低保档案交接制度

低保档案交接制度一、总则（一）目的为了规范低保档案的交接管理工作，确保低保档案的完整性、准确性和安全性，保障低保工作的顺利开展，维护低保对象的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及低保档案交接的所有部门和工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规以及相关行业标准，确保低保档案交接工作合法合规。2.准确完整原则交接过程中要保证档案信息的准确无误，档案资料的齐全完整，不得遗漏重要内容。3.安全保密原则妥善保管低保档案，防止档案信息泄露，确保档案的安全性和保密性。4.及时高效原则交接工作应在规定时间内完成，提高工作效率，避免因交接延误影响低保工作的正常进行。二、低保档案概述（一）定义低保档案是指在低保工作过程中形成的，记录低保对象基本信息、审核审批过程、救助情况等相关资料的文件集合。（二）内容1.低保对象档案低保申请书及相关证明材料，如身份证、户口本、收入证明、财产证明等。家庭经济状况核查报告，包括入户调查记录、邻里访问记录、信息比对结果等。审核审批表，记录各级审核审批意见和时间。动态管理记录，如低保对象的增减变动情况、定期复核记录等。其他相关材料，如医疗救助、教育救助等申请及审批材料。2.工作文档档案低保政策文件、宣传资料。工作会议记录、工作计划与总结。统计报表、数据台账。投诉举报处理记录。（三）分类与编号1.分类按照低保对象类别分为城市低保档案和农村低保档案。按照档案形成阶段分为申请受理档案、审核审批档案、日常管理档案等。2.编号建立统一的档案编号体系，确保每份档案具有唯一标识。编号应包含地区代码、年份、档案类别代码、流水号等信息，便于查询和管理。三、交接职责（一）交接部门职责1.移交部门负责整理、核对拟移交的低保档案，确保档案资料齐全、准确、规范。编制低保档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、类别、起止时间等信息。向接收部门介绍档案的基本情况和相关背景，提供必要的解释和说明。在规定时间内将低保档案及移交清单移交给接收部门，并办理交接手续。2.接收部门负责接收移交的低保档案，对档案的完整性、准确性进行核对。按照规定对接收的档案进行妥善保管，建立健全档案管理制度。在交接过程中发现问题及时与移交部门沟通协调，要求其限期整改。将接收的低保档案纳入本部门档案管理体系，进行统一编号、分类和存储。（二）交接人员职责1.移交人员熟悉所移交低保档案的内容和情况，确保交接过程中能够准确提供相关信息。在交接现场协助接收人员核对档案，解答疑问。对移交档案的真实性、完整性负责，如因移交人员原因导致档案问题，应承担相应责任。2.接收人员认真履行接收职责，严格按照交接要求对档案进行清点、核对。及时将接收的低保档案登记入账，更新档案管理系统信息。对接收档案的安全保管负责，如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取措施。四、交接流程（一）交接准备1.确定交接时间移交部门和接收部门根据工作安排，协商确定低保档案交接的具体时间，并提前通知相关人员做好准备。2.整理档案移交部门在交接前对低保档案进行全面整理，按照档案分类和编号要求，将档案资料装订成册，编制目录清单。对不符合要求的档案进行补充、修正和完善。3.准备交接场地和工具选择合适的交接场地，确保场地安全、整洁、便于操作。准备好必要的交接工具，如档案箱、文件夹、标签等。（二）现场交接1.核对移交清单移交人员和接收人员在交接现场共同核对移交清单，确保清单内容与实际档案一致。对清单中的档案名称、数量、类别等信息进行逐一确认，如有不符，及时查找原因并记录。2.清点档案数量按照移交清单，逐份清点低保档案的数量，检查档案是否齐全完整。对于档案缺失或损坏的情况，移交人员应说明原因，并提供相应的补充材料或处理意见。3.检查档案质量接收人员对档案的质量进行检查，包括档案的装订是否牢固、资料是否清晰可读、签字盖章是否齐全等。对不符合质量要求的档案，要求移交人员进行整改后再办理交接手续。4.办理交接手续经双方核对无误后，移交人员和接收人员在移交清单上签字确认，并注明交接日期。移交清单一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。同时，交接双方可根据需要填写交接记录，详细记录交接过程中的相关情况。（三）交接后的处理1.档案入库接收部门将接收的低保档案及时入库，按照档案管理规定进行分类存放。在档案存储区域设置明显的标识，便于查找和管理。2.信息录入与更新接收人员根据交接的低保档案信息，及时录入档案管理系统，更新系统中的相关数据。确保系统信息与实际档案一致，便于查询和统计分析。3.问题反馈与处理交接完成后，接收部门如发现档案存在问题或疑问，应及时与移交部门沟通反馈。移交部门应在规定时间内进行核实和处理，并将处理结果反馈给接收部门。五、交接监督与检查（一）内部监督1.设立监督岗位公司/组织内部设立专门的档案交接监督岗位，负责对低保档案交接工作进行全程监督。监督人员应具备专业的档案管理知识和经验，熟悉低保工作流程。2.监督内容检查交接流程是否符合规定，交接手续是否齐全、规范。监督交接双方是否认真履行职责，确保档案交接的准确性和完整性。对交接过程中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）定期检查1.检查频率定期对已完成交接的低保档案进行检查，原则上每年至少进行一次全面检查。2.检查内容档案的保管情况，包括存储环境、防火防潮防虫等措施是否落实。档案的完整性和准确性，检查档案资料是否有缺失、涂改等情况。档案的利用情况，查看档案查阅、借阅登记是否规范，是否存在违规使用档案的行为。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，经复查合格后方可结案。2.对于违反低保档案交接制度的行为按照公司/组织的相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。情节严重的，依法依规追究法律责任。六、档案保管与保密（一）保管要求1.存储环境设立专门的低保档案保管场所，确保存储环境安全、整洁、通风良好。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等。2.档案整理定期对低保档案进行整理，按照档案分类和编号顺序排列，确保档案存放有序，便于查找和利用。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，保证档案的完整性和可读性。3.保管期限根据国家有关规定和低保工作实际情况，确定低保档案的保管期限。一般情况下，低保对象档案应长期保管，工作文档档案根据其重要性和时效性确定保管期限，期满后按照规定进行鉴定和销毁。（二）保密措施1.人员管理加强对涉及低保档案工作人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。要求工作人员严格遵守保密制度，不得泄露低保档案信息。2.档案查阅建立严格的档案查阅制度，限定查阅范围和权限。查阅低保档案需经相关领导批准，并填写查阅登记表，详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，确保档案安全。3.档案传递如需传递低保档案，应采取加密传输、专人递送等安全方式，确保档案在传递过程中的保密性。传递过程中应做好登记和签收手续，防止档案丢失或泄露。七、培训与宣传（一）培训1.培训对象面向全体涉及低保档案交接工作的人员，包括档案管理人员、低保业务经办人员等。2.培训内容低保档案交接制度的内容和要求，使工作人员熟悉交接流程和职责。档案管理基础知识，如档案分类、编号、整理、保管等方法。保密知识和技能，提高工作人员的保密意识和防范能力。3.培训方式定期组织集中培训，邀请专家进行授课；开展线上培训，提供学习资料和视频教程；进行案例分析和模拟演练，增强工作人员的实际操作能力。（二）宣传1.宣传目的提高公司/组织内部人员对低保档案交接工作的重视程度，增强保密意识，营造良好的工作氛围。2.宣传内容低保档案交接制度的重要意义和作用。档案交接工作的流程和规范。保密知识和典型案例。3.宣传