档案声像制度

档案声像制度一、总则（一）目的为加强公司档案声像资料的管理，确保声像资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥其在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在工作活动中形成的各类声像档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案声像资料由公司档案室集中统一管理，确保资料的完整性和系统性。2.真实性原则：声像资料应真实反映公司工作活动的实际情况，不得篡改或伪造。3.完整性原则：全面收集、整理公司工作活动中形成的各类声像资料，确保资料的齐全。4.安全性原则：采取有效措施，确保声像资料的存储安全，防止资料丢失、损坏或泄露。二、管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案声像管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类声像档案资料，建立健全声像档案管理台账。3.负责声像档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。4.定期对声像档案资料进行检查、核对，确保资料的安全和完整。5.指导和监督各部门做好声像资料的形成、积累和整理工作。（二）各部门职责1.负责本部门工作活动中声像资料的形成、积累和整理工作，并按规定及时移交档案室。2.明确专人负责声像资料的管理，确保资料的真实性和完整性。3.配合档案室做好声像档案资料的收集、整理、归档等工作。三、声像资料的收集（一）收集范围1.公司重要会议、重大活动的照片、录音、录像等资料，包括会议现场、领导讲话、重要决策过程等。2.公司生产经营活动中的照片、录像资料，如生产流程、产品研发、市场推广等。3.公司与外部单位合作、交流活动的声像资料，如合作签约仪式、业务洽谈、学术交流等。4.公司获得的各类荣誉、奖项的照片、证书等资料。5.反映公司发展历程、企业文化建设的声像资料，如公司历史沿革、员工风采、文化活动等。6.其他具有保存价值的声像资料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时收集相关声像资料，并进行初步整理。2.收集的声像资料应图像清晰、声音完整，能够准确反映工作活动的内容和过程。3.对于重要的声像资料，应同时收集相关的文字说明，包括活动主题、时间、地点、人物、内容等。4.收集的声像资料应注明拍摄时间、地点、拍摄人等信息。四、声像资料的整理（一）分类标准1.按照公司工作活动的性质和内容，将声像资料分为会议类、活动类、生产经营类、合作交流类荣誉奖项类、文化建设类等类别。2.在每个类别下，再根据具体内容进行细分，如会议类可分为股东大会、董事会、总经理办公会等。（二）整理方法1.照片整理：按照分类标准对照片进行排序，剔除重复、模糊、无关的照片。为照片编写编号，注明拍摄时间、地点、内容、人物等信息，并填写照片说明表。将照片按照编号顺序整理成册，或制作电子相册。2.录音整理：将录音资料转录为文字，整理成文档。注明录音时间、地点、参与人员、内容等信息。对录音资料进行分类存储，可采用磁带、光盘、硬盘等存储介质。3.录像整理：对录像资料进行剪辑，提取有价值的片段。为录像资料编写编号，注明拍摄时间、地点、内容、人物等信息，并填写录像说明表。将录像资料存储在光盘、硬盘等存储介质上，并建立相应的索引目录。（三）编目要求1.编制声像档案目录，包括编号、题名、拍摄时间、地点、内容、保管期限等信息。2.目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。3.声像档案的题名应准确反映资料的内容，简洁明了。五、声像资料的归档（一）归档时间各部门应在声像资料整理完毕后，及时移交档案室归档，一般每年[X]月底前完成上一年度声像资料的归档工作。（二）归档手续1.各部门向档案室移交声像资料时，应填写《声像档案移交清单》，注明资料的名称、数量、类别等信息。2.档案室对移交的声像资料进行核对，确认无误后，双方在《声像档案移交清单》上签字。3.档案室将接收的声像资料按照规定进行整理、编目，归入相应的档案类别。六、声像资料的保管（一）保管环境1.档案室应具备良好的保管条件，保持适宜的温度、湿度，防止声像资料受潮、发霉、变形等。2.安装防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防磁等设施，确保声像资料的安全。（二）存储介质1.根据声像资料的类型和数量，选择合适的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等。2.定期对存储介质进行检查、维护，确保资料的可读可写。3.对重要的声像资料，应进行备份存储，防止数据丢失。（三）保管期限1.根据声像资料的重要程度和保存价值，确定保管期限，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的声像资料包括公司重大决策、重要历史事件、重要荣誉等资料。3.长期保管的声像资料包括公司一般性工作活动、业务往来等资料，保管期限为[X]年。4.短期保管的声像资料包括临时性工作活动、一般性文件等资料，保管期限为[X]年。（四）定期检查1.档案室应定期对声像资料进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括资料的完整性、准确性、存储介质的状态等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的资料、更换存储介质等。七、声像资料的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅声像档案资料。2.外单位因工作需要，经公司领导批准，可查阅、借阅公司声像档案资料。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅声像档案资料，应填写《声像档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅声像档案资料，应提交单位介绍信，填写《声像档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容等信息，经公司领导批准后，到档案室办理查阅、借阅手续。3.档案室对查阅、借阅申请进行审核，确认无误后，提供相应的声像资料，并做好查阅、借阅记录。（三）利用方式1.查阅声像档案资料时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将资料带出档案室。2.借阅声像档案资料时，借阅人应妥善保管资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播资料内容。借阅期限一般不超过[X]天。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.因工作需要对声像档案资料进行复制的，应经档案室负责人批准，并按照规定进行登记。复制的声像资料应与原件一致，不得篡改或伪造。八、保密与安全（一）保密措施1.声像档案资料涉及公司的商业秘密、技术秘密等敏感信息，应严格遵守公司的保密制度，确保资料不被泄露。2.查阅、借阅声像档案资料的人员，应签订保密协议，承诺对资料内容予以保密。3.档案室工作人员应严格遵守保密规定，不得擅自向无关人员透露声像档案资料的内容。（二）安全管理1.加强档案室的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.安装安全