酒店档案保管制度

酒店档案保管制度一、总则1.目的本制度旨在规范酒店档案的保管工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为酒店的运营管理、决策支持、历史研究等提供可靠的依据。2.适用范围本制度适用于酒店各部门形成的各类档案，包括但不限于行政管理档案、经营管理档案、客户档案、财务档案、工程档案、人事档案等。3.基本原则集中统一管理原则：酒店档案由专门的档案管理部门集中保管，确保档案管理的一致性和规范性。分类管理原则：根据档案的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。有效利用原则：充分发挥档案的作用，为酒店的各项工作提供服务。二、档案管理部门及职责1.档案管理部门设置酒店设立专门的档案管理室，隶属于行政部门，负责酒店档案的集中管理工作。2.档案管理部门职责制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和酒店实际情况，制定和修订档案保管制度、档案借阅制度、档案保密制度等相关制度。档案收集与整理：负责接收酒店各部门移交的档案，按照分类标准进行整理、编目、装订等工作。档案保管：提供安全、适宜的档案保管环境，确保档案的实体安全和信息安全。定期对档案进行检查、清点、修复等工作，防止档案损坏、丢失。档案借阅与利用：建立档案借阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案的合理利用。根据酒店工作需要，提供档案查阅、复印等服务。档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。档案信息化管理：推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。培训与指导：对酒店各部门档案管理人员进行业务培训，指导各部门做好档案的收集、整理、保管等工作。三、档案的分类与编号1.档案分类行政管理档案：包括酒店行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照文件等。经营管理档案：涵盖市场调研报告、营销活动方案、客户协议、房价政策、财务报表等。客户档案：包含客户基本信息、预订记录、消费记录、投诉处理记录等。财务档案：有会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。工程档案：涉及酒店建设项目资料、装修改造工程资料（包括设计图纸、施工记录、竣工验收文件等）、设备档案（设备采购合同、安装调试记录、维护保养记录等）。人事档案：包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、绩效考核记录、培训档案、离职手续文件等。2.档案编号为便于档案的管理和查找利用，对每类档案进行编号。编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式。例如：行政管理档案的编号为“XZ20XX001”，其中“XZ”为行政管理档案类别代码，“20XX”为年度，“001”为流水号。具体类别代码如下：行政管理档案：XZ经营管理档案：JY客户档案：KH财务档案：CW工程档案：GC人事档案：RS四、档案的收集与整理1.档案收集各部门职责：酒店各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案的收集，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。收集范围：各部门应收集的档案包括但不限于本部门在工作中形成的各类文件、资料、报表、合同、协议、记录等。收集时间：各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门。对于重要的、紧急的档案，应及时移交。2.档案整理分类：档案管理部门接收各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类。编目：对每一份档案编制目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和利用。装订：对纸张较多、较厚的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。五、档案的保管1.保管环境档案库房：档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案装具：使用符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案，确保档案的安全存放。2.档案存放分类存放：按照档案分类顺序，将档案存放在相应的档案柜或档案架上，便于查找和管理。上架排列：同一类档案按照年度、流水号顺序上架排列，保持档案存放的系统性和连贯性。标识清晰：在档案柜、档案架及档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息，便于快速定位和查找档案。3.档案检查与清点定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、完整性等。日常清点：档案管理人员应定期对所保管的档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.档案修复与保护破损修复：对破损的档案进行及时修复，采用适宜的修复方法和材料，确保档案的完整性和可读性。防虫防霉：定期在档案库房内投放防虫药品，防止档案被虫蛀。保持库房干燥通风，防止档案发霉。电子档案保护：对电子档案进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。同时，采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。六、档案的借阅与利用1.借阅范围酒店内部人员因工作需要，可以借阅档案。涉及酒店机密的档案，需经相关领导审批后方可借阅。外部单位或个人因特殊原因需要查阅酒店档案的，须经酒店总经理批准，并办理相关手续。2.借阅手续内部借阅：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。档案管理部门根据规定进行审批，批准后办理借阅登记手续，向借阅人提供档案。外部借阅：外部单位或个人申请查阅酒店档案时，需提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容等。酒店总经理批准后，档案管理部门与查阅方签订《档案查阅保密协议》，明确双方的权利和义务。查阅方按照协议规定的时间、地点和方式查阅档案，档案管理部门安排专人陪同，并做好查阅记录。3.借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，须提前办理续借手续。重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况确定，最长不超过[X]个工作日。借阅人应在规定期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况并申请延期。4.借阅要求借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、传播档案内容。借阅人在借阅期间应保持档案的整洁，不得在档案上圈划、批注、污损。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。5.档案利用档案管理部门应积极为酒店各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供档案查阅、复印等。对于利用档案形成的资料，利用部门应妥善保管，如需长期保存，应移交档案管理部门归档。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织酒店成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。负责对档案的保管期限进行鉴定，提出档案销毁意见。2.鉴定标准根据国家有关规定和酒店实际情况，制定档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。具体鉴定标准如下：永久保管档案：反映酒店主要职能活动和历史面貌的，对酒店有长远利用价值的档案，如酒店章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管档案：在较长时间内对酒店工作有查考利用价值的档案，如年度工作计划与总结、经营管理报表、客户资料等。短期保管档案：在较短时间内对酒店工作有参考价值的档案，如一般性文件、临时性通知等。3.鉴定程序初步审查：档案管理部门定期对库存档案进行清理，根据档案保管期限表，对每份档案的保管期限进行初步审查，提出初步鉴定意见。小组审议：档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审议，结合档案的实际情况，确定档案的保管期限。结果公示：将档案鉴定结果在酒店内部进行公示，征求各部门意见，如有异议，及时进行复查。4.销毁程序编制销毁清册：对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。审批：《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核，酒店总经理批准后实施销毁。销毁实施：档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应确保档案信息无法恢复，销