档案存放地点制度

档案存放地点制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，规范档案存放地点的管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工涉及的各类档案存放地点的管理。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。2.集中统一原则：对公司/组织的档案实行集中统一管理，明确档案存放地点及管理职责。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，合理规划档案存放地点，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案存放地点分类及管理要求（一）综合档案室1.存放范围公司/组织各类重要文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等综合性档案。涉及公司/组织整体运营、战略规划、财务审计等方面的档案。员工人事档案（包括入职、离职、晋升、调岗等相关资料）。2.管理要求配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务等工作。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存放环境适宜。建立完善的档案目录索引，便于快速查找所需档案。严格执行档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员进行身份核实和记录，确保档案使用安全。（二）部门档案专柜1.存放范围各部门在日常工作中形成的专业性档案，如业务合同、项目文档、技术资料、客户资料等。部门内部的工作流程文件、培训资料、会议记录等。2.管理要求各部门指定专人负责本部门档案专柜的管理，定期对档案进行整理和归档。档案专柜应放置在部门内部相对安全、干燥、通风的位置，并做好标识。部门档案管理人员应熟悉本部门档案内容，协助部门员工查阅、借阅档案，并做好相关记录。各部门档案专柜的档案应定期向综合档案室移交，移交时应办理交接手续，确保档案的连续性和完整性。（三）电子档案存储服务器1.存放范围公司/组织所有电子文档，包括办公软件生成的文件、扫描件、照片、音频、视频等。通过信息化系统产生的各类业务数据备份。2.管理要求设立专门的电子档案存储服务器，由信息技术部门负责维护和管理。对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构和命名规则，便于查找和管理。定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放，确保数据安全。严格设置电子档案的访问权限，根据员工的工作职责和权限级别，授予相应的访问权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。建立电子档案的版本控制机制，对重要电子档案的修改历史进行记录，以便追溯和审查。三、档案的收集与归档（一）收集范围公司/组织各部门及员工在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料均属收集范围。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门产生的各类档案，并确保档案的完整性和准确性。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内完成收集整理工作，并移交至档案管理部门。3.员工离职时，应将个人保管的公司/组织档案全部移交至所在部门档案管理人员，不得擅自留存。（三）归档流程1.档案收集责任人对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类。2.将分类后的档案移交至档案管理部门，档案管理人员对档案进行进一步审核和整理，确保档案的质量符合归档要求。3.档案管理人员根据档案的类别和编号规则，为每份档案编制唯一的编号，并将档案装入档案盒或文件夹，填写档案盒/文件夹封面的相关信息。4.将整理好的档案上架存放，并在档案管理系统中录入档案的基本信息，建立档案目录索引。四、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。3.查阅人员只能在档案管理部门指定的查阅区域内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅区域，严禁在档案上涂改、标记、损坏等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅申请表》上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员根据审批后的申请表，为借阅人员办理档案借阅登记手续，发放档案，并告知借阅人员档案的保管要求和注意事项。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如确需复制档案，应另行填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员统一办理复制手续。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄密等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。五、档案的保管与维护（一）保管环境要求1.综合档案室温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、窗帘、吸尘器等。档案室应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.部门档案专柜放置在通风良好、干燥、无阳光直射的室内位置，避免档案受潮、发霉。档案专柜应定期进行检查和维护，确保其结构牢固，无损坏现象。3.电子档案存储服务器服务器机房应保持适宜的温度、湿度环境，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度保持在[X]%[X]%之间。配备完善的电力供应系统、空调系统、消防系统、网络安全防护系统等，确保服务器的稳定运行和数据安全。定期对服务器进行维护和保养工作，包括硬件检查、软件升级、数据备份等。（二）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的存放状况、保管环境、完整性等。综合档案室每月至少进行一次全面检查，部门档案专柜每季度至少进行一次自查。2.在检查过程中，如发现档案有损坏、变质、字迹褪色等情况应及时采取措施进行修复或复制。对已到保管期限或失去保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（三）档案的修复与复制1.对于破损、褪色、字迹模糊等有问题的档案，档案管理人员应及时进行修复。修复工作应遵循保持档案原貌、保证档案质量的原则，采用适当的修复技术和材料进行处理。2.因工作需要复制档案的，应按照本制度第四章的规定办理审批手续，由档案管理人员统一进行复制。复制档案应使用质量可靠的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门负责人及相关业务专家。鉴定工作小组负责对公司/组织的档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。（二）鉴定标准1.依据国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度，结合档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对反映公司/组织主要职能活动、历史发展、具有重要凭证和参考价值的档案，应予以长期保存；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可定期保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，编制《档案鉴定清册》，详细列出每份档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.鉴定工作小组根据《档案鉴定清册》，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应在《档案鉴定清册》上注明销毁原因，并经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导审批签字。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量、编号等信息，确保销毁工作准确无误。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，监销人员应全程监督，并在销毁记录上签字确认。3.销毁记录应包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，销毁记录应长期保存。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司/组织档案管理工作，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准。2.组织协调档案管理部门与各部门之间的工作关系，指导和监督档案管理人员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.审核档案的收集、整理、归档、查阅、借阅、保管、鉴定、销毁等工作流程，确保档案管理工作规范有序。4.负责档案管理部门的人员配备、培训和考核工作，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。5.参与公司/组织重要档案的鉴定和销毁工作，对档案的存毁价值提出决策性意见。（二）档案管理人员职责1.负责档案管理部门的日常工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅服务、借阅登记等工作。2.按照档案分类标准和编号规则，对各类档案进行科学分类和编号，建立完善的档案目录索引，便于档案的查找和利用。3.定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整，对发现的问题及时采取措施进行处理。4.为公司/组织内部员工提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员进行身份核实和记录。5.协助档案鉴定工作小组开展档案鉴定工作，负责编制《档案鉴定清册》，对拟销毁的档案进行登记和造册。6.负责档案管理系统的维护和管理，及时录入和更新档案的基本信息，确保档案信息的准确性和完整性。7.参与公司/组织档案管理工作的培训和宣传活动，提高员工的档案意识和档案管理水平。（三）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档