还