档案制度建立

档案制度建立一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司/组织在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动，确保档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则：档案管理应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案工作进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，提高档案管理的现代化水平。5.负责档案的安全保密工作，制定档案安全保密制度，采取必要的安全保密措施，确保档案的安全。6.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：包括员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、培训等资料。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务档案：包括公司/组织在业务活动中形成的合同、协议、项目文件、市场调研资料等。5.技术档案：包括公司/组织的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。6.声像档案：包括公司/组织的照片、录音、录像等声像资料。7.实物档案：包括公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则。2.档案编号采用层次分类编号法，由全宗号、目录号、案卷号、件号组成。3.全宗号：公司/组织的档案全宗号由上级档案管理部门统一给定。4.目录号：根据档案分类设置目录号，每个目录号对应一类档案。5.案卷号：按照档案的形成时间、来源等因素，将档案整理成案卷，并编立案卷号。6.件号：在案卷内，按照文件的排列顺序编件件号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集范围包括本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。3.各部门应定期将收集到的档案移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。2.档案整理应遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。3.档案整理包括分类、编号、编目、装订等工作。4.档案分类应按照本制度规定的档案分类标准进行，确保档案分类准确、科学。5.档案编号应按照本制度规定的编号方法进行，确保档案编号唯一、规范。6.档案编目应包括编制案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息，便于档案的查阅和利用。7.档案装订应牢固、整齐、美观，保持档案的完整性。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放档案。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。3.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的质量。4.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保电子档案的安全和可用。5.档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，不得擅自泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.档案鉴定应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。4.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指对公司/组织在一定时期内具有重要利用价值的档案，保管期限为15年至50年；短期保管的档案是指对公司/组织在较短时间内具有利用价值的档案，保管期限为5年以下。（二）档案销毁1.对保管期限已满且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁工作应由档案管理部门提出申请，经公司/组织领导批准后进行。3.档案销毁前，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和规范。5.档案销毁后，应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司/组织外部人员查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写档案查阅申请表，经公司/组织领导批准后，到档案管理部门查阅。3.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员应按照档案管理部门的要求，在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.查阅人员如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。4.档案管理部门应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等信息进行详细记录，以便于统计和查询。（三）利用方式1.档案管理部门应积极主动地为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。2.档案利用方式包括查阅、借阅、复制、咨询等。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅等情况进行统计。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。3.档案管理部门应定期向上级档案管理部门和公司/组织领导报送档案统计报表，及时反映档案管理工作的情况。（二）档案移交1.公司/组织发生机构变动、分立、合并等情况时，应按照规定进行档案移交。2.档案移交应编制档案移交清单，注明档案的名称、数